Egy bejelentést kapott a bejelentési csatornán keresztül, és kíváncsi arra, hogy mennyi ideje van a válaszadásra. A törvény itt egy hét időtartamot szab: ezen idő alatt küld a bejelentőnek egy beérkezési visszaigazolást. Ez nem a bejelentés tartalmára adott válasz, hanem egy üzenet, amely megerősíti, hogy a bejelentés megérkezett és kezelésbe vették.
A hét nap abban a pillanatban kezd el telni, amikor a bejelentés megérkezik hozzá, nem pedig amikor elolvassa vagy megbeszéli egy kollégával. Ez a különbség fontos, mert gyakran az első napok után sem világos még, hogy ki veszi át az ügyet. Az időtartam nem vár erre.
Mi számít beérkezési pillanatnak
Az írásban vagy szóban benyújtott bejelentés esetén egy digitális csatornán keresztül a beérkezési pillanat általában könnyen megállapítható: a rendszer rögzíti, hogy amikor a bejelentést beküldték. Abban az esetben, ha egy bejelentés először szóban érkezik egy vezető vagy kollega számára, és csak később továbbítják a kezelő részére, ez nehezebb. A gyakorlatban az óra abban a pillanatban kezd el futni, amikor a bejelentés az organizációba érkezik, még akkor is, ha az még nem az illető személy asztalán van. Ez az egyik oka annak, hogy hasznos, ha egy rögzített csatorna van, ahol a bejelentések megérkeznek, több szétszórt bejárat helyett.
Mit kell tartalmaznia a beérkezési visszaigazolásnak
A beérkezési visszaigazolás megerősíti, hogy a bejelentés megérkezett, és általában azt is, hogy egy követő folyamat indul meg. Pontosan mit kell tartalmaznia, az függ a szervezet saját bejelentési eljárásától. Fontos, hogy a visszaigazolás semmit nem mond a bejelentés tartalmáról: semmi sem kerül értékelésre, senkit sem neveznek meg, és nem vonnak le következtetéseket. A visszaigazolás csak a folyamatra vonatkozik, nem magára az ügyre.
Egy névtelen bejelentés esetén ez a lépés ugyanúgy kivitelezhető, feltéve, hogy a bejelentőnek lehetősége volt egy esetszámmal visszatérni a csatornához. E-mail cím vagy név nélkül egy visszaigazolás más módon szükséges, mint egy egyszerű üzenet, és pontosan ez az, ahol egy rögzített bejelentési csatorna különbséget tesz egy szétszórt e-mail útján beérkezett bejelentéshez képest.
Ha az időtartam lejárni készül
Hét napnak bőségesnek tűnik, de a gyakorlatban sok időt vesz igénybe a belső egyeztetés: ki kezeli a bejelentést, eléggé pártatlan-e ez a személy, és kapcsolódnia kell-e még valakinek. Ezért célszerű az időtartamot az első naptól kezdve figyelembe venni, nem csak akkor, amikor a határidő közeledik. Egy olyan környezet, amelyben ez az időtartam automatikusan teljesül, megakadályozza, hogy a visszaigazolást egyszerűen elfelejtsék más tevékenységek között. Tovább hogyan követik az időtartamokat a kezelő környezetben megtudhatja, hogy ez a gyakorlatban hogyan működik.
A kapcsolat a három hónapos időtartammal
A beérkezési visszaigazolás az első a két törvényi időtartam közül. Ezzel függetlenül felvetődik a kérdés, hogy mikor kap a bejelentő információkat a bejelentés értékelésérő, és az időtartam három hónapra van szabva. Mindkét időtartam egymástól független, de ugyanabból a beérkezési pillanatból kezd el telni. Aki az első időtartamot jól figyeli, gyakran jobb rálátása van a másodikra is.
Rögzítse, mi történt
A bejelentés tartalmától függetlenül célszerű rögzíteni, hogy mikor érkezett meg a bejelentés és mikor küldték el a visszaigazolást. Ez nemcsak a saját áttekintéséhez kellemes, hanem azt is bizonyítja, hogy az eljárást követték, ha később erre kérdezik. A pontos szabályokért, amelyek az Ön helyzetére vonatkoznak, a jogszabály vagy egy jogász az illetékes forrás; ez a cikk az általános vonalat írja le, nem pedig egyéni esetre vonatkozó tanácsot.
Bizonytalanul érzi magát, hogy szervezete már rendelkezik-e olyan zárt eljárással a bejelentések visszaigazolásához és követéséhez? Tovább a tudásbázisban tárgyankénti részletezés található meg, hogy mi játszódik le, és néhány kérdéssel azonnal láthatja, hol tart. A bejelentési csatorna működésével kapcsolatos gyakorlati kérdésekre gyakran már adtak válaszokat az gyakran ismételt kérdésekben.