Vous avez reçu une notification par le canal de signalement et vous vous demandez combien de temps vous avez pour réagir. La loi prévoit un délai de sept jours : dans ce délai, vous envoyez au déclarant un accusé de réception. Il ne s'agit pas d'une réponse de fond à la notification, mais d'un message confirmant que la notification a été reçue et qu'elle est en cours de traitement.
Le délai de sept jours commence à courir à partir du moment où la notification vous parvient, non pas à partir du moment où vous la lisez ou en discutez avec un collègue. Cette distinction est importante, car il n'y a souvent pas de clarté au cours des premiers jours suivant une notification sur la personne qui prendra en charge l'affaire. Le délai n'attend pas cela.
Ce qui compte comme moment de réception
Pour une notification écrite ou enregistrée via un canal numérique, le moment de la réception est généralement facile à déterminer : le système enregistre quand la notification a été envoyée. Pour une notification qui est d'abord reçue verbalement par un responsable ou un collègue et n'est transmise au responsable du traitement que plus tard, c'est plus difficile. En pratique, le délai commence à courir dès que la notification atteint l'organisation, même si elle ne se trouve pas encore sur le bureau de la bonne personne. C'est l'une des raisons pour lesquelles il est utile d'avoir un canal unique par lequel les notifications arrivent, plutôt que plusieurs entrées séparées.
Ce que doit contenir l'accusé de réception
Un accusé de réception confirme que la notification a été reçue et généralement aussi qu'un processus de suivi commence. Ce qui doit exactement y figurer dépend de la procédure de signalement propre à l'organisation. Il est important que l'accusé de réception ne dise rien sur le contenu de la notification : rien n'est évalué, personne n'est désigné et aucune conclusion n'est tirée. L'accusé de réception ne concerne que le processus, non l'affaire elle-même.
Dans le cas d'une notification anonyme, cette étape est tout aussi réalisable, à condition que le déclarant ait eu la possibilité de revenir au canal avec un code de dossier. Sans adresse électronique ou nom, un accusé de réception doit être fourni d'une autre manière qu'un simple message, et c'est exactement là que un canal de signalement permanent fait la différence par rapport à une notification qui arrive par un simple courriel.
Si le délai menace d'expirer
Sept jours semblent généreux, mais dans la pratique, du temps est consacré à la coordination interne : qui traite la notification, cette personne est-elle suffisamment impartiale et faut-il impliquer quelqu'un d'autre. Il est donc judicieux d'avoir le délai en vue dès le premier jour, plutôt que d'attendre que la date limite se rapproche. Un environnement dans lequel ce délai s'écoule automatiquement évite que l'accusé de réception ne soit simplement oublié au milieu d'autres tâches. Sur comment les délais sont suivis dans l'environnement de traitement vous pouvez lire comment cela fonctionne en pratique.
Le lien avec le délai de trois mois
L'accusé de réception est le premier de deux délais légaux. Indépendamment de cela, se pose la question de savoir quand le déclarant reçoit des informations sur l'évaluation de la notification, et ce délai est de trois mois. Les deux délais sont indépendants l'un de l'autre, mais commencent tous deux à partir du même moment de réception. Quiconque surveille de près le premier délai a souvent aussi une meilleure vue d'ensemble du second.
Documenter ce qui s'est passé
Indépendamment du contenu de la notification, il est utile de documenter quand la notification a été reçue et quand l'accusé de réception a été envoyé. Ce n'est pas seulement utile pour votre propre vue d'ensemble, cela montre également que la procédure a été suivie, si on vous le demandait plus tard. Pour les règles précises qui s'appliquent dans votre situation, le texte législatif ou un juriste sont la source appropriée ; cet article décrit la ligne générale, non pas des conseils pour un cas individuel.
Vous demandez-vous si votre organisation dispose déjà d'une procédure complète pour confirmer et assurer le suivi des notifications ? Dans la base de connaissances est développé par sujet ce qui est en jeu, et avec quelques questions vous voyez immédiatement où vous en êtes. Les questions pratiques sur le fonctionnement du canal de signalement ont également souvent déjà reçu une réponse dans le foire aux questions.