Două termene, fără dată de încheiere
Legea prevede două termene fixe pentru tratamentul unei raportări. În termen de șapte zile de la primire, trimiteți o confirmare de primire persoanei care a raportat. În termen de trei luni după aceea, urmează informații despre evaluarea raportării și, dacă este cazul, măsurile prevăzute sau luate. Acestea sunt cele două momente în care persoana care a raportat primește comunicații din partea dumneavoastră.
Ceea ce legea nu precizează este când o chestiune este substantiv rezolvată. Termenul de trei luni vă obliga să informați persoana care a raportat, nu să încheieți investigația. O investigație în curs, un aviz extern sau o discuție care trebuie să aibă loc pot dura bine peste acele trei luni. Termenul se referă la comunicarea către persoana care a raportat, nu la durata întregului proces.
Când începe să curgă termenul
Termenul de trei luni începe să curgă după trimiterea confirmării de primire, sau după expirarea celor șapte zile dacă acea confirmare nu a fost trimisă. Aceasta înseamnă că o pornire lentă afectează imediat restul procesului: cu cât mai târziu vine confirmarea, cu atât mai devreme se poate compromite al doilea termen. Cine lasă să expire cei șapte zile fără acțiune, scurtează în mod neintenționat spațiul rămas pentru investigația propriu-zisă.
În practică, aceasta este una dintre cele mai frecvente greșeli. O raportare sosește în moment în care persoana responsabilă de tratament este în vacanță, sau raportarea rămâne o vreme în suspensie pentru că nu este clar cine trebuie să o preia. Șapte zile par suficiente, dar în practică sunt scurte dacă nu a fost desemnat anterior un punct de contact responsabil.
Unde durata de tranzit se blochează în practică
Trei situații apar mai frecvent decât altele. Prima este o investigație care necesită mai mult timp decât era prevăzut, de exemplu pentru că trebuie audiate mai mulți implicați sau pentru că este necesar un aviz extern. Legea nu prevede o modalitate de amânare pentru comunicarea în sine; informați persoana care a raportat în termen de trei luni despre starea de avansat, chiar dacă investigația nu este finalizată.
A doua situație este un canal fără proprietar clar. Dacă o raportare sosește la o căsuță poștală sau o adresă de e-mail generală, se poate pierde timp până când cineva preluează efectiv raportarea și lasă termenele să curgă. O persoană responsabilă de tratament desemnată și un sistem care urmărește automat termenele previn ca o raportare să rămână neobservată.
A treia situație este absența unui moment de primire consemnat. Fără o dată de start clară, este dificil să se determine ulterior dacă termenele au fost respectate, și aceasta este relevant atât pentru persoana care a raportat, cât și pentru organizația propriu-zisă. Aceasta este și motivul pentru care o pagină de raportare înregistrată cu un cod de caz ajută: momentul raportării este fixat, și persoana care a raportat poate urmări singură progresul fără a fi nevoie de întrebări suplimentare.
Ce puteți pregăti în avans
Deoarece termenele încep automat să curgă de îndată ce o raportare sosește, ajută să știți în avans cine preluează raportarea, în ce timp are loc prima evaluare și cine informează persoana care a raportat. Aceasta trebuie inclusă în procedura de raportare, nu abia în faza în care o raportare a sosit deja.
Cine trebuie încă să afle dacă aceste obligații se aplică propriei organizații, le găsește în o scurtă verificare care indică unde se aflăPentru cine trebuie încă să elaboreze sau să îmbunătățească procedura, există un rezumat detaliat în baza de cunoștințe cu obligații și termenele aferente.
În practică, este mai confortabil dacă termenele nu sunt urmărite manual într-un calendar, ci curg automat de îndată ce o raportare sosește. Pe signalo.eu, aceasta se întâmplă de la momentul raportării, și se poate vedea în funcționarea platformei cum este organizat aceasta. Întrebări practice despre tratament, cum ar fi ce se întâmplă dacă un termen este pe cale să expire, sunt adunate în întrebări frecvente despre tratamentul raportărilor.
Această explicație este de natură generală și descrie termenele legale care se aplică canalului de raportare; pentru evaluarea unei denunțuri sau situații specifice, se recomandă consultarea unui sfat juridic. Doriți mai întâi să verificați dacă organizația dumneavoastră se încadrează în obligația de raportare și ce trebuie să pregătiți concret? Efectuați verificarea gratuită sau răsfoiți subiectele din baza de cunoștințe.