Gavote vidinį pranešimą per pranešimų kanalą ir klausitės, kiek laiko turite jam reaguoti. Įstatymas nustato šioje vietoje septynių dienų terminą: per tą laikotarpį pranešėjui siunčiate gavimo patvirtinimą. Tai ne turinio atsakas į pranešimą, o žinutė, kad pranešimas gautos ir pradėtos tyrinėti.
Septynios dienos pradeda skaičiuotis nuo momento, kai pranešimas pas jus gauti, o ne nuo momento, kai jį perskaitote arba aptariate su kolega. Šis skirtumas yra svarbus, nes būtent pirmosiomis dienomis po pranešimo dar dažnai nėra aiškumo, kas prevezę reikalą. Terminas laukti nebus.
Kas laikoma gavimu
Rašytinio arba žodinio pranešimo per skaitmeninį kanalą gavimu dažniausiai lengva nustatyti: sistema registruoja, kada pranešimas buvo išsiųstas. Kai pranešimas pirmiausia žodžiu pasiekia vadovą arba kolegą ir tik vėliau persiųsiamas atsakingam asmeniui, tai sunkiau. Praktikoje laikas pradeda skaičiuotis iš tos akimirkos, kai pranešimas pasiekia organizaciją, net jei jis dar neatsidūrė reikalingo asmens darbastalyje. Tai viena iš priežasčių, kodėl naudinga turėti vieną nuolatinį kanalą pranešimams gauti, o ne kelis atsiskirus įėjimų taškus.
Ką turėtų būti gavimo patvirtinime
Gavimo patvirtinimas patvirtina, kad pranešimas gautes ir paprastai, kad prasideda tolesnės procedūros. Kas tiksliai turėtų būti patvirtinime, priklauso nuo organizacijos meldimo procedūros. Svarbu, kad patvirtinimas nieko nepasakytų apie pranešimo turinį: niekas nėra vertinama, niekas nėra nurodytas ir nėra daromos jokios išvados. Patvirtinimas liečia tik procedūrą, o ne patį reikalą.
Anoniminiame pranešime šis žingsnis taip pat atliekamas, jeigu pranešėjui suteikta galimybė grįžti į kanalą naudojant bylos kodą. Be el. pašto adreso arba vardo patvirtinimas reikalingas kitokiu būdu nei paprastu pranešimu, ir tai būtent tai, kurioje nuolatinis pranešimų kanalas skiriasi nuo pranešimo, kuris pasiekia per atsiskirtą laišką.
Jei terminas baigiasi
Septynios dienos atrodo turėti daug, bet praktikoje gali praeiti vidinis derinimas: kas tyrinės pranešimą, ar šis asmuo yra pakankamai nešališkas ir ar reikia prijungti dar ką nors. Todėl įmantriai butu turėti termina matyti nuo pirmos dienos, o ne tik tada, kai terminas jau bevaira. Aplinka, kurioje šis terminas automatiškai skaičiuojamas, išvengia to, kad patvirtinimas būtų tiesiog pamirštas tarp kitų darbų. Apie kaip termini žymimi tvarkos aplinkoje yra galite perskaityti, kaip tai veikia praktikoje.
Ryšys su trijų mėnesių terminu
Gavimo patvirtinimas yra pirmas iš dviejų teisinių terminų. Atskirai nuo to kyla klausimas, kada pranešėjas gauna informaciją apie pranešimo vertinimą, ir tas terminas yra trys mėnesiai. Abu terminai yra nepriklausomi vienas nuo kito, tačiau prasideda nuo to paties gavimu momento. Kas pirmąjį terminą sekia griežtai, dažnai turi geresnį šalimą apie antrąjį.
Užfiksuoti, kas nutiko
Neatsižvelgiant į pranešimo turinį, naudinga užrašyti, kada pranešimas buvo gautas ir kada buvo išsiųstas patvirtinimas. Tai naudinga ne tik jūsų peržiūrai, bet ir rodo, kad procedūra buvo laikomasi, jei vėliau bus klausiama. Dėl tikslių taisyklių, kurios galioja jūsų atveju, teisiniai aktai arba teisininkas yra tinkamiausias šaltinis; šiame straipsnyje aprašoma bendra linija, o ne patarimas konkrečiam atvejui.
Abejojate, ar jūsų organizacija jau turi patikimą procedūrą patvirtinimams ir pranešimų stebėjimui? Skaitykite žinių bazę čia pagal temą aprašyta, kas vyksta, ir su keliais klausimais iš karto matysite, kur esate. Praktiniai klausi apie pranešimų kanalo veikimą dažnai jau buvo atsakyti dažniausiai užduodami klausimai.