Hvis du indfører whistleblower-ordningen uden at medarbejderrepræsentationen har givet tilladelse, mens denne tilladelse var påkrævet, kan medarbejderrepræsentationen gå til byretten. Byretten kan derefter erklære beslutningen ugyldig. Det betyder, at du skal starte forfra: præsent ordningen igen, drøfte den igen og vedtag den igen. Pligten til at have en whistleblower-ordning forsvinder ikke, men selve ordningen står derefter på juridisk usikkert grundlag.
Det handler ikke om en bøde fra en tilsynsmyndighed. Det er et spørgsmål mellem dig som arbejdsgiver og medarbejderrepræsentationen inden for sambestemmelseretten. Men de praktiske konsekvenser er dog mærkbare: forsinkelser, uklarhed om, hvad der gjaldt indtil da, og muligvis et mere besværligt forhold til medarbejderrepræsentationen på et område, der netop kræver tillid.
Hvorfor tilladelse ofte er obligatorisk
En whistleblower-ordning berører emner, der kan være omfattet af medarbejderrepræsentationens ret til tilladelse, såsom arbejdsforhold og personaleledelse. Om tilladelse er påkrævet i dit tilfælde, afhænger af, hvordan din organisation er struktureret, og om der er en medarbejderrepræsentation. Virksomheder, der er omfattet af whistleblower-pligten, har ofte også en medarbejderrepræsentation, simpelthen fordi begge tærskler begynder ved et sammenligneligt antal ansatte. Dette er dog ikke en fast regel, og situationen kan variere fra organisation til organisation.
I videnbase med trinene til tilladelse opstillet finder du en oversigt over, hvad der præcis kræver tilladelse, og hvad der ikke gør. Denne oversigt er beregnet til at give et første overblik, ikke til at vurdere en individuel situation.
Hvad en manglende tilladelse konkret betyder
Så længe tilladelse mangler, selvom den var påkrævet, er det usikkert, om ordningen er juridisk gyldig. For ansatte, der i mellemtiden har indgivet en rapport, kan det rejse ubehagelige spørgsmål: gjaldt proceduren på rapporteringssiden egentlig? For dig som arbejdsgiver betyder det, at du skal gennemgå processen igen, herunder informere ansatte igen, når ordningen endeligt er vedtaget.
Desuden tager genoprettelse tid, som du hellere ville bruge andre steder. At præsentere en ordning igen for medarbejderrepræsentationen, vente på et svar, foretage eventuelle ændringer: det løber hurtigt op til et par uger. I denne periode er det ikke altid klart, hvilke tidsfrister der præcist gælder for igangværende rapporter, hvilket ikke gør behandlingen nemmere.
Hvad dette ikke erstatter
Mangel på tilladelse er et andet spørgsmål end fraværet af en whistleblower-ordning selv. Selvom tilladelsen er på plads, er kvaliteten af ordningen og dens behandling vigtig: er der en klar procedure, ved ansatte, hvordan de kan rapportere, og kører tidsfristen for modtagebekræftelse og tilbagemeldinger automatisk. Tilladelse er et nødvendigt trin, ikke et mål i sig selv.
Hvordan du undgår dette i praksis
De fleste problemer opstår ikke, fordi en arbejdsgiver bevidst springes over tilladelse, men fordi ordningen allerede er kommunikeret, før medarbejderrepræsentationen formelt har givet tilladelse. Det hjælper at involvere medarbejderrepræsentationen tidligt i processen, præsent udkastet til ordningen skriftligt, og først efter et skriftligt svar vedtage ordningen endeligt og gøre den kendt for ansatte.
Dokumenter også tilladelsen, for eksempel i referatet fra mødet i medarbejderrepræsentationen eller i et underskrevet dokument. Det forhindrer senere diskussioner om, hvorvidt og hvornår tilladelse præcist blev givet. Med et par spørgsmål ser du med det samme en indikation af din situation, og svarene på hyppigt stillede spørgsmål om whistleblower-ordningen går videre ind på, hvordan tilladelsesprocessen ser ud i praksis.
Denne artikel er deskriptiv og ikke juridisk rådgivning. For den præcise situation i din organisation og spørgsmålet om, hvorvidt og hvordan samtykke skal være ordnet hos jer, skal du konsultere en jurist eller en rådgiver for medbestemmelse.
Vil du først få et bredere billede, inden du sætter dig til bordet med medarbejderrepræsentanterne? Se hvordan etablering af en whistleblower-ordning forløber trin for trin eller gennemgå den gratis quick-scan for at se, hvor din organisation står i øjeblikket.