Ha ricevuto una segnalazione tramite il canale di segnalazione e si chiede quanto tempo ha a disposizione per rispondere. La legge prevede un termine di sette giorni: entro questo periodo deve inviare al segnalante una conferma di ricezione. Non si tratta di una risposta sostanziale alla segnalazione, ma di un messaggio che comunica l'avvenuta ricezione e l'avvio del procedimento.
I sette giorni iniziano dal momento in cui la segnalazione le pervenire, non da quando la legge o ne discute con un collega. Questa distinzione è importante, perché spesso nei primi giorni successivi a una segnalazione non è ancora chiaro chi se ne farà carico. Il termine non attende chiarimenti su questo punto.
Che cosa si intende per momento della ricezione
Per una segnalazione scritta o vocale attraverso un canale digitale, il momento della ricezione è solitamente facile da stabilire: il sistema registra quando la segnalazione è stata inviata. Per una segnalazione che inizialmente viene comunicata oralmente a un manager o a un collega e solo successivamente viene trasmessa a chi se ne occupa, la situazione è più complessa. In pratica, il termine inizia a decorrere dal momento in cui la segnalazione raggiunge l'organizzazione, anche se non si trova ancora sulla scrivania della persona giusta. Questo è uno dei motivi per cui è utile avere un canale unico dove le segnalazioni vengono ricevute, invece di più canali separati.
Che cosa deve contenere la conferma di ricezione
Una conferma di ricezione attesta che la segnalazione è stata ricevuta e di solito anche che inizia un percorso di follow-up. Il contenuto esatto dipende dalla procedura di segnalazione dell'organizzazione. È importante che la conferma non dica nulla sul contenuto della segnalazione: non si formula alcuna valutazione, nessuno viene additato, e non si traggono conclusioni. La conferma riguarda solo il processo, non il merito della questione.
Nel caso di una segnalazione anonima, questo passaggio è altrettanto realizzabile, a condizione che il segnalante abbia avuto l'opportunità di ritornare al canale utilizzando un codice di caso. Senza un indirizzo e-mail o un nome, una conferma deve essere fornita in modo diverso rispetto a un semplice messaggio, ed è proprio qui che un canale di segnalazione fisso fa la differenza rispetto a una segnalazione che arriva tramite una semplice e-mail.
Se il termine rischia di scadere
Sette giorni possono sembrare ampi, ma in pratica il tempo si consuma nel coordinamento interno: chi gestirà la segnalazione, questa persona è abbastanza imparziale e c'è bisogno di coinvolgere qualcun altro. È quindi saggio tenere il termine sott'occhio fin dal primo giorno, non solo quando la scadenza si avvicina. Un ambiente in cui questo termine viene tracciato automaticamente evita che la conferma venga semplicemente dimenticata tra i vari compiti. Su come vengono monitorati i termini nell'ambiente di gestione troverà come funziona nella pratica.
Il rapporto con il termine di tre mesi
La conferma di ricezione è il primo dei due termini previsti dalla legge. A parte questo, si pone la questione di quando il segnalante riceve informazioni sulla valutazione della segnalazione, e questo termine è fissato a tre mesi. Entrambi i termini sono indipendenti l'uno dall'altro, ma iniziano dallo stesso momento della ricezione. Chi controlla attentamente il primo termine, di solito ha anche una migliore visione d'insieme del secondo.
Documentare ciò che è accaduto
Indipendentemente dal contenuto della segnalazione, è utile registrare quando la segnalazione è stata ricevuta e quando è stata inviata la conferma. Non solo è comodo per la vostra documentazione, ma dimostra anche che la procedura è stata seguita, nel caso in cui venisse chiesto in seguito. Per le regole precise applicabili alla vostra situazione, il testo di legge o un avvocato sono la fonte appropriata; questo articolo descrive le linee generali, non consulenza per un caso specifico.
Ha dubbi sul fatto che la vostra organizzazione disponga già di una procedura solida per la conferma e il follow-up delle segnalazioni? Nella banca dati delle conoscenze è illustrato per argomento ciò che è in gioco e con poche domande vede subito a che punto siete. Anche le domande pratiche sul funzionamento del canale di segnalazione sono spesso già state affrontate nella domande frequenti.