Два крайни срока, няма крайна дата
Законодателството установява два фиксирани крайни срока за обработката на сигнал. В рамките на седем дни след получаването изпращате потвърждение на лицето, което е подало сигнала. В рамките на три месеца след това следва информация относно оценката на сигнала и, ако е приложимо, предвижданите или предприетите действия. Това са двата момента, когато лицето, което е подало сигнала, получава обратна информация от вас.
Законодателството не уточнява кога една преписка е окончателно разрешена. Трибютният период от три месеца ви задължава да информирате лицето, което е подало сигнала, но не задължава да завършите разследването. Текущо разследване на фактите, външен съвет или разговор, който все още трябва да се осъществи, напълно могат да продължат повече от три месеца. Крайният срок се отнася до съобщението към лицето, което е подало сигнала, а не до продължителността на целия процес.
Кога начина да отброава времето
Периодът от три месеца начина да отброава след изпращането на потвърждението за получаване, или след изтичането на седемте дни, ако това потвърждение липсва. Това означава, че бавна начало веднага влияе на останалата част на процеса: колкото по-късно потвърждението, толкова по-рано вторият период е под напрежение. Който позволи седемте дни да изтекат без действие, по този начин неумишлено съкращава оставащото пространство за самото разследване.
На практика това е една от най-често допусканите грешки. Сигнал пристига в момент, когато лицето, отговорно за обработката, е на отпуск, или сигналът остава известно време неразглеждан, защото не е ясно кой трябва да го поеме. Седем дни изглеждат достатъчни, но на практика са кратки, ако не е назначена предварително някоя точка за първи контакт.
Където практическия период се осложнява
Три ситуации се срещат по-често от други. Първата е разследване, което изисква повече време, отколкото се очаква, например защото трябва да бъдат чути множество свързани лица или защото е необходим външен съвет. Законодателството не предусмотря възможност за отлагане на самата обратна информация; вие информирате лицето, което е подало сигнала, в рамките на три месеца относно напредъка, дори ако разследването все още не е завършено.
Втората ситуация е канал без ясен отговорник. Ако сигнал пристигне в пощенска кутия или генерален имейл адрес, може да се загуби време, преди някой да поеме сигнала и крайните срокове да начнат да отброават. Фиксиран отговарящ на обработката и система, която автоматично отброава крайните срокове, предотвратяват оставането на сигнал незабелязан.
Третата ситуация е липсата на записано време на получаване. Без ясна начална дата е трудно впоследствие да се определи дали крайните срокове са спазени, което е съответно както за лицето, което е подало сигнала, така и за самата организация. Това е също причината, поради която регистрирана страница за подаване с код на случай помага: момента на подаване е зафиксиран, и лицето, което е подало сигнала, може да следи напредъка самостоятелно, без необходимост от допълнителни въпроси.
Какво можете да уредите предварително
Тъй като крайните срокове автоматично начина да отброават веднага щом сигнал пристигне, помага да знаете предварително кой поема сигнала, в какъв период се осъществява първата оценка и кой информира лицето, което е подало сигнала. Това трябва да фигурира в процедурата за подаване на сигнали, а не в фазата, когато сигнал вече е пристигнал.
Който все още трябва да разбере дали тези задължения се отнасят за собствената организация, ще намери това в кратко проверка, която показва положението ви. За тези, които сами трябва да разработят или подобрят процедурата, има детайлен преглед в базата на знанията със задълженията и свързаните крайни срокове.
На практика е удобнo, когда крайните срокове не се отбелязват ръчно в дневник, а отброават автоматично веднага щом сигнал пристигне. На signalo.eu това се случва от момента на подаване, и може да се види в функционирането на платформата как е организирано. Практически въпроси относно обработката, като какво се случва, ако крайният срок е под заплаха да бъде превишен, са събрани в често задавани въпроси относно обработката на сигналите.
Това обяснение е общо и описва установените със закон сроковете, които се прилагат за вътрешния канал за докладване; за оценката на конкретно докладване или ситуация се препоръчва правно съветване. Искате ли първо да проверите дали вашата организация попада под задължението да разполага с канал за докладване и какво конкретно трябва да бъде на място? Направете безплатната проверка или прегледайте темите в базата на знанията.