Két határidő, nincs végdátum
A törvény a bejelentés kezelésére két meghatározott határidőt szab meg. A bejelentés kézhezvétele után hét napon belül megerősítést küld a bejelentőnek. Ezt követően három hónapon belül tájékoztatást ad a bejelentés értékeléséről és – amennyiben van – a tervezett vagy meghozott intézkedésről. Ez a két alkalom, amikor a bejelentő hallani fog Öntől.
Amit azonban a törvény nem szabályoz, az az, hogy mikor ér véget egy ügy tartalmi szempontból. A három hónapos határidő arra kötelezi Önt, hogy tájékoztassa a bejelentőt, nem pedig arra, hogy befejezze a vizsgálatot. Egy folyamatban lévő tényallás-vizsgálat, egy külső szakvélemény vagy egy még szükséges megbeszélés akár hosszabb is lehet, mint ez a három hónap. A határidő a bejelentővel való kommunikációra vonatkozik, nem a teljes folyamat időtartamára.
Mikor kezd időzíteni a határidő
A három hónapos határidő a megerősítés elküldése után, vagy ha az megerősítés nem történt meg, a hét nap elteltét követően indul. Ez azt jelenti, hogy a lassú kezdet azonnal hatással van a folyamat további részére: minél később érkezik meg a megerősítés, annál hamarabb veszélybe kerül a második határidő. Aki hagyja, hogy a hét nap eltelljen intézkedés nélkül, azzal akaratlanul is csökkenti a vizsgálat elvégzésére maradó időt.
A gyakorlatban ez az egyik leggyakrabban elkövetett hiba. Egy bejelentés akkor érkezik meg, amikor a kezelő szabadságon van, vagy a bejelentés azért marad egy ideig lezárva, mert nem egyértelmű, hogy ki vegyen rá kezet. Hét napnak bőségesnek tűnik, de a gyakorlatban rövid, ha senkit sem jelöltek ki előre elsődleges kapcsolatpontként.
Hol akadozik a folyamat a gyakorlatban
Három helyzet fordul elő gyakrabban, mint mások. Az első egy olyan vizsgálat, amely több időt vesz igénybe a vártnál, például mert több érintettet kell meghallgatni vagy külső szakvéleményre van szükség. A törvény erre nem biztosít halasztási lehetőséget maga a visszajelzésre; három hónapon belül tájékoztatja a bejelentőt az ügyek aktuális állapotáról, még akkor is, ha a vizsgálat még nem fejeződött be.
A második helyzet egy olyan csatorna, amelynek nincs világos felelőse. Ha egy bejelentés egy postaládára vagy általános e-mail-címre érkezik, időt lehet veszteni, amíg valaki ténylegesen ráveszi magát a bejelentésre és gondoskodik arról, hogy a határidők időpontban futnak. Egy kijelölt kezelő és egy olyan rendszer, amely automatikusan nyomon követi a határidőket, megelőzi, hogy egy bejelentés észrevétlenül maradjon.
A harmadik helyzet a bejelentés kézhezvételének meghatározott időpontjának hiánya. Világos kezdési dátum nélkül nehéz utólag megállapítani, hogy a határidőket betartották-e, és ez a bejelentő és a szervezet szempontjából is releváns. Ez az oka annak is, hogy egy regisztrált bejelentési oldal ügyfélazonos számmal segít: a bejelentés időpontja rögzítve van, és a bejelentő maga követheti nyomon a haladást anélkül, hogy erre további kérdések lennének szükségesek.
Mit lehet előre rendezni
Mivel a határidők automatikusan megkezdődnek, amint egy bejelentés érkezik, segít, ha előre tudjuk, hogy ki veszi fel a bejelentést, mikor történik az első értékelés, és ki tájékoztatja a bejelentőt. Ennek a bejelentési eljárásban kell szerepelnie, nem pedig akkor, amikor a bejelentés már megérkezett.
Aki még ki kell derítse, hogy ezek a kötelezettségek saját szervezetére vonatkoznak-e, az alábbiak szerint jár el: egy rövid ellenőrzés, amely jelzi, hogy hol tart. Akinek még fel kell dolgoznia vagy pontosítania kell az eljárást, az alábbiak alatt találja meg: az ismeretbázis a kötelezettségekről és a hozzájuk tartozó határidőkről.
A gyakorlatban kényelmesebbnek bizonyul, ha a határidőket nem kézzel követik nyomon egy naptárban, hanem automatikusan futnak, amint egy bejelentés érkezik. A signalo.eu platformon ez a bejelentés pillanatában kezdődik, és az alábbiak mutatják be, hogyan van ez rendezve: a platform működése gyakorlati kérdésekről, például arról, hogy mi történik, ha egy határidő veszélybe kerül, az alábbiakban összeállított gyűjtemény: gyakran feltett kérdések a bejelentések kezeléséről.
Ez a magyarázat általános jellegű, és bemutatja a belső nyilvánosságra hozatali csatornára vonatkozó törvényes határidőket; egy konkrét bejelentés vagy helyzet értékeléséhez jogi tanács ajánlott. Szeretné először megtudni, hogy szervezete a bejelentési kötelezettség hatálya alá tartozik-e, és mit kell konkrétan tennie? Végezze el az ingyenes ellenőrzést, vagy böngéssze a tudásbázis témáit.