Най-честата грешка при потвърждението на получаване е, че отговорното лице изчаква да даде своя преценка на съобщението, преди да отговори. Потвърждението на получаване обаче не е становище и не е отговор по съществото. То просто потвърждава, че съобщението е получено и че някой ще работи по него. Това потвърждение трябва да достигне съобщавателя в рамките на седем дни, дори ако в този момент все още не е направено никакво разследване.
Това объркване изглежда невинно, но има последствия. Съобщавател, който не чува нищо, не знае дали съобщението е получено, дали се отнасят сериозно към него, или дали трябва да се обърне другаде. При анонимни съобщения този риск е още по-голям, тъй като няма алтернативен начин за контакт освен чрез кода на случая, който е свързан със съобщението.
Потвърждението на получаване не е становище
Потвърждението на получаване не казва нищо за съдържанието на съобщението. То е процедурално съобщение: съобщението е налице, някой го разглежда, и съобщавателят ще получи повече информация по-късно. Веднага щом отговорното лице обвърже това съобщение с първоначална преценка на съобщението, възникват задържки, които не са необходими и не отговарят на целта на срока. Седемдневният срок е преднамерено кратък, именно защото в този момент все още не се изисква становище по съществото.
За много отговорни лица, особено в малък екип без правна квалификация, не е очевидно да отделят тези два момента. Когато някой получи съобщение за първи път, често търси правилните думи и се колебае да изпраща нещо, преди ситуацията да е ясна. Това е разбираема реакция, но законодателството изисква нещо по-малко: да уведоми, че съобщението е получено, а не какво мисли за него.
Какво се случва в практиката
Освен прекалено дълго изчакване, има още две грешки, които често се появяват заедно. Първата е, че потвърждението отива на грешния адрес или на грешния човек, например на общо пощенско сандък, което се чита от няколко колеги. Това подхожда доверителност още преди лечението да е започнало добре. Втората е, че при анонимни съобщения изобщо не се изпраща потвърждение, тъй като няма известно име или имейл адрес. При анонимни съобщения комуникацията трябва да отиде през кода на случая, с който съобщавателят сам се връща на страницата за съобщения; този маршрут часто се пропуска, което оставя съобщавателя в неопределеност.
Трета, по-малко видима грешка е, че срокът не се фиксира в момента на получаване, а само когато някой намери време за това. Тогава впоследствие не е ясно точно кога е получено съобщението, и следователно дали седемте дни са спазени. Това е неприятно, независимо от всеки контрол, тъй като доверието на съобщавателя в процедурата пада незабавно.
Как да избегнете грешката
Основата на решението е проста: направете потвърждението на получаване фиксирано, кратко и безсъдържателно съобщение, което е независимо от разследването. Фиксирайте момента на получаване веднага, например автоматично, така че срокът да тече от този момент, без да трябва някой да го следи ръчно. Освен това, уверете се, че потвърждението може да бъде изпратено и при анонимни съобщения, чрез канала, който самият съобщавател използва, за да се върне.
Тези, които предпочитат да не организират този процес сами, могат да оставят срокове да текат в среда, която е построена за това. На как срокове се наблюдават автоматично е показано как това работи в практиката, независимо дали организация разглежда сама или изаутсорсира. За тези, които искат първо да знаят дали задължението за съобщение важи за собствената организация, проверете в няколко въпроса дали задължението за съобщение важи за вас дава първо указание.
Какво е и какво не е потвърждение на получаване
Обобщено: потвърждението за получаване потвърждава, че е направено уведомление, а не дали това, което е уведомено, е вярно или невярно. Не трябва да съдържа съдържателен отговор и определено не преценка на уведомленото поведение. Необходимо е моментът да е фиксиран, адресът да остане поверителен и маршрутът да работи и когато уведомителят желае да остане анонимен.
В базата от знания е разработено за всеки законодателен период какво трябва и какво не трябва да съдържа потвърждението за получаване, със справка в официалния текст. Преглед базата от знания относно законодателните периоди за пълното обяснение, или прочетете първо отговори на практически въпроси относно обработката ако търсите кратък и конкретен отговор.
Не сте сигурни дали вашата организация е добре подготвена за момента, когато първото уведомление пристигне? Безплатната бърза проверка дава в няколко минути първо указание, без да е необходима сметка за това.