Λάβατε μια αναφορά μέσω του καναλιού αναφοράς και αναρωτιέστε πόσο χρόνο έχετε για να αποκριθείτε. Ο νόμος ορίζει ένα χρονικό διάστημα επτά ημερών: εντός αυτής της περιόδου στέλνετε στον αναφέροντα μια επιβεβαίωση λήψης. Δεν πρόκειται για μια ουσιαστική απάντηση στην αναφορά, αλλά για ένα μήνυμα ότι η αναφορά έχει λήφθει και έχει ληφθεί υπό εξέταση.
Οι επτά ημέρες αρχίζουν να κυλούν από τη στιγμή που η αναφορά σας φθάνει, όχι από τη στιγμή που την διαβάζετε ή τη συζητάτε με συνάδελφο. Αυτή η διαφορά είναι σημαντική, διότι αμέσως μετά την υποβολή μιας αναφοράς συχνά δεν υπάρχει ακόμη σαφήνεια σχετικά με το ποιος θα ανάλαβει το θέμα. Το χρονικό διάστημα δεν περιμένει γι' αυτό.
Τι ισχύει ως το κατάλληλο χρονικό σημείο λήψης
Για μια γραπτή ή προφορική αναφορά μέσω ενός ψηφιακού καναλιού, το χρονικό σημείο λήψης είναι συνήθως εύκολο να προσδιοριστεί: το σύστημα καταγράφει το πότε υποβλήθηκε η αναφορά. Για μια αναφορά που φθάνει αρχικά προφορικά σε έναν διευθυντή ή συνάδελφο και αργότερα μεταφέρεται στον υπεύθυνο χειρισμού, αυτό είναι πιο δύσκολο. Στην πράξη, το χρονόμετρο αρχίζει να κυλά από τη στιγμή που η αναφορά φθάνει στον οργανισμό, ακόμη κι αν δεν βρίσκεται ακόμη στο γραφείο του κατάλληλου προσώπου. Αυτός είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους είναι χρήσιμο να υπάρχει ένα σταθερό κανάλι όπου λαμβάνονται αναφορές, αντί για πολλές χαλαρές εισόδους.
Τι πρέπει να περιέχει η επιβεβαίωση λήψης
Μια επιβεβαίωση λήψης επιβεβαιώνει ότι η αναφορά έχει ληφθεί και συνήθως ότι ξεκινά ένας διαδικασία επακολούθησης. Τι ακριβώς πρέπει να περιέχει, εξαρτάται από τη δική σας διαδικασία αναφοράς του οργανισμού. Σημαντικό είναι ότι η επιβεβαίωση δεν λέει τίποτα σχετικά με το περιεχόμενο της αναφοράς: δεν αξιολογείται τίποτα, κανένας δεν υποδεικνύεται και δεν εξάγεται κανένα συμπέρασμα. Η επιβεβαίωση αφορά μόνο τη διαδικασία, όχι το ζήτημα αυτό.
Σε περίπτωση ανώνυμης αναφοράς, αυτό το βήμα είναι εξίσου εφικτό, υπό την προϋπόθεση ότι ο αναφέρων έχει έχει τη δυνατότητα να επιστρέψει στο κανάλι χρησιμοποιώντας έναν κωδικό υπόθεσης. Χωρίς διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή όνομα, απαιτείται μια επιβεβαίωση με άλλο τρόπο από ένα απλό μήνυμα, και αυτό είναι ακριβώς που αποτελεί τη διαφορά ενός σταθερού καναλιού αναφοράς σε σχέση με μια αναφορά που φθάνει μέσω ενός χαλαρού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αν το χρονικό διάστημα κινδυνεύει να εξαντληθεί
Επτά ημέρες φαίνονται αρκετές, αλλά στην πράξη, ο χρόνος δαπανάται για εσωτερικό συντονισμό: ποιος θα χειριστεί την αναφορά, είναι αυτό το άτομο αρκετά αμερόληπτο και πρέπει να ενταχθεί άλλος; Επομένως, είναι σκόπιμο να έχετε το χρονικό διάστημα υπόψη από την πρώτη ημέρα, όχι μόνο όταν πλησιάζει η προθεσμία. Ένα περιβάλλον όπου αυτό το χρονικό διάστημα κυλά αυτόματα, αποτρέπει τη επιβεβαίωση να ξεχνιέται ανάμεσα σε άλλες εργασίες. Σε τον τρόπο παρακολούθησης των χρονικών διαστημάτων στο περιβάλλον χειρισμού διαβάζετε πώς λειτουργεί αυτό στην πράξη.
Η σχέση με το χρονικό διάστημα των τριών μηνών
Η επιβεβαίωση λήψης είναι η πρώτη από δύο νόμιμα χρονικά διαστήματα. Ανεξάρτητα, τίθεται το ερώτημα πότε ο αναφέρων λαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την αξιολόγηση της αναφοράς και αυτό το χρονικό διάστημα ορίζεται σε τρεις μήνες. Τα δύο χρονικά διαστήματα είναι ανεξάρτητα μεταξύ τους, αλλά ξεκινούν και από το ίδιο χρονικό σημείο λήψης. Όποιος παρακολουθεί κοντά το πρώτο χρονικό διάστημα, συχνά έχει καλύτερη εικόνα και για το δεύτερο.
Καταγραφή των γεγονότων που συνέβησαν
Ανεξάρτητα από το περιεχόμενο της αναφοράς, είναι χρήσιμο να καταγράψετε πότε λήφθηκε η αναφορά και πότε στάλθηκε η επιβεβαίωση. Αυτό δεν είναι μόνο ευχάριστο για τη δική σας εικόνα, αλλά δείχνει επίσης ότι έχει ακολουθηθεί η διαδικασία, εάν αναρωτηθείτε γι' αυτό αργότερα. Για τους ακριβείς κανόνες που ισχύουν στην κατάστασή σας, ο νομικός κείμενο ή ένας νομικός σύμβουλος είναι η κατάλληλη πηγή· αυτό το άρθρο περιγράφει τη γενική γραμμή, όχι συμβουλές για μια μεμονωμένη περίπτωση.
Αμφιβάλλετε αν ο οργανισμός σας διαθέτει ήδη μια συνεκτική διαδικασία για την επιβεβαίωση και την παρακολούθηση των αναφορών; Σε τη βάση γνώσης αναλύεται ανά θέμα τι είναι σε κίνηση, και με μερικές ερωτήσεις θα δείτε αμέσως που βρίσκεστε. Επίσης, τακτικές ερωτήσεις σχετικά με τη λειτουργία του καναλιού αναφοράς έχουν συχνά ήδη απαντηθεί σε συχνές ερωτήσεις.