Cik ilgi prasa pabeigt sūtījumu?
Nav atsevišķa likumā noteiktā termiņa, kurš prasa slēgt sūdzību noteiktā dienu skaitā. Taču noteikts ir trīs mēnešu termiņš, kurā ziņotājs saņem informāciju par sūdzības izvērtēšanu un, ja tāda ir, plānotajiem turpmākajiem pasākumiem. Pati slēgšana — rezultāta fiksēšana un lietas noslēgšana — praksē būtu jānotiek drīz pēc atbildes sniegšanas, taču likumā nav noteikts konkrēts beigu termiņš.
Tas nenozīmē, ka procesa ilgums ir brīvprātīgs. Trīs mēnešu termiņš skaitās no sūdzības saņemšanas brīža, un jūs šo saņemšanu jāapstiprina septiņu dienu laikā. Šajā laika periodā jums jāizvērtē, iespējams jāveic izmeklēšana, jāsniedz atbilde ziņotājam UN jāsakārto lieta. Praksē pēdējais posms bieži vien ir nenovērtēta procesa daļa.
Kas ir ietverti slēgšanā
Slēgšana ir vairāk nekā "sūdzība ir pabeigta". Tas ietver trīs secīgus soļus: rezultāta fiksēšanu, ziņotāja informēšanu par rezultātu un lietas uzglabāšanu tā, lai vēlāk varētu pierādīt, kas tika darīts un kad. Ja viens no šiem soļiem paliek nepabeigts, sūdzība formāli paliek atvērta, pat ja jau nekas vairāk uz viņu nenotiek.
It īpaši fiksēšana bieži tiek aizmirsta vai veikta tikai vēlāk, kad detaļas jau ir izbalējušas. Darbinieks, kurš lietu atjaunina vairākas nedēļas pēc pēdējās darbības, riskē, ka novērtējuma pamatojums ir nepilnīgs. Tas pats par sevi nav juridiska problēma, taču tas apgrūtina atskaitīšanos, piemēram, darbinieku padomei vai gada pārskatā.
Trīs mēnešu termiņš kā atskaites punkts
Trīs mēnešu termiņš ir paredzēts, lai sniegtu atbildi ziņotājam, nevis specifiki lietas slēgšanai. Tomēr praksē šis termiņš darbojas kā dabisks atskaites punkts: tiklīdz ziņotājs ir informēts, nav iemesla lietu turēt atvērtu, izņemot gadījumus, kad turpinās turpmākie pasākumi, piemēram, ārēja izmeklēšana vai personāla pārvaldības pasākumi.
Kad šie turpmākie pasākumi ilgst ilgāk nekā pati novērtēšana, lietas slēgšana bieži tiek pagarināta, neparedzot to par problēmu. Lieta paliek tehniski "apstrādes stadijā", kamēr ziņotājs jau sen ir saņēmis atbildi. Tāpēc ieteicams jūsu procedūrā skaidri nošķirt novērtēšanas termiņu un lietas noslēgšanas termiņu. Kā šie divi savstarpēji korelē, ir detalizēti izklāstīts zināšanu bāzē par termiņiem un apstrādi.
Kur procesa ilgums praktiski tiek kavēts
Vairumā gadījumu slēgšana aizkavējas viena no trim vietām. Pirmkārt, gaidīšana uz ārēju izmeklēšanu vai juridisko padomu, kuras dēļ pati novērtēšana jau patērē gandrīz visus trīs mēnešus un fiksēšanai un slēgšanai atstāj maz laika.
Otrkārt, neskaidrības par to, kas ir atbildīgs par pēdējo soli. Ja darbinieks domā, ka personāla nodaļa slēgs lietu, un personāla nodaļa domā, ka to dara darbinieks, sūdzība dažkārt nepamatoti vairākas nedēļas paliek atvērta. Treškārt, nav noteikta slēgšanas formāta, kuras dēļ katra sūdzība tiek dokumentēta nedaudz atšķirīgi un salīdzināšana starp gadījumiem kļūst sarežģīta, piemēram, gada pārskatam.
Noteikta vienkārša rutīna novērš lielāko daļu šo aizkavju: īss slēgšanas veidlapa ar datumu, rezultātu un iespējamajiem turpmākajiem soļiem, kura tiek aizpildīta uzreiz pēc atbildes sniegšanas. Tas, kurš var iepazīties ar lietu un kā ziņotāja identitāte tiek aizsargāta, ir atsevišķs jautājums, kas nav saistīts ar termiņu.
Fiksēšana pēc slēgšanas
Arī pēc slēgšanas dokumentēšana paliek aktuāla. Jums jāspēj parādīt, ka paziņojums ir pieņemts savlaicīgi un ka termiņi ir ievēroti, arī ja to vēlāk pieprasīs. Apstrādes vide, kas automātiski seko septiņiem dienām un trim mēnešiem, padara to vienkāršāku nekā manuāla plānošana kalendārā vai izklājlapā. Lasiet, kā šāda vide precīzi uzrauga termiņus, šeit platformas darbības lapā.
Tiem, kuriem vēl jānosaka, vai paziņošanas pienākums ir piemērojams un kādi komponenti tam pievienojies, ir ieteicams vispirms sakārtot pamatus, pirms skatāt slēgšanas fāzi. To var izdarīt ar ātru jūsu situācijas pārbaudi.
Palīdzība termiņu uzraudzībā
Veidnes, lai konsekventi slēgtu un dokumentētu lietu, tostarp saistību ar likumiskajiem termiņiem, ir daļa no platformas maksas komponentes. Tas, ko šī izstrāde precīzi ietver, ir skaidri norādīts abonementu lapā.
Vai jūs šaubāties, vai jūsu organizācija ietilpst paziņošanas pienākuma darbības jomā, vai vēlētos vispirms redzēt, kā termiņi jūsu situācijā norit? Veiciet bezmaksas pārbaudi vai pārlūkojiet zināšanu bāzi; abi ir pieejami bez konta un dod tūlītējus konkrētus atbildes.