Quanto tempo ci vuole per chiudere una segnalazione?
Non esiste un termine legale separato che prescriva il numero di giorni entro cui è necessario chiudere una segnalazione. Ciò che è certo è il termine di tre mesi entro il quale la persona che ha presentato la segnalazione riceve informazioni sulla valutazione della segnalazione e, se applicabile, sulle azioni previste. La chiusura in sé — la registrazione dell'esito e la chiusura del fascicolo — dovrebbe avvenire nella pratica poco dopo quella comunicazione, ma nessuna data finale vincolante per questo è prevista nella normativa.
Questo non significa che il tempo di elaborazione sia facoltativo. Il termine di tre mesi decorre dal momento della ricezione, e la ricezione deve essere confermata entro sette giorni. Entro questo lasso di tempo è necessario valutare, eventualmente indagare, comunicare i risultati E mettere in ordine il fascicolo. Nella pratica, quest'ultima parte è spesso la parte sottovalutata del tempo di elaborazione.
Cosa significa esattamente chiudere una segnalazione
Chiudere è più che "la segnalazione è completata". Si tratta di tre cose che si susseguono: registrare la valutazione, informare la persona che ha presentato la segnalazione sull'esito, e conservare il fascicolo in modo da poter dimostrare in seguito cosa è stato fatto e quando. Se uno di questi passaggi viene omesso, la segnalazione rimane formalmente aperta, anche se non accade più nulla dal punto di vista sostanziale.
In particolare, la registrazione viene spesso dimenticata o eseguita solo in seguito, quando i dettagli sono già sfumati. Un responsabile che aggiorna il fascicolo solo settimane dopo l'ultimo passaggio corre il rischio che la documentazione della valutazione sia incompleta. Questo non è un problema legale in sé, ma rende più difficile rendere conto, ad esempio al consiglio aziendale o nella relazione annuale.
Il termine di tre mesi come quadro di riferimento
Il termine di tre mesi è destinato alla comunicazione dei risultati alla persona che ha presentato la segnalazione, non specificamente alla chiusura del fascicolo. Tuttavia, nella pratica questo termine funziona come un punto di riferimento naturale: una volta che la persona che ha presentato la segnalazione è stata informata, non c'è motivo di mantenere il fascicolo aperto, a meno che non vi siano ancora azioni in corso, come un'indagine esterna o un provvedimento disciplinare.
Quando quelle azioni successive durano più a lungo della valutazione stessa, la chiusura del fascicolo spesso si protrae senza che nessuno lo percepisca come un problema. Il fascicolo rimane quindi tecnicamente "in corso di elaborazione", mentre la persona che ha presentato la segnalazione ha già ricevuto una risposta da tempo. È quindi consigliabile stabilire nella vostra procedura una chiara distinzione tra il termine di valutazione e il termine di conclusione del fascicolo. Come questi due si relazionano tra loro è illustrato in dettaglio nella banca dati di conoscenze su termini e procedura.
Dove il tempo di elaborazione si blocca nella pratica
Nella maggior parte dei casi la chiusura si blocca in uno di tre punti. Il primo è l'attesa di un'indagine esterna o di un parere legale, che causa il blocco della valutazione stessa per quasi l'intero termine di tre mesi e lascia poco tempo per la registrazione e la chiusura.
Il secondo è l'incertezza su chi è responsabile dell'ultimo passaggio. Se il responsabile della segnalazione pensa che le risorse umane chiuderanno il fascicolo e le risorse umane pensano che lo farà il responsabile, una segnalazione rimane talvolta inutilmente aperta per settimane. Il terzo è l'assenza di un formato fisso per la chiusura, per cui ogni segnalazione viene registrata in modo leggermente diverso e il confronto tra i casi diventa difficile, ad esempio per la relazione annuale.
Una procedura fissa e semplice previene gran parte di questo ritardo: un breve modulo di chiusura con data, esito e eventuali azioni successive, che viene compilato subito dopo la comunicazione dei risultati. Chi esattamente è autorizzato a consultare quel fascicolo e come l'identità della persona che ha presentato la segnalazione rimane protetta è un punto di attenzione separato che è indipendente dal termine stesso.
Registrazione dopo la chiusura
Anche dopo la chiusura, la documentazione rimane rilevante. Deve poter dimostrare che la segnalazione è stata affrontata tempestivamente e che i termini sono stati rispettati, anche se richiesto successivamente. Un ambiente di gestione che monitora automaticamente i sette giorni e i tre mesi rende più facile rispetto a una pianificazione manuale in un'agenda o foglio di calcolo. Come un tale ambiente monitora precisamente i termini, legga su la pagina sul funzionamento della piattaforma.
Per chi deve ancora determinare se l'obbligo di segnalazione si applica e quali componenti ne fanno parte, è consigliabile mettere prima in ordine le basi prima di guardare la fase di chiusura. Questo può avvenire con una breve verifica della sua situazione.
Aiuto nel monitoraggio dei termini
I modelli per chiudere e documentare un fascicolo in modo coerente, compreso il collegamento ai termini di legge, fanno parte della sezione a pagamento della piattaforma. Cosa comprende esattamente questo sviluppo, è chiaramente esposto su la pagina con gli abbonamenti.
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