Cât timp durează pentru a încheia o raportare?
Nu există un termen legal separat care să prescrie în câte zile trebuie să finalizați o raportare. Ceea ce este clar este termenul de trei luni în care persoana care raportează primește informații despre evaluarea raportării și, dacă este cazul, despre măsurile de urmare prevăzute. Finalizarea în sine — înregistrarea rezultatului și închiderea dosarului — trebuie să se întâmple în mod normal în scurt timp după acel feedback, dar nu există o dată limită fermă pentru aceasta în reglementări.
Asta nu înseamnă că durata procesului este fără obligații. Termenul de trei luni începe din momentul primirii, și trebuie să confirmați primirea în termen de șapte zile. În cadrul acestui termen trebuie să evaluați, eventual să investigați, să furnizați feedback și să pregătiți dosarul pentru înregistrare. În practică, această ultimă parte este adesea partea subestimată a duratei procesului.
Ce înseamnă exact finalizarea
Finalizarea este mai mult decât "raportarea este gata". Implică trei lucruri care se întâmplă succesiv: înregistrarea evaluării, informarea persoanei care raportează despre rezultat, și păstrarea dosarului în așa fel încât să puteți demonstra mai târziu ce ați făcut și când. Dacă una dintre aceste etape rămâne incompletă, raportarea rămâne formal deschisă, chiar dacă din punct de vedere substanțial nu mai se întâmplă nimic.
În special înregistrarea este adesea uitată sau se face după mult timp, când detaliile s-au estompat. Un responsabil de tratare care actualizează dosarul săptămâni după ultima etapă riscă ca motivarea evaluării să fie incompletă. Aceasta nu este în sine o problemă juridică, dar face mai dificil să se dea socoteală, de exemplu în fața consiliului de întreprindere sau în raportul anual.
Termenul de trei luni ca cadru
Termenul de trei luni este destinat feedback-ului către persoana care raportează, nu în mod specific pentru finalizarea dosarului. Cu toate acestea, în practică acest termen funcționează ca punct de referință natural: odată ce persoana care raportează a fost informată, nu mai este niciun motiv să țineți dosarul deschis, decât dacă mai sunt acțiuni de urmare în curs, cum ar fi o investigație externă sau o măsură de personal.
Când aceste acțiuni de urmare durează mai mult decât evaluarea în sine, finalizarea dosarului se prelungește adesea fără ca cineva să o recunoască ca problemă. Dosarul rămâne atunci din punct de vedere tehnic "în tratare", în timp ce persoana care raportează a primit deja o reacție. De aceea, este prudent să faceți o distinție clară în procedura voastră între termenul de evaluare și termenul de finalizare a dosarului. Cum se raportează cele două între ele, este detaliat în baza de cunoștințe despre termene și tratare.
Unde se blochează durata procesului în practică
În majoritatea cazurilor, finalizarea se blochează la unul din trei puncte. Primul este așteptarea unei investigații externe sau a unui sfat juridic, ceea ce face ca evaluarea în sine să consume deja aproape toți cei trei luni și rămâne puțin timp pentru înregistrare și finalizare.
Al doilea este neclaritatea cu privire la cine este responsabil pentru ultima etapă. Dacă responsabilul de tratare crede că HR va închide dosarul și HR crede că responsabilul de tratare o va face, o raportare rămâne uneori deschisă în mod inutil pentru săptămâni. Al treilea este lipsa unui format stabilit pentru finalizare, ceea ce face ca fiecare raportare să fie înregistrată puțin diferit și compararea cazurilor să devină dificilă, de exemplu pentru raportul anual.
O rutină fixă și simplă previne o mare parte din această întârziere: un formular de finalizare scurt cu dată, rezultat și eventuale măsuri de urmare, care se completează imediat după feedback. Cine exact are dreptul să consulte acel dosar și cum este protejată identitatea persoanei care raportează în acest context este o chestiune de atenție separată care este independentă de termenul în sine.
Înregistrare după finalizare
Chiar și după închidere, înregistrarea rămâne relevantă. Trebuie să puteți demonstra că denunțul a fost gestionat în timp util și că termenele au fost respectate, chiar dacă se verifică ulterior. Un mediu de tratare care monitorizează automat cele șapte zile și cei trei luni este mai ușor decât planificarea manuală într-un calendar sau tabel. Cum monitorizează exact un astfel de mediu termenele, citiți pe pagina despre modul de funcționare al platformei.
Pentru cei care trebuie să determine dacă obligația de raportare se aplică și care sunt componentele aferente, este prudent să vegheze mai întâi la baza la locul său înainte de a privi faza de închidere. Aceasta se poate face cu o verificare rapidă a situației dvs..
Ajutor la monitorizarea termenelor
Șabloanele pentru a închide și a documenta un dosar în mod consecvent, inclusiv legătura cu termenele legale, fac parte din componenta plătită a platformei. Ce anume include această dezvoltare, se găsește în mod clar pe pagina cu abonamentele.
Sunteți nesigur dacă organizația dvs. se încadrează sub obligația de raportare, sau doriți să vedeți mai întâi cum se desfășoară termenele în situația dvs.? Faceți verificarea gratuită sau răsfoiți baza de cunoștințe; ambele sunt accesibile fără cont și oferă un răspuns direct și concret.