Recebeu uma denúncia através do canal de denúncia e está se perguntando quanto tempo tem para responder. A lei estipula um prazo de sete dias: dentro desse período, você envia ao denunciante uma confirmação de recebimento. Esta não é uma resposta substantiva à denúncia, mas uma mensagem informando que a denúncia foi recebida e está sendo processada.
Os sete dias começam a contar a partir do momento em que a denúncia chega até você, não a partir do momento em que você a lê ou a discute com um colega. Esta distinção é importante, pois nos primeiros dias após uma denúncia muitas vezes ainda não há clareza sobre quem assumirá o caso. O prazo não espera por isso.
O que conta como o momento do recebimento
Para uma denúncia escrita ou gravada através de um canal digital, o momento do recebimento é geralmente fácil de determinar: o sistema registra quando a denúncia foi enviada. Para uma denúncia que primeiro chega verbalmente a um gestor ou colega e posteriormente é encaminhada ao responsável pelo processamento, é mais difícil. Na prática, o prazo começa a contar assim que a denúncia chega à organização, mesmo que ainda não chegue à secretária da pessoa certa. Esta é uma das razões pelas quais é útil ter um único canal fixo onde as denúncias chegam, em vez de múltiplas entradas separadas.
O que a confirmação de recebimento deve conter
Uma confirmação de recebimento confirma que a denúncia foi recebida e geralmente também que um processo de acompanhamento será iniciado. O que exactamente deve conter depende do procedimento de denúncia específico da organização. É importante que a confirmação não diga nada sobre o conteúdo da denúncia: nada é avaliado, ninguém é apontado e nenhuma conclusão é tirada. A confirmação diz respeito apenas ao processo, não ao caso em si.
No caso de uma denúncia anónima, este passo é igualmente viável, desde que o denunciante tenha tido a oportunidade de regressar ao canal com um código de caso. Sem endereço de e-mail ou nome, uma confirmação é necessária de outra forma que não uma simples mensagem, e é exactamente onde um canal de denúncia fixo faz a diferença em comparação com uma denúncia que chega por um e-mail solto.
Se o prazo estiver prestes a expirar
Sete dias parece abundante, mas na prática há tempo gasto em coordenação interna: quem processará a denúncia, esta pessoa é imparcial o suficiente e precisa ser envolvida mais alguém. Por isso, é aconselhável acompanhar o prazo desde o primeiro dia, não apenas quando o prazo se aproxima. Um ambiente onde este prazo é acompanhado automaticamente evita que a confirmação seja simplesmente esquecida entre outras tarefas. Em como os prazos são acompanhados no ambiente de processamento pode ler como isso funciona na prática.
A relação com o prazo de três meses
A confirmação de recebimento é o primeiro de dois prazos legais. Independentemente disso, há a questão de quando o denunciante recebe informações sobre a avaliação da denúncia, e esse prazo é de três meses. Ambos os prazos são independentes um do outro, mas começam a partir do mesmo momento de recebimento. Quem acompanha de perto o primeiro prazo geralmente tem mais visão geral do segundo também.
Documentar o que aconteceu
Independentemente do conteúdo da denúncia, é útil documentar quando a denúncia chegou e quando a confirmação foi enviada. Isto não é apenas conveniente para sua própria visão geral, também demonstra que o procedimento foi seguido, caso se questione isso mais tarde. Para as regras exactas que se aplicam na sua situação, o texto legal ou um jurista é a fonte apropriada; este artigo descreve a linha geral, não aconselhamento para um caso individual.
Tem dúvidas sobre se a sua organização já tem um procedimento robusto para confirmar e acompanhar denúncias? Na base de conhecimentos está detalhado por tópico o que está em jogo, e com algumas perguntas pode ver imediatamente onde se encontra. Também perguntas práticas sobre o funcionamento do canal de denúncia são frequentemente já respondidas na perguntas frequentes.