Dwa terminy, brak daty końcowej
Prawo stanowi dwa ustalone terminy na rozpatrywanie zgłoszenia. W ciągu siedmiu dni od otrzymania wysyłasz potwierdzenie odbioru do zgłaszającego. W ciągu trzech miesięcy wysyłasz następnie informacje o ocenie zgłoszenia i, jeśli istnieją, informacje o planowanych lub podjętych następstwach. To są dwa momenty, w których zgłaszający coś od Ciebie usłyszy.
Czego prawo nie precyzuje, to kiedy sprawa jest merytorycznie zakończona. Termin trzech miesięcy zobowiązuje Cię do poinformowania zgłaszającego, ale nie do zakończenia śledztwa. Trwające ustalenie faktów, zewnętrzna opinia lub rozmowa, która jeszcze ma się odbyć, może bez problemu trwać dłużej niż trzy miesiące. Termin dotyczy komunikacji ze zgłaszającym, a nie czasu trwania całego procesu.
Kiedy zaczyna biec termin
Termin trzech miesięcy zaczyna biec po wysłaniu potwierdzenia odbioru lub po upływie siedmiu dni, jeśli to potwierdzenie nie zostało wysłane. To oznacza, że wolny start ma natychmiast wpływ na resztę procesu: im później potwierdzenie, tym szybciej drugi termin jest zagrożony. Kto pozwoli upłynąć siedmiu dniom bez działania, niecelowo skraca w ten sposób czas pozostały na samo śledztwo.
W praktyce jest to jeden z najczęstszych błędów. Zgłoszenie wpłynie w momencie, gdy pracownik odpowiedzialny jest na urlopie, lub zgłoszenie leży przez pewien czas, ponieważ nie jest jasne, kto powinien się tym zająć. Siedem dni wydaje się wystarczające, ale w praktyce jest krótkie, jeśli nikt nie został wcześniej wyznaczony jako pierwszy punkt kontaktu.
Gdzie czas realizacji w praktyce się nie powiada
Trzy sytuacje pojawiają się częściej niż inne. Pierwsza to śledztwo, które wymaga więcej czasu niż oczekiwano, na przykład dlatego, że trzeba przesłuchać wielu zainteresowanych stron lub potrzebna jest zewnętrzna opinia. Prawo nie przewiduje dla tego możliwości odroczenia samej informacji zwrotnej; informujesz zgłaszającego w ciągu trzech miesięcy o stanie rzeczy, nawet jeśli śledztwo nie zostało jeszcze ukończone.
Druga sytuacja to kanał bez jasnego właściciela. Jeśli zgłoszenie wpłynie na skrzynkę pocztową lub ogólny adres e-mail, można stracić czas, zanim ktoś faktycznie podejmie zgłoszenie i pozwoli terminom biec. Ustalony pracownik odpowiedzialny i system, który automatycznie śledzi terminy, zapobiegają niezauważonemu pozostaniu zgłoszenia.
Trzecia sytuacja to brak ustalonego czasu odbioru. Bez jasnej daty początkowej trudno jest następnie ustalić, czy terminy zostały dotrzymane, a to jest istotne zarówno dla zgłaszającego, jak i dla samej organizacji. To także dlatego pomaga zarejestrowana strona zgłoszeń z kodem sprawy: moment zgłoszenia jest ustalony, a zgłaszający może sam śledzić postęp bez konieczności zadawania dodatkowych pytań.
Co możesz wcześniej zaplanować
Ponieważ terminy automatycznie zaczynają biec zaraz po wpłynięciu zgłoszenia, pomocne jest wcześniej wiedzieć, kto zgłoszenie przejmuje, w jakim czasie ma miejsce wstępna ocena i kto informuje zgłaszającego. Powinno to znaleźć się w procedurze zgłoszeń, a nie dopiero w fazie, gdy zgłoszenie już wpłynęło.
Kto jeszcze musi ustalić, czy obowiązki te dotyczą jego organizacji, znajdzie to w krótkim sprawdzeniu pokazującym, gdzie się znajdujesz. Dla tych, którzy muszą sami opracować lub ulepszyć procedurę, dostępny jest szczegółowy przegląd w bazie wiedzy z obowiązkami i powiązanymi terminami.
W praktyce wygodniej jest, jeśli terminy nie są śledzane ręcznie w kalendarzu, ale biegą automatycznie zaraz po wpłynięciu zgłoszenia. Na signalo.eu dzieje się to od momentu zgłoszenia, a o tym, jak to jest zorganizowane, można przeczytać w działaniu platformy Pytania praktyczne dotyczące rozpatrzenia, takie jak co się dzieje, gdy termin grozi upłynięciem, zostały zebrane w najczęściej zadawanych pytaniach dotyczących rozpatrywania zgłoszeń.
To wyjaśnienie ma charakter ogólny i opisuje terminy prawne obowiązujące dla kanału zgłaszania naruszeń; aby ocenić konkretne zgłoszenie lub sytuację, zalecane jest uzyskanie porady prawnej. Chcesz najpierw sprawdzić, czy Twoja organizacja podlega obowiązkowi raportowania i co konkretnie musi być wdrożone? Skorzystaj z bezpłatnego narzędzia sprawdzającego lub przejrzyj tematy w bazie wiedzy.