Risposta breve: non esiste un termine fisso
La legge non prescrive un numero di giorni o settimane entro cui il consiglio aziendale deve approvare una procedura di segnalazione. Non esiste quindi alcuna durata ufficiale su cui contare. Nella pratica osserviamo tuttavia un modello: con una proposta ben preparata e un consiglio aziendale che dedica tempo ad essa, il percorso spesso si conclude in quattro-otto settimane. Non appena è necessaria un'altra fase di consultazione, una consultazione della base o la proposta viene modificata, facilmente aumenta a due o tre mesi.
La durata dipende quindi non da una norma, ma da quante fasi sono necessarie affinché il consiglio aziendale e l'organo di gestione si mettano d'accordo sul testo. Questo rende difficile la pianificazione, ma anche influenzabile: quanto più completo è il progetto che presenti, tanto minore è il rischio di una seconda o terza fase.
Perché la durata varia così tanto tra le organizzazioni
Il procedimento di approvazione consiste in una serie di fasi che non tutte rientrano nella tua competenza. Presenti una bozza di procedura di segnalazione, il consiglio aziendale la discute in una riunione, eventualmente chiede integrazioni o il parere di un esperto, possibilmente consulta la base, e poi prende una decisione. Ogni fase richiede tempo, e il consiglio aziendale determina autonomamente il ritmo del proprio ciclo di riunioni.
Le aziende che percorrono il processo rapidamente hanno spesso due cose in comune: la proposta contiene tutti gli elementi di cui il consiglio aziendale ha bisogno per valutare, e l'argomento viene messo all'ordine del giorno di una riunione programmata in tempo utile anziché come un punto aggiuntivo separate.
Dove nella pratica spesso ci sono blocchi
La maggior parte dei ritardi non si verifica perché il consiglio aziendale si oppone alla procedura di segnalazione, ma perché il progetto è incompleto. Le cause comuni sono una descrizione mancante di chi gestisce le segnalazioni, una mancanza di chiarezza sui termini per la conferma di ricezione e la risposta, o l'assenza di accordi su come proteggere l'identità di chi segnala. Il consiglio aziendale restituisce quindi il documento con domande, il che significa un nuovo ciclo di riunioni.
Una seconda causa frequente è la pianificazione: se la proposta arriva poco prima di una riunione, la discussione viene automaticamente rinviata alla riunione successiva. Con un consiglio aziendale che si riunisce una volta ogni sei-otto settimane, la perdita di un solo collegamento di solito comporta un ulteriore mese e mezzo di ritardo.
Una terza causa è l'incertezza su chi all'interno dell'organizzazione sia il punto di contatto per le domande del consiglio aziendale durante il processo. Senza un contatto fisso, si verificano ritardi perché le domande rimangono irrisolte tra le riunioni.
Cosa puoi fare per accelerare il percorso
Aiuta fornire il progetto in una sola volta in modo completo, inclusa la procedura, i termini e il modo in cui è possibile segnalare in modo anonimo e verbale. Metti l'argomento all'ordine del giorno con largo anticipo, in modo che coincida con una riunione regolare invece di richiedere una riunione supplementare. E designa un punto di contatto con l'organo di gestione, in modo che le domande del consiglio aziendale non rimangono irrisolte.
Quali componenti contiene esattamente un pacchetto di approvazione completo e quali documenti il consiglio aziendale ha bisogno per giungere a una decisione, puoi leggerlo in la sezione della knowledge base sulla procedura di approvazione. Vi è anche illustrato come questa procedura si relaziona agli altri obblighi riguardanti la procedura di segnalazione.
Cosa accade dopo l'approvazione
Non appena il consiglio aziendale ha approvato, il sistema di segnalazione può essere formalmente adottato e comunicato ai dipendenti. È anche il momento in cui il canale di segnalazione diventa operativo: la procedura è definita, il responsabile è designato, e i termini legali per la conferma di ricezione e la risposta iniziano a decorrere non appena viene presentata una segnalazione. Come esattamente decorrono questi termini e dove vengono automaticamente monitorati, può leggere su la pagina su come la piattaforma monitora i termini.
Se la vostra organizzazione è soggetta all'obbligo di approvazione e quali documenti ne fanno parte dipende dalla vostra situazione. Se dubitate che questo valga per la vostra azienda, potete verificarlo rispondendo a poche domande con un'indicazione della vostra situazione.
Infine
Non esiste un termine legale che indichi quando la procedura di approvazione deve essere completata, ma la durata pratica può essere gestita. Una bozza completa, una collocazione tempestiva nell'ordine del giorno e un interlocutore fisso spesso fanno risparmiare settimane. Le domande su singoli aspetti della procedura, come l'approvazione stessa o la strutturazione del sistema di segnalazione, si trovano in domande frequenti.
Se volete sapere esattamente a che punto si trova la vostra organizzazione in questo percorso, effettuate la verifica rapida gratuita o consultate gli argomenti nella banca dati delle conoscenze. Entrambi possono essere consultati senza account e forniscono immediatamente un'indicazione della vostra situazione.