Dvě lhůty, žádné koncové datum
Zákon stanoví dvě pevné lhůty pro zpracování zprávy o porušení. Během sedmi dnů od přijetí pošlete oznamovateli potvrzení o přijetí. Během následujících tří měsíců následuje informace o posouzení zprávy o porušení a případně o plánovaném nebo přijatém řešení. To jsou dva momenty, kdy se oznamovatel od vás dozví něco.
Co zákon neuvádí, je to, kdy je věc věcně vyřešena. Tříměsíční lhůta vás zavazuje informovat oznamovatele, ne aby bylo šetření ukončeno. Průběžné šetření skutečností, externí stanovisko nebo schůzka, která se ještě musí konát, může trvat déle než tyto tři měsíce. Lhůta se týká komunikace s oznamovatelem, nikoli doby trvání celého procesu.
Kdy začíná lhůta běžet
Tříměsíční lhůta začíná běžet po odeslání potvrzení o přijetí nebo po uplynutí sedmi dnů, pokud toto potvrzení chybí. To znamená, že pomalý start okamžitě ovlivní zbytek procesu: čím později potvrzení, tím dříve je ohrožena druhá lhůta. Kdo nechá sedm dnů bez činnosti uplynout, tím nežádoucím způsobem zkrátí prostor zbývající pro samotné šetření.
V praxi se jedná o jednu z nejčastěji dělanych chyb. Zpráva o porušení přijde v okamžiku, kdy je zpracovatel na dovolené, nebo zpráva chvíli čeká, protože není jasné, kdo ji má převzít. Sedm dnů se zdá být dostatek, ale v praxi je krátké, pokud není nikdo předem určen jako první kontaktní osoba.
Kde dlouhodobě v praxi selháva
Tři situace se vyskytují často. První je šetření, které vyžaduje více času, než se očekávalo, například protože je třeba slyšet více zainteresovaných stran nebo je potřeba externí stanovisko. Zákon pro to nenabízí možnost odkladu samotné zpětné vazby; v průběhu tří měsíců informujete oznamovatele o stavu postupu, i když šetření ještě není ukončeno.
Druhou situací je kanál bez jasného vlastníka. Pokud zpráva o porušení přijde na poštovní schránku nebo obecnou e-mailovou adresu, může se ztratit čas, než ji někdo skutečně převezme a nechá lhůty běžet. Pevný zpracovatel a systém, který automaticky sleduje lhůty, zabrání tomu, aby zpráva o porušení neopatrně ležela.
Třetí situací je absence zaznamenaného času přijetí. Bez jasného počátečního data je obtížné později určit, zda byly lhůty dodrženy, a to je relevantní jak pro oznamovatele, tak pro samotnnou organizaci. To je také důvod, proč registrovaná stránka hlášení s kódem případu pomáhá: okamžik hlášení je pevný a oznamovatel sám může sledovat průběh bez zbytečných dalších otázek.
Co si můžete domluvit předem
Protože lhůty automaticky začínají běžet, jakmile zpráva o porušení přijde, pomáhá vědět předem, kdo zprávu převezme, v jaké lhůtě proběhne první posouzení a kdo oznamovatele informuje. To by mělo být obsaženo v postupu pro hlášení, ne až v etapě, kdy zpráva o porušení již přišla.
Kdo si ještě musí ujasni, zda se na svou organizaci vztahují tyto povinnosti, najde si to v stručné kontrole, která ukazuje, kde se nacházíte. Pro ty, kteří si ještě musí postupem sami vytvořit nebo zpřesnit, je zde podrobný přehled v znalostní bázi s povinnostmi a příslušnými lhůtami.
V praxi je příjemnější, když se lhůty nesledují ručně v diáři, ale automaticky běží, jakmile zpráva o porušení přijde. Na signalo.eu se to děje od okamžiku hlášení a lze to vidět v fungování platformy Praktické otázky týkající se zpracování, například co se stane, když hrozí expiraci lhůty, jsou shromážděny v často kladených otázkách týkajících se zpracování zpráv o porušení.
Toto vysvětlení je obecné a popisuje zákonné lhůty, které platí pro kanál pro hlášení; pro posouzení konkrétního hlášení nebo situace je doporučeno právní poradenství. Chcete nejdříve zjistit, zda vaše organizace podléhá povinnosti hlášení a co konkrétně musí být zavedeno? Proveďte bezplatnou kontrolu nebo si prostudujte témata v naší znalostní bázi.