Колко време отнема затварянето на един доклад?
Няма отделен законов срок, който да предписва в колко дни трябва да затворите един доклад. Това, което е установено, е тримесечният срок, в рамките на който докладателят получава информация за оценката на доклада и, ако има такава, предвижданото действие. Самото затварянето — записването на резултата и затварянето на папката — трябва практически да се случи скоро след тази обратна информация, но твърдата крайна дата за това не е установена в регламентацията.
Това не означава, че преминаването на времето е без обвързване. Тримесечният срок тече от момента на получаването, и трябва да потвърдите получаването в рамките на седем дни. В рамките на този период трябва да оцените, евентуално да проведете разследване, да дадете обратна информация и да приведете папката в ред. В практиката последната част често е недооценяваната част от преминаването на времето.
Какво точно означава затварянето
Затварянето е повече от "докладът е завършен". Има три неща, които се случват последователно: записване на оценката, информиране на докладателя за резултата и съхранение на папката по начин, при който по-късно можете да докажете какво е направено и кога. Ако някой от тези етапи остане незавършен, докладът остава формално отворен, дори ако съдържателно не се случва нищо повече.
Особено записването често се забравя или се прави много по-късно, когато деталите вече са неясни. Лицето, което обработва папката, ако я актуализира седмици след последния етап, рискува обоснованието на оценката да бъде непълно. Това не е правно проблем само по себе си, но затруднява даването на отчет, например пред работническия съвет или в годишния доклад.
Триместечният срок като рамка
Триместечният срок е предназначен за обратната информация към докладателя, а не специално за затварянето на папката. Въпреки това в практиката този срок работи като естествена референтна точка: веднага щом докладателят е информиран, няма причина папката да остава отворена, освен ако все още текат следващи действия, като външно разследване или кадрова мярка.
Когато тези следващи действия продължават по-дълго от самата оценка, затварянето на папката често се забавя, без никой да го вижда като проблем. Папката остава тогава технически "в процес на обработка", докато докладателят вече е получил отговор. Поради това е разумно в вашата процедура да направите ясно разграничение между срока за оценка и срока за завършване на папката. Как тези две се отнасят един към друг, е разработено в базата знания за сроковете и обработката.
Където преминаването на времето практически застрява
В повечето случаи затварянето застрява в един от три момента. Първият е чакането на външно разследване или правен съвет, което причинява самата оценка да отнема почти целия триместичен срок и остава малко време за записване и затварянето.
Вторият е неясноота кой отговаря за последния етап. Ако лицето, което обработва, мисли, че HR затваря папката и HR мисли, че лицето, което обработва, го прави, един доклад понякога остава ненужно отворен седмици. Третият е липсата на фиксиран формат за затварянето, което причинява всеки доклад да се записва малко по-различно и сравняването на казусите да е трудно, например за годишния доклад.
Фиксирана, проста рутина предотвращава много от тази забава: кратка форма за затварянето с дата, резултат и всички евентуални следващи стъпки, която се попълва незабавно след обратната информация. Кой точно има право да вижда в тази папка и как идентичността на докладателя остава защитена при това, е отделен важен момент, който е независим от самия срок.
Записване след затварянето
И след затваряне остава важна документацията. Трябва да можете да докажете, че сигналът е бил обработен своевременно и че сроковете са спазени, дори и ако се поиска впоследствие. Среда за обработка, която автоматично следи седемте дни и трите месеца, улеснява това повече от ръчното планиране в календар или електронна таблица. Как точно такава среда следи сроковете, прочетете на страницата за начина на работа на платформата.
За тези, които все още трябва да определят дали задължението за докладване е приложимо и кои компоненти принадлежат към него, е препоръчително първо да се подредят основите, преди да разгледате фазата на затваряне. Това можете да направите с кратка проверка на вашата ситуация.
Помощ при следене на сроковете
Шаблоните за последователно затваряне и документиране на досие, включително свързване със законовите срокове, са част от платената версия на платформата. Какво точно включва разработката на това, е ясно представено на страницата с абонаментите.
Не сте сигурни дали вашата организация попада под задължението за докладване, или прежде всичко искате да видите как сроковете се прилагат във вашата ситуация? Направете бясплатната проверка или прелистайте базата знания; и двете са достъпни без акаунт и дават преки конкретни отговори.