Το πιο συνηθισμένο λάθος στην επιβεβαίωση λήψης είναι ότι ένας χειριστής περιμένει να απαντήσει μέχρι να γνωρίζει τι σκέφτεται για το καταγγελία. Ωστόσο, η επιβεβαίωση λήψης δεν είναι αξιολόγηση ούτε ουσιαστική απάντηση. Είναι απλώς η επιβεβαίωση ότι το καταγγελία έχει λήφθει και ότι κάποιος πρόκειται να αρχίσει να ασχολείται μ' αυτό. Αυτή η επιβεβαίωση θα πρέπει να φτάσει στον καταγγέλλοντα εντός επτά ημερών, ακόμη και αν εκείνη τη στιγμή δεν έχει διενεργηθεί καμία έρευνα.
Αυτή η σύγχυση φαίνεται αθώα, αλλά έχει συνέπειες. Ένας καταγγέλλων που δεν ακούει τίποτα δεν ξέρει αν το καταγγελία έχει φτάσει, αν λαμβάνεται σοβαρά, ή αν θα πρέπει να απευθυνθεί αλλού. Σε ένα ανώνυμο καταγγελία, αυτός ο κίνδυνος είναι ακόμη μεγαλύτερος, επειδή δεν υπάρχει δεύτερος τρόπος επικοινωνίας παρά μέσω του κωδικού υπόθεσης που συνοδεύει το καταγγελία.
Η επιβεβαίωση λήψης δεν είναι αξιολόγηση
Μια επιβεβαίωση λήψης δεν λέει τίποτα για το περιεχόμενο του καταγγελία. Είναι ένα διαδικαστικό μήνυμα: το καταγγελία υπάρχει, κάποιος το χειρίζεται και ο καταγγέλλων θα λάβει περισσότερες πληροφορίες αργότερα. Μόλις ένας χειριστής κάνει αυτό το μήνυμα να εξαρτάται από μια πρώτη εκτίμηση του καταγγελία, προκύπτει καθυστέρηση που δεν είναι απαραίτητη και δεν είναι σκοπός της προθεσμίας. Η προθεσμία των επτά ημερών έχει εσκεμμένα διατηρηθεί σύντομη, ακριβώς επειδή δεν χρειάζεται ουσιαστική θέση εκείνη τη στιγμή.
Για πολλούς χειριστές, ιδίως σε μια μικρή ομάδα χωρίς νομική υπόβαθρο, δεν είναι αυτονόητο να διαχωρίζουν αυτά τα δύο πράγματα. Όποιος λαμβάνει ένα καταγγελία για πρώτη φορά, συχνά ψάχνει τις σωστές λέξεις και φοβάται να στείλει κάτι προτού να είναι ξεκάθαρη η κατάσταση. Αυτή είναι μια κατανοητή αντίδραση, αλλά ο νόμος ζητά κάτι πιο ήπιο: να κοινοποιηθεί ότι το καταγγελία έχει λήφθει, όχι τι πιστεύεται γι' αυτό.
Τι συμβαίνει στην πράξη
Εκτός από το να περιμένει κανείς πολύ καιρό, υπάρχουν δύο ακόμη λάθη που συμβαίνουν συχνά μαζί. Το πρώτο είναι ότι η επιβεβαίωση πηγαίνει στη λάθος διεύθυνση ή στο λάθος πρόσωπο, για παράδειγμα σε ένα γενικό γραμματοκιβώτιο που διαβάζεται από πολλούς συναδέλφους. Αυτό υπονομεύει την εμπιστευτικότητα πριν καν ξεκινήσει η χειρισμός. Το δεύτερο είναι ότι στα ανώνυμα καταγγελίες, δεν αποστέλλεται καμία επιβεβαίωση γιατί δεν είναι γνωστό όνομα ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε ένα ανώνυμο καταγγελία, η επικοινωνία γίνεται μέσω του κωδικού υπόθεσης με τον οποίο ο καταγγέλλων επιστρέφει στη σελίδα καταγγελίας · αυτή η διαδρομή συχνά αγνοείται, με αποτέλεσμα ο καταγγέλλων να παραμένει στη σκοτεινότητα.
Ένα τρίτο, λιγότερο ορατό λάθος είναι ότι η προθεσμία δεν καθορίζεται στη στιγμή της λήψης, αλλά μόνο όταν κάποιος έχει χρόνο γι' αυτό. Τότε αργότερα δεν είναι δυνατό να γίνει ακριβής κατανόηση του χρόνου άφιξης του καταγγελία και, επομένως, ούτε αν τηρήθηκαν οι επτά ημέρες. Αυτό είναι ενοχλητικό, ανεξάρτητα από μια τυχόν έλεγχο, επειδή η εμπιστοσύνη του καταγγέλλοντα στη διαδικασία υποφέρει άμεσα.
Πώς να αποφύγετε το λάθος
Η ουσία της λύσης είναι απλή: κάντε την επιβεβαίωση λήψης ένα καθορισμένο, σύντομο και ουσιαστικά άδειο μήνυμα που είναι ανεξάρτητο από την έρευνα. Καταγράψτε τη στιγμή της λήψης αμέσως, για παράδειγμα αυτόματα, ώστε η προθεσμία να ξεκινά από εκείνη τη στιγμή χωρίς να χρειάζεται κανείς να το παρακολουθεί χειροκίνητα. Βεβαιωθείτε επίσης ότι η επιβεβαίωση μπορεί να αποσταλεί ακόμη και σε ένα ανώνυμο καταγγελία, μέσω του καναλιού που ο καταγγέλλων ο ίδιος χρησιμοποιεί για να επιστρέψει.
Όποιος προτιμά να μην οργανώσει αυτή τη διαδικασία μόνος του, μπορεί να αφήσει τις προθεσμίες να λειτουργούν σε ένα περιβάλλον που έχει χτιστεί γι' αυτό. Στο πώς οι προθεσμίες παρακολουθούνται αυτόματα φαίνεται πώς λειτουργεί αυτό στην πράξη, ανεξάρτητα από το αν ένας οργανισμός χειρίζεται ο ίδιος ή αν το εξουtsource. Για όποιον θέλει πρώτα να γνωρίζει αν η υποχρέωση κοινοποίησης ισχύει για τον δικό του οργανισμό, το σε λίγες ερωτήσεις δείτε αν η υποχρέωση κοινοποίησης ισχύει για εσάς παρέχει μια πρώτη ένδειξη.
Τι είναι και τι δεν είναι μια επιβεβαίωση λήψης
Συνοπτικά: η επιβεβαίωση παραλαβής επιβεβαιώνει ότι υπάρχει μια καταγγελία, όχι τι από αυτά είναι αληθές ή ψευδές. Δεν χρειάζεται να περιέχει ουσιαστική απάντηση και σίγουρα όχι κρίση σχετικά με την αναφερόμενη συμπεριφορά. Αυτό που είναι απαραίτητο είναι μια στιγμή που καθορίζεται, μια διεύθυνση που παραμένει εμπιστευτική και μια διαδρομή που λειτουργεί επίσης εάν ο καταγγέλλων επιθυμεί να παραμείνει ανώνυμος.
Στη βάση γνώσεων, για κάθε νόμιμη προθεσμία, αναλύεται τι περιλαμβάνεται και τι δεν περιλαμβάνεται σε μια επιβεβαίωση παραλαβής, με την τοποθεσία στο επίσημο κείμενο. Δείτε τη βάση γνώσεων σχετικά με τις νόμιμες προθεσμίες για την πλήρη εξήγηση, ή διαβάστε πρώτα απαντήσεις σε πρακτικές ερωτήσεις σχετικά με τη διαδικασία εάν αναζητάτε μια σύντομη και συγκεκριμένη απάντηση.
Αν δεν είστε σίγουροι ότι ο οργανισμός σας είναι ήδη καλά προετοιμασμένος για τη στιγμή που θα φτάσει η πρώτη καταγγελία; Η δωρεάν γρήγορη ανάλυση δίνει σε λίγα λεπτά μια πρώτη ένδειξη, χωρίς να χρειάζεται λογαριασμός για αυτό.