Mennyi ideig tart egy bejelentés lezárása?
Nincs külön jogszabályi időhatár, amely előírná, hogy hány napon belül kell lezárnia a bejelentést. Azonban rögzített a hárommezős időhatár, amelyen belül a bejelentőnek tájékoztatást kell kapnia a bejelentés megítéléséről és az azt követő szándékolt intézkedésekről. A lezárás maga — az eredmény rögzítése és az eset lezárása — a gyakorlatban röviddel a visszajelzés után kell hogy megtörténjen, azonban erre az irányelvekben nincsen meghatározott végső határidő.
Ez nem jelenti azt, hogy a feldolgozási idő tetszőleges. A hárommezős időhatár a beérkezéstől számítódik, és a beérkezést hét napon belül meg kell hogy erősítse. Ezen az időterületen belül értékelnie kell, szükség esetén vizsgálatot kell végezni, visszajelzést kell adnia és az esetet rendbe kell hoznia. A gyakorlatban az utolsó rész gyakran az alulbecsült része a feldolgozási időnek.
Mit jelent pontosan a lezárás
A lezárás több, mint "a bejelentés kész". Három dologról van szó, amelyek egymás után történnek: az értékelés rögzítése, a bejelentő tájékoztatása az eredményről, és az eset olyan kezelése, hogy később bizonyítani tudja, mit és mikor tett. Ha az egyik lépés elmarad, a bejelentés formálisan nyitva marad, még akkor is, ha tartalmilag semmi több nem történik.
Különösen a rögzítést szokták elfelejteni vagy csak később végezni, amikor a részletek már elmosódtak. Az a kezelő, aki az esetet hetekkel az utolsó lépés után frissíti, kockázatot csinál, hogy az értékelés alátámasztása nem teljes. Ez önmagában nem jogszabályi probléma, de megnehezíti a beszámolást, például az üzemi tanács felé vagy az éves jelentésben.
A hárommezős időhatár, mint kerület
A hárommezős időhatár a bejelentőnek szóló visszajelzésre vonatkozik, nem kifejezetten az eset lezárására. Azonban a gyakorlatban ez az időhatár természetes referencipontként működik: amint a bejelentőt tájékoztatták, nincsen ok az eset nyitva tartására, kivéve, ha még függőben vannak további intézkedések, például külső vizsgálat vagy személyzeti intézkedés.
Amikor ezek a további intézkedések hosszabbak, mint az értékelés maga, az eset lezárása gyakran elhúzódik anélkül, hogy valaki ezt problémáként felismerné. Az eset akkor technikai értelemben "tárgyalás alatt" marad, miközben a bejelentő már régóta kapott választ. Ezért javasolt, hogy eljárásaiban egyértelműen különbséget tegyen az értékelési és a lezárási időhatár között. Hogyan viszonyulnak ezek egymáshoz, az alábbiak szerint van kidolgozva az ismeretanyagban az időhatárokról és a kezelésről.
Ahol a gyakorlatban elakad a feldolgozási idő
A legtöbb esetben a lezárás az alábbi három pont egyikén akad meg. Az első a külső vizsgálat vagy jogi tanácsadás várakozása, amely miatt az értékelés maga majdnem az egész hárommezős időhatárt felhasználja, és a rögzítésre és lezárásra szinte nincs idő.
A második pont az a tisztázatlanság, hogy ki a felelős az utolsó lépésért. Ha a kezelő azt gondolja, hogy az HR zárja le az esetet és az HR azt gondolja, hogy a kezelő azt teszi, akkor egy bejelentés néha szükségtelenül hetekig nyitva marad. A harmadik a lezáráshoz szükséges rögzített formátum hiánya, amely miatt minden bejelentést kicsit máshogy rögzítenek, és az esetek összehasonlítása nehézzé válik, például az éves jelentésben.
Egy rögzített, egyszerű eljárás sok ilyen késedelmet megelőz: egy rövid lezárási űrlap dátummal, eredménnyel és lehetséges további lépésekkel, amely közvetlenül a visszajelzés után kitöltésre kerül. Az, hogy ki tekinthet meg pontosan az esetet és hogyan marad védett a bejelentő személyazonossága, a feldolgozási időtől függetlenül egy külön figyelemmel járó szempont.
Rögzítés a lezárás után
Az első nyilvánosságra hozatal után is releváns a dokumentálás. Bizonyítania kell, hogy a bejelentést időben kezeltette és hogy a határidőket betartotta, még akkor is, ha ezt később megkérdezik. Egy kezelési környezet, amely automatikusan követi a hét napot és a három hónapot, könnyebbé teszi ezt, mint a naptárban vagy táblázatban végzett kézi tervezés. Arról, hogy egy ilyen környezet pontosan hogyan figyeli meg a határidőket, olvassa el a platform működésének lapját.
Akik még azt kell, hogy meghatározzák, hogy az értesítési kötelezettség alkalmazandó-e és mely összetevők tartoznak hozzá, célszerű előbb rendet tenni az alapokban, mielőtt az abszolút fázist megtekinti. Ezt megteheti ügyelete rövid ellenőrzésével.
Segítség a határidők figyelemmel kísérésében
Az archívum konzisztens lezárásához és dokumentálásához szükséges sablonok, beleértve a jogszabályi határidőkhöz való kapcsolódást, a platform fizetős részéhez tartoznak. Mit is jelent pontosan ez a kidolgozás, áttekintően a előfizetési oldal.
Bizonytalanul, hogy szervezete az értesítési kötelezettség alá esik-e, vagy először szeretné megtekinteni, hogyan futnak a határidők az Ön helyzetében? Végezze el az ingyenes ellenőrzést, vagy böngésszen a tudáskeresésben; mindkettő fiók nélkül hozzáférhető és azonnal konkrét választ ad.