Due termini, nessuna data di conclusione
La normativa stabilisce due termini fissi per il trattamento di una segnalazione. Entro sette giorni dal ricevimento, inviate una conferma al segnalante. Entro tre mesi da allora segue un'informazione sulla valutazione della segnalazione e, se pertinente, il seguito previsto o intrapreso. Questi sono i due momenti in cui il segnalante riceve informazioni da voi.
Ciò che la normativa non specifica è quando una questione è sostanzialmente conclusa. Il termine di tre mesi vi obbliga a informare il segnalante, non a completare l'indagine. Un'indagine fattuale in corso, un parere esterno o un colloquio ancora da svolgere possono tranquillamente durare più di tre mesi. Il termine riguarda la comunicazione al segnalante, non la durata dell'intero processo.
Quando inizia a contare il termine
Il termine di tre mesi inizia a contare dopo l'invio della conferma di ricevimento, oppure dopo lo scadere dei sette giorni se tale conferma non è stata inviata. Ciò significa che un inizio lento ha immediatamente un effetto sul resto del processo: quanto più tardi la conferma, tanto più rapidamente il secondo termine è a rischio. Chi lascia scadere i sette giorni senza agire riduce involontariamente lo spazio rimasto per l'indagine stessa.
In pratica, questo è uno degli errori più comuni. Una segnalazione arriva in un momento in cui il responsabile è in ferie, oppure la segnalazione rimane in sospeso perché non è chiaro chi deve occuparsene. Sette giorni sembrano ampi, ma in pratica sono brevi se nessuno è stato designato in anticipo come primo punto di contatto.
Dove la tempistica in pratica incontra ostacoli
Tre situazioni si ripetono più spesso di altre. La prima è un'indagine che richiede più tempo del previsto, ad esempio perché più persone devono essere sentite o perché è necessario un parere esterno. La normativa non prevede una possibilità di proroga per la comunicazione stessa; informate il segnalante entro tre mesi dello stato di avanzamento, anche se l'indagine non è ancora conclusa.
La seconda situazione è un canale senza un chiaro proprietario. Se una segnalazione arriva a una casella postale o a un indirizzo e-mail generico, si può perdere tempo prima che qualcuno effettivamente la prenda in carico e faccia partire i termini. Un responsabile fisso e un sistema che tiene traccia automaticamente dei termini impediscono che una segnalazione rimanga inosservata.
La terza situazione è l'assenza di un momento preciso di ricevimento registrato. Senza una data di inizio chiara è difficile determinare successivamente se i termini sono stati rispettati, ed è pertinente sia per il segnalante che per l'organizzazione stessa. È anche per questo che una pagina di segnalazione registrata con un codice caso aiuta: il momento della segnalazione è fissato, e il segnalante può seguire autonomamente l'avanzamento senza necessità di domande aggiuntive.
Ciò che potete organizzare in anticipo
Poiché i termini iniziano automaticamente a contare non appena una segnalazione viene ricevuta, è utile sapere in anticipo chi prende in carico la segnalazione, entro quale tempo avviene la prima valutazione e chi informa il segnalante. Questo dovrebbe essere incluso nella procedura di segnalazione, non solo nella fase in cui una segnalazione è già arrivata.
Chi deve ancora verificare se questi obblighi si applicano alla propria organizzazione li trova in una breve verifica che indica la vostra situazione. Per chi deve ancora redigere o affinare la procedura, è disponibile una panoramica dettagliata in la banca dati della conoscenza con gli obblighi e i termini associati.
In pratica è più comodo se i termini non vengono monitorati manualmente in un calendario, ma iniziano automaticamente non appena una segnalazione viene ricevuta. Su signalo.eu ciò accade dal momento della segnalazione, e in il funzionamento della piattaforma potete vedere come è organizzato. Le domande pratiche sul trattamento, come cosa succede se un termine rischia di scadere, sono raccolte in le domande frequenti sul trattamento delle segnalazioni.
Questa spiegazione è generale e descrive i termini legali applicabili al canale di segnalazione; per la valutazione di una specifica segnalazione o situazione è consigliabile ottenere consulenza legale. Desiderate innanzitutto verificare se la vostra organizzazione è soggetta all'obbligo di segnalazione e cosa deve essere concretamente predisposto? Eseguite il controllo gratuito o consultate gli argomenti nella banca dati delle conoscenze.