Δύο προθεσμίες, καμία ημερομηνία λήξης
Ο νόμος ορίζει δύο σταθερές προθεσμίες για την επεξεργασία μιας αναφοράς. Εντός επτά ημερών από τη λήψη στέλνετε μια επιβεβαίωση στον αναφέροντα. Εντός τριών μηνών στη συνέχεια ακολουθούν πληροφορίες σχετικά με την αξιολόγηση της αναφοράς και, εάν υπάρχουν, τα προτεινόμενα ή λαμβανόμενα μέτρα. Αυτές είναι οι δύο στιγμές κατά τις οποίες ο αναφέροντας λαμβάνει πληροφορίες από εσάς.
Αυτό που ο νόμος δεν λέει είναι πότε ένα θέμα ολοκληρώνεται ουσιαστικά. Η προθεσμία των τριών μηνών σας υποχρεώνει να ενημερώσετε τον αναφέροντα, όχι να ολοκληρώσετε την έρευνα. Μια τρέχουσα διερεύνηση των γεγονότων, μια εξωτερική γνώμη ή μια συνομιλία που πρέπει ακόμα να πραγματοποιηθεί, μπορεί σίγουρα να διαρκέσει περισσότερο από τρεις μήνες. Η προθεσμία αφορά την επικοινωνία προς τον αναφέροντα, όχι τη διάρκεια ολόκληρης της διαδικασίας.
Πότε ξεκινά η προθεσμία
Η προθεσμία των τριών μηνών αρχίζει να τρέχει μετά την αποστολή της επιβεβαίωσης λήψης, ή μετά τη λήξη των επτά ημερών εάν η επιβεβαίωση δεν έχει αποσταλεί. Αυτό σημαίνει ότι μια αργή αρχή επηρεάζει αμέσως τα υπόλοιπα της διαδικασίας: όσο αργότερη η επιβεβαίωση, τόσο ταχύτερα η δεύτερη προθεσμία κινδυνεύει. Όποιος αφήσει να περάσουν οι επτά ημέρες χωρίς ενέργεια, περιορίζει ακούσια τον διαθέσιμο χρόνο για την ίδια την έρευνα.
Στην πράξη, αυτό είναι ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη. Μια αναφορά φτάνει σε έναν χρόνο κατά τον οποίο ο υπεύθυνος επεξεργασίας είναι σε διακοπές, ή η αναφορά παραμένει ακίνητη για κάποιο χρόνο επειδή δεν είναι σαφές ποιος θα πρέπει να την αναλάβει. Επτά ημέρες φαίνονται άνετες, αλλά στην πράξη είναι σύντομες εάν δεν έχει οριστεί εκ των προτέρων κάποιο πρώτο σημείο επικοινωνίας.
Πού η προθεσμία στερεώνεται στην πράξη
Τρεις καταστάσεις συμβαίνουν πιο συχνά από τις άλλες. Η πρώτη είναι μια έρευνα που απαιτεί περισσότερο χρόνο από τον αναμενόμενο, για παράδειγμα επειδή πρέπει να ακουστούν πολλοί εμπλεκόμενοι ή επειδή απαιτείται εξωτερική γνώμη. Ο νόμος δεν προβλέπει διατήρηση για την ίδια την ανατροφοδότηση. εντός τριών μηνών ενημερώνετε τον αναφέροντα για την κατάσταση, ακόμα κι αν η έρευνα δεν έχει ολοκληρωθεί.
Η δεύτερη κατάσταση είναι ένα κανάλι χωρίς σαφή ιδιοκτήτη. Εάν μια αναφορά φτάσει σε ένα γραμματοκιβώτιο ή μια γενική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να χαθεί χρόνος πριν κάποιος πραγματικά αναλάβει την αναφορά και ξεκινήσει τις προθεσμίες. Ένας σταθερός υπεύθυνος επεξεργασίας και ένα σύστημα που παρακολουθεί αυτόματα τις προθεσμίες, εμποδίζουν μια αναφορά να παραμείνει ανεπαίσθητη.
Η τρίτη κατάσταση είναι η απουσία ενός καθορισμένου χρόνου λήψης. Χωρίς ξεκάθαρη ημερομηνία έναρξης, είναι δύσκολο να προσδιοριστεί εκ των υστέρων εάν έχουν τηρηθεί οι προθεσμίες, και αυτό είναι σημαντικό τόσο για τον αναφέροντα όσο και για την ίδια την οργάνωση. Αυτός είναι επίσης ο λόγος για τον οποίο ένα καταχωρημένο κανάλι αναφορών με κωδικό περίπτωσης βοηθά: η στιγμή της αναφοράς είναι καθορισμένη, και ο αναφέροντας μπορεί ο ίδιος να παρακολουθήσει την πρόοδο χωρίς να χρειάζονται πρόσθετες ερωτήσεις.
Τι μπορείτε να διακανονίσετε εκ των προτέρων
Επειδή οι προθεσμίες ξεκινούν αυτόματα να τρέχουν μόλις λάβει κάποιας αναφορά, βοηθά να γνωρίζετε εκ των προτέρων ποιος θα αναλάβει την αναφορά, εντός ποιου χρόνου θα πραγματοποιηθεί η πρώτη αξιολόγηση και ποιος θα ενημερώσει τον αναφέροντα. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνεται στη διαδικασία αναφοράς, όχι αφού η αναφορά έχει ήδη λάβει.
Όποιος πρέπει ακόμα να διερευνήσει εάν αυτές οι υποχρεώσεις ισχύουν για τη δική του οργάνωση, θα τις βρει στο μια σύντομη ελεγχος που δείχνει πού βρίσκεστε. Για όποιον πρέπει ακόμα να καταρτίσει ή να βελτιώσει τη διαδικασία ο ίδιος, υπάρχει μια λεπτομερής επισκόπηση στο τη βάση γνώσεων με τις υποχρεώσεις και τις σχετικές προθεσμίες.
Στην πράξη, είναι πιο ευχάριστο εάν οι προθεσμίες δεν διατηρούνται χειροκίνητα σε ημερολόγιο, αλλά τρέχουν αυτόματα μόλις λάβει μια αναφορά. Στο signalo.eu συμβαίνει αυτό από τη στιγμή της αναφοράς και είναι δυνατό να δείτε στο τη λειτουργία της πλατφόρμας πώς είναι διατεταγμένο. Πρακτικές ερωτήσεις σχετικά με την επεξεργασία, όπως τι συμβαίνει εάν μια προθεσμία κινδυνεύει να παρέλθει, έχουν συγκεντρωθεί στο τις συχνές ερωτήσεις σχετικά με την επεξεργασία αναφορών.
Αυτή η επεξήγηση είναι γενική και περιγράφει τις νόμιμες προθεσμίες όπως ισχύουν για το κανάλι αναφοράς· για την αξιολόγηση μιας συγκεκριμένης αναφοράς ή κατάστασης, συνιστάται νομική συμβουλή. Θέλετε πρώτα να δείτε εάν ο οργανισμός σας υπόκειται στην υποχρέωση αναφοράς και τι πρέπει συγκεκριμένα να υπάρχει; Κάντε τον δωρεάν έλεγχο ή περιηγηθείτε στα θέματα της βάσης γνώσης.