Το πιο συχνό λάθος στις ανώνυμες καταγγελίες είναι ότι η ανωνυμία υπόσχεται, αλλά δεν ρυθμίζεται τεχνικά στη δομή του καναλιού. Ένας υπάλληλος ακούει ότι μπορεί να κάνει μια εμπιστευτική ή ακόμη και ανώνυμη καταγγελία, ενώ το έντυπο, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή η συνομιλία αποκαλύπτουν τελικά ένα όνομα, μια διεύθυνση IP ή μια αναγνωρίσιμη ιστορία. Με αυτόν τον τρόπο, η υπόσχεση δεν αξίζει τίποτα στην πράξη, ακόμη και αν ήταν καλής προθέσεως.
Αυτό συμβαίνει συχνά χωρίς κανείς να το κάνει σκόπιμα. Ένα έντυπο καταγγελίας ζητάει κατά κανόνα όνομα και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την επιβεβαίωση. Μια συνομιλία λαμβάνει χώρα μέσω του συνηθισμένου τηλεφώνου της εταιρείας, του οποίου οι αριθμοί παραμένουν ορατοί σε ένα σύστημα. Ή η καταγγελία φτάνει σε κάποιον που ο τμήμα και οι λεπτομέρειες είναι αρκετά για να μαντέψει ποιος είναι. Κανένα από αυτά τα βήματα δεν είναι κακόβουλο, αλλά το αποτέλεσμα είναι το ίδιο: ο καταγγέλλων είναι εντούτοις αναγνωρίσιμος.
Τι σημαίνει ακριβώς ανώνυμη καταγγελία
Ανώνυμη καταγγελία σημαίνει ότι η ταυτότητα του καταγγέλλοντος δεν καταγράφεται ποτέ ή δεν μπορεί να προσδιοριστεί, ούτε από την ίδια την οργάνωση. Αυτό είναι διαφορετικό από την εμπιστευτική καταγγελία, όπου το όνομα είναι γνωστό σε περιορισμένη ομάδα, αλλά δεν διαμοιράζεται με άλλους. Και οι δύο μορφές είναι χρήσιμες, αλλά απαιτούν διαφορετική δομή. Ένα κανάλι που ονομάζεται ανώνυμο αλλά στα παρασκήνια συλλέγει τα στοιχεία, δεν πληροί αυτό που υπόσχεται ο όρος.
Η διαφορά φαίνεται μικρή, αλλά είναι συχνά αποφασιστική για έναν υπάλληλο που διστάζει να κάνει καταγγελία. Κάποιος που φοβάται τις συνέπειες δεν ελέγχει το κείμενο της διαδικασίας, αλλά την τεχνολογία πίσω από αυτήν: μπορεί αυτό το σύστημα να με εντοπίσει, και ποιος μπορεί να συμμετάσχει; Όταν η απάντηση είναι ασαφής, μια καταγγελία είναι πιο πιθανό να παραλειφθεί από ό,τι θα ήταν επιθυμητό.
Πού συνήθως πάει στραβά
Το λάθος σπάνια είναι στη πρόθεση και συχνά στις λεπτομέρειες. Μερικά παραδείγματα που εμφανίζονται τακτικά στην πράξη: ένα έντυπο που αποθηκεύει τη διεύθυνση IP του αποστολέα, ένας κωδικός υπόθεσης που αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε προσωπική διεύθυνση, ή ένα εσωτερικό σύστημα όπου ο καταγγέλλων αργότερα εισάγει ένα όνομα για να απαντήσει σε μια ερώτηση. Ακόμη και μια καλοπροαίρετη τηλεφωνική συνομιλία μπορεί να παραβιάσει την ανωνυμία, απλώς επειδή μια φωνή είναι αναγνωρίσιμη για έναν συνάδελφο.
Ένα άλλο συχνό λάθος είναι ότι η ανωνυμία είναι καλά ρυθμισμένη κατά την υποβολή, αλλά όχι κατά τη διαδικασία παρακολούθησης. Ο καταγγέλλων συνδέεται αργότερα με έναν κωδικό υπόθεσης για να απαντήσει σε μια ερώτηση, και η ερώτηση αυτή αποκαλύπτει ακούσια ποιος είναι, για παράδειγμα επειδή ρωτάται για ένα συγκεκριμένο τμήμα ή ημερομηνία που γνωρίζει μόνο ένα άτομο. Άρα η ανωνυμία δεν είναι μια στιγμή, αλλά μια γραμμή που διατρέχει ολόκληρη τη διαδικασία.
Τι βοηθάει σε αυτό
Ένα κανάλι που παίρνει σοβαρά την ανωνυμία είναι δομημένο έτσι ώστε κανείς — ούτε η ίδια η οργάνωση — να μην έχει τεχνική δυνατότητα να εντοπίσει τον καταγγέλλοντα, εκτός αν ο ίδιος ο καταγγέλλων το επιλέξει. Αυτό σημαίνει μεταξύ άλλων ότι δεν υπάρχουν διευθύνσεις IP ή μεταδεδομένα που συνδέονται με μια καταγγελία, και ότι ο κωδικός υπόθεσης είναι ανεξάρτητος από οποιοδήποτε προσωπικό λογαριασμό. πώς τα δεδομένα και το απόρρητο είναι τεχνικά ρυθμισμένα δίνει ένα καλό σημείο εκκίνησης για να προσδιοριστεί τι θα έπρεπε και τι δεν θα έπρεπε να καταγράψει ένα κανάλι.
Βοηθάει επίσης να καθοριστεί εκ των προτέρων ποιος βλέπει ποιες πληροφορίες, και να καταγραφεί αυτό στη διαδικασία, ώστε ο χειριστής να μην αυτοσχεδιάζει ανά περίπτωση. Ένας χειριστής που είναι καλά προετοιμασμένος δεν θέτει επίσης ερωτήσεις που κάνουν τον καταγγέλλοντα ακούσια αναγνωρίσιμο. Περισσότερα για τη δομή μιας τέτοιας διαδικασίας βρίσκονται στο η εξήγηση ανά θέμα στη βάση γνώσεων.
Αν μια οργάνωση αυτή τη στιγμή υποχρεούται να κάνει δυνατή την ανώνυμη καταγγελία, και τι ακριβώς πρέπει να ρυθμιστεί, διαφέρει ανάλογα με την κατάσταση. το ερωτηματολόγιο που δίνει μια ένδειξη σε λίγα λεπτά δείχνει πού βρίσκεστε περίπου, χωρίς αυτό να πρέπει να ερμηνευθεί ως νομική συμβουλή.
Καταγραφή χωρίς παραβίαση της υπόσχεσης
Μια αναφορά πρέπει να καταγραφεί κάπου, έστω και απλώς για την παρακολούθηση των νομίμων προθεσμιών. Αυτό φαίνεται να έρχεται σε σύγκρουση με την ανωνυμία, αλλά δεν χρειάζεται να είναι έτσι: η καταγραφή μπορεί να είναι εντελώς ανεξάρτητη από την ταυτότητα, όσο το σύστημα έχει σχεδιαστεί συνειδητά γι' αυτό. Το ερώτημα που μπορεί να θέσει ένας οργανισμός δεν είναι μόνο αν η ανωνυμία υπόσχεται, αλλά αν αυτή η υπόσχεση είναι επίσης τεχνικά σωστή σε κάθε στάδιο της διαδικασίας.
Αμφιβάλλετε αν το τρέχον κανάλι σας υλοποιεί αυτή την υπόσχεση, ή θέλετε πρώτα να δείτε ποιες υποχρεώσεις ισχύουν για τον οργανισμό σας; Ο δωρεάν γρήγορος έλεγχος δίνει σε λίγα λεπτά μια πρώτη εικόνα, και η τράπεζα γνώσης εξερευνά το κάθε θέμα σε μεγαλύτερο βάθος.