U heeft een melding binnengekregen via het meldkanaal en vraagt zich af hoeveel tijd u heeft om te reageren. De wet noemt hier een termijn van zeven dagen: binnen die periode stuurt u de melder een ontvangstbevestiging. Dat is geen inhoudelijke reactie op de melding, maar een bericht dat de melding is aangekomen en in behandeling is genomen.
De zeven dagen gaan lopen vanaf het moment dat de melding bij u binnenkomt, niet vanaf het moment dat u hem leest of bespreekt met een collega. Dat verschil is belangrijk, want juist in de eerste dagen na een melding is er vaak nog geen duidelijkheid over wie de zaak oppakt. De termijn wacht daar niet op.
Wat geldt als het moment van ontvangst
Bij een schriftelijke of ingesproken melding via een digitaal kanaal is het ontvangstmoment meestal eenvoudig vast te stellen: het systeem registreert wanneer de melding is verstuurd. Bij een melding die eerst mondeling bij een manager of collega terechtkomt en pas later wordt doorgezet naar de behandelaar, is dat lastiger. De klok gaat in de praktijk lopen zodra de melding de organisatie bereikt, ook al ligt hij dan nog niet op het bureau van de juiste persoon. Dit is een van de redenen waarom het nuttig is dat er één vast kanaal is waar meldingen binnenkomen, in plaats van meerdere losse ingangen.
Wat er in de ontvangstbevestiging moet staan
Een ontvangstbevestiging bevestigt dat de melding is ontvangen en meestal ook dat er een vervolgtraject start. Wat er precies in moet staan, hangt af van de eigen meldprocedure van de organisatie. Belangrijk is dat de bevestiging niets zegt over de inhoud van de melding: er wordt niets beoordeeld, niemand wordt aangewezen, en er wordt geen conclusie getrokken. De bevestiging gaat alleen over het proces, niet over de zaak zelf.
Bij een anonieme melding is deze stap net zo goed uitvoerbaar, mits de melder de gelegenheid heeft gekregen om met een casecode terug te keren naar het kanaal. Zonder e-mailadres of naam is een bevestiging op een andere manier nodig dan een simpel bericht, en dat is precies waar een vast meldkanaal het verschil maakt ten opzichte van een melding die via een los mailtje binnenkomt.
Als de termijn dreigt te verlopen
Zeven dagen lijkt ruim, maar in de praktijk gaat er tijd overheen aan interne afstemming: wie behandelt de melding, is deze persoon onpartijdig genoeg, en moet er nog iemand aangehaakt worden. Het is daarom verstandig om de termijn vanaf dag één in beeld te hebben, niet pas wanneer de deadline in zicht komt. Een omgeving waarin deze termijn automatisch meeloopt, voorkomt dat de bevestiging simpelweg vergeten wordt tussen andere werkzaamheden door. Op hoe de termijnen in de behandelomgeving worden bijgehouden leest u hoe dat in de praktijk werkt.
De relatie met de termijn van drie maanden
De ontvangstbevestiging is de eerste van twee wettelijke termijnen. Los daarvan speelt de vraag wanneer de melder informatie krijgt over de beoordeling van de melding, en die termijn ligt op drie maanden. Beide termijnen staan los van elkaar, maar beginnen wel vanaf hetzelfde ontvangstmoment. Wie de eerste termijn scherp in de gaten houdt, heeft vaak ook meer overzicht over de tweede.
Vastleggen wat er is gebeurd
Onafhankelijk van de inhoud van de melding is het zinvol om vast te leggen wanneer de melding binnenkwam en wanneer de bevestiging is verstuurd. Dat is niet alleen prettig voor uw eigen overzicht, het toont ook aan dat de procedure is gevolgd, mocht daar later naar gevraagd worden. Voor de precieze regels die in uw situatie gelden, is de wettekst of een jurist de aangewezen bron; dit artikel beschrijft de algemene lijn, geen advies voor een individueel geval.
Twijfelt u of uw organisatie al een sluitende procedure heeft voor het bevestigen en opvolgen van meldingen? In de kennisbank staat per onderwerp uitgewerkt wat er speelt, en met een paar vragen ziet u meteen waar u staat. Ook praktische vragen over de werking van het meldkanaal zijn vaak al beantwoord in de veelgestelde vragen.