Πόσος χρόνος χρειάζεται για να κλείσει μια αναφορά;
Δεν υπάρχει ξεχωριστή νόμιμη προθεσμία που να καθορίζει σε πόσες ημέρες πρέπει να κλείσετε μια αναφορά. Αυτό που είναι σίγουρο είναι η προθεσμία των τριών μηνών μέσα στην οποία ο καταγγέλλων λαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την αξιολόγηση της αναφοράς και, εάν υπάρχει, τα προβλεπόμενα μέτρα για την αντιμετώπισή της. Το ίδιο το κλείσιμο — η τεκμηρίωση του αποτελέσματος και το κλείσιμο του φακέλου — θα πρέπει στην πράξη να συμβεί σύντομα μετά την ανατροφοδότηση, αλλά δεν υπάρχει οριστική ημερομηνία λήξης για αυτό στη νομοθεσία.
Αυτό δεν σημαίνει ότι η χρονική διάρκεια είναι προαιρετική. Η προθεσμία των τριών μηνών ξεκινά από τη στιγμή της παραλαβής, και πρέπει να επιβεβαιώσετε την παραλαβή σε εφτά ημέρες. Σε αυτό το πλαίσιο, πρέπει να αξιολογήσετε, να διεξάγετε πιθανώς έρευνα, να δώσετε ανατροφοδότηση ΚΑΙ να φέρετε τον φάκελο σε τάξη. Στην πράξη, το τελευταίο κομμάτι είναι συχνά το υποτιμημένο μέρος της χρονικής διάρκειας.
Τι σημαίνει ακριβώς το κλείσιμο
Το κλείσιμο είναι περισσότερο από "η αναφορά είναι έτοιμη". Περιλαμβάνει τρία πράγματα που συμβαίνουν διαδοχικά: τεκμηρίωση της αξιολόγησης, ενημέρωση του καταγγέλλοντα για το αποτέλεσμα και διατήρηση του φακέλου κατά τέτοιο τρόπο ώστε να μπορείτε αργότερα να αποδείξετε τι έχει γίνει και πότε. Εάν ένα από αυτά τα βήματα παραληφθεί, το αίτημα παραμένει τυπικά ανοικτό, ακόμη και αν δεν υπάρχει άλλη ουσιαστική ενέργεια.
Ειδικά η τεκμηρίωση συχνά ξεχνάται ή γίνεται αργότερα, όταν οι λεπτομέρειες έχουν ήδη θαμπωθεί. Ένας χειριστής που ενημερώνει τον φάκελο εβδομάδες μετά το τελευταίο βήμα, διατρέχει τον κίνδυνο ότι η αιτιολόγηση της αξιολόγησης είναι ελλιπής. Αυτό δεν είναι νομικό πρόβλημα καθαυτό, αλλά κάνει δυσκολότερη την απόδοση λογαριασμών, για παράδειγμα προς το συμβούλιο των εργαζομένων ή στην ετήσια έκθεση.
Η προθεσμία των τριών μηνών ως πλαίσιο
Η προθεσμία των τριών μηνών προορίζεται για την ανατροφοδότηση προς τον καταγγέλλοντα, όχι συγκεκριμένα για το κλείσιμο του φακέλου. Ωστόσο, αυτή η προθεσμία λειτουργεί στην πράξη ως φυσικό σημείο αναφοράς: μόλις ενημερωθεί ο καταγγέλλων, δεν υπάρχει λόγος να παραμείνει ο φάκελος ανοικτός, εκτός εάν υπάρχουν ακόμη ενέργειες παρακολούθησης, όπως εξωτερική έρευνα ή μέτρα προσωπικού.
Όταν αυτές οι ενέργειες παρακολούθησης διαρκούν περισσότερο από την ίδια την αξιολόγηση, το κλείσιμο του φακέλου συχνά καθυστερεί χωρίς κανείς να το θεωρεί πρόβλημα. Ο φάκελος παραμένει τότε τεχνικά "υπό εξέταση", ενώ ο καταγγέλλων έχει ήδη λάβει απάντηση. Ως εκ τούτου, είναι σκόπιμο να κάνετε ένα σαφές διαχωρισμό στη διαδικασία σας μεταξύ της προθεσμίας αξιολόγησης και της προθεσμίας ολοκλήρωσης του φακέλου. Ο τρόπος που σχετίζονται μεταξύ τους αναλύεται στη τράπεζα γνώσεων για προθεσμίες και χειρισμό.
Πού κολλάει η χρονική διάρκεια στην πράξη
Στις περισσότερες περιπτώσεις, το κλείσιμο κολλάει σε ένα από τρία σημεία. Το πρώτο είναι η αναμονή για εξωτερική έρευνα ή νομική συμβουλή, με αποτέλεσμα η ίδια η αξιολόγηση να καταναλώνει ήδη σχεδόν τους τρεις μήνες και να μένει ελάχιστος χρόνος για την τεκμηρίωση και το κλείσιμο.
Το δεύτερο είναι η ασάφεια σχετικά με το ποιος είναι υπεύθυνος για το τελευταίο βήμα. Εάν ο χειριστής νομίζει ότι το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού κλείνει τον φάκελο και το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού νομίζει ότι ο χειριστής το κάνει, μια αναφορά μερικές φορές παραμένει ανούσια ανοικτή για εβδομάδες. Το τρίτο είναι η απουσία ενός σταθερού μορφότυπου για το κλείσιμο, με αποτέλεσμα κάθε αναφορά να καταγράφεται λίγο διαφορετικά και η σύγκριση μεταξύ των περιπτώσεων να γίνεται δύσκολη, για παράδειγμα για την ετήσια έκθεση.
Μια σταθερή, απλή ρουτίνα αποτρέπει πολλές από αυτές τις καθυστερήσεις: ένα σύντομο έντυπο κλεισίματος με ημερομηνία, αποτέλεσμα και πιθανές ενέργειες παρακολούθησης, το οποίο συμπληρώνεται αμέσως μετά την ανατροφοδότηση. Ποιος ακριβώς επιτρέπεται να δει αυτόν τον φάκελο και πώς προστατεύεται η ταυτότητα του καταγγέλλοντα σε αυτό σχετικά είναι ένα ξεχωριστό σημείο προσοχής που είναι ανεξάρτητο από την προθεσμία καθαυτή.
Τεκμηρίωση μετά το κλείσιμο
Ακόμη και μετά τη διακοπή, η τεκμηρίωση παραμένει σημαντική. Πρέπει να μπορέσετε να αποδείξετε ότι η καταγγελία αντιμετωπίστηκε έγκαιρα και ότι οι προθεσμίες τηρήθηκαν, ακόμη κι αν αυτό ζητηθεί αργότερα. Ένα περιβάλλον χειρισμού που παρακολουθεί αυτόματα τις επτά ημέρες και τους τρεις μήνες, καθιστά αυτό πιο εύκολο από το χειροκίνητο σχεδιασμό σε ημερολόγιο ή υπολογιστικό φύλλο. Πώς ένα τέτοιο περιβάλλον παρακολουθεί με ακρίβεια τις προθεσμίες, διαβάστε στο σελίδα σχετικά με τη λειτουργία της πλατφόρμας.
Για όσους πρέπει ακόμη να προσδιορίσουν εάν η υποχρέωση καταγγελίας ισχύει και ποια στοιχεία περιλαμβάνονται, είναι σκόπιμο να τακτοποιήσετε πρώτα τα βασικά πράγματα πριν δείτε το στάδιο της διακοπής. Αυτό μπορεί να γίνει με μια σύντομη επαλήθευση της κατάστασής σας.
Βοήθεια στην παρακολούθηση των προθεσμιών
Τα πρότυπα για συνεπή διακοπή και τεκμηρίωση ενός φακέλου, συμπεριλαμβανομένης της σύνδεσης με τις νόμιμες προθεσμίες, αποτελούν μέρος του επί πληρωμή τμήματος της πλατφόρμας. Τι περιλαμβάνει ακριβώς αυτή η ανάπτυξη, εμφανίζεται ξεκάθαρα στο σελίδα με τις συνδρομές.
Αμφιβάλλετε εάν ο οργανισμός σας υπόκειται στην υποχρέωση καταγγελίας, ή θέλετε πρώτα να δείτε πώς εκτυλίσσονται οι προθεσμίες στην κατάστασή σας; Κάντε τον δωρεάν έλεγχο ή περιηγηθείτε στη βάση γνώσης. και τα δύο είναι προσβάσιμα χωρίς λογαριασμό και δίνουν αμέσως μια συγκεκριμένη απάντηση.