Twee termijnen, geen einddatum
De wet geeft twee vaste termijnen voor de behandeling van een melding. Binnen zeven dagen na ontvangst stuurt u een bevestiging aan de melder. Binnen drie maanden daarna volgt informatie over de beoordeling van de melding en, als die er is, de voorgenomen of genomen opvolging. Dat zijn de twee momenten waarop de melder iets van u hoort.
Wat de wet niet zegt, is wanneer een zaak inhoudelijk klaar is. De termijn van drie maanden verplicht u om de melder te informeren, niet om het onderzoek af te ronden. Een lopend feitenonderzoek, een extern advies of een gesprek dat nog moet plaatsvinden, kan dus best langer duren dan die drie maanden. De termijn gaat over communicatie naar de melder, niet over de duur van het hele traject.
Wanneer begint de klok te lopen
De termijn van drie maanden begint te lopen na het versturen van de ontvangstbevestiging, of na het verstrijken van de zeven dagen als die bevestiging is uitgebleven. Dat betekent dat een trage start meteen invloed heeft op de rest van het traject: hoe later de bevestiging, hoe eerder de tweede termijn in het gedrang komt. Wie de zeven dagen laat verlopen zonder actie, verkort daarmee onbedoeld de ruimte die overblijft voor het onderzoek zelf.
In de praktijk is dit een van de meest gemaakte fouten. Een melding komt binnen op een moment dat de behandelaar met vakantie is, of de melding blijft even liggen omdat niet duidelijk is wie hem moet oppakken. Zeven dagen lijkt ruim, maar is in de praktijk kort als niemand vooraf is aangewezen als eerste aanspreekpunt.
Waar de doorlooptijd in de praktijk op stukloopt
Drie situaties komen vaker terug dan andere. De eerste is een onderzoek dat meer tijd vraagt dan verwacht, bijvoorbeeld omdat er meerdere betrokkenen gehoord moeten worden of omdat er extern advies nodig is. De wet biedt daarvoor geen uitstelmogelijkheid voor de terugkoppeling zelf; u informeert de melder binnen drie maanden over de stand van zaken, ook als het onderzoek nog niet is afgerond.
De tweede situatie is een kanaal zonder duidelijke eigenaar. Als een melding binnenkomt bij een postbus of een algemeen e-mailadres, kan er tijd verloren gaan voordat iemand de melding daadwerkelijk oppakt en de termijnen laat meelopen. Een vaste behandelaar en een systeem dat de termijnen automatisch bijhoudt, voorkomen dat een melding onopgemerkt blijft liggen.
De derde situatie is het ontbreken van een vastgelegd tijdstip van ontvangst. Zonder een duidelijke startdatum is het lastig om achteraf te bepalen of de termijnen zijn gehaald, en dat is relevant zowel voor de melder als voor de organisatie zelf. Dit is ook waarom een geregistreerde meldpagina met een casecode helpt: het moment van melden staat vast, en de melder kan zelf de voortgang volgen zonder dat daarvoor extra vragen nodig zijn.
Wat u vooraf kunt regelen
Omdat de termijnen automatisch beginnen te lopen zodra een melding binnenkomt, helpt het om vooraf te weten wie de melding oppakt, binnen welke tijd de eerste beoordeling plaatsvindt en wie de melder informeert. Dat hoort thuis in de meldprocedure, niet pas in de fase waarin een melding al binnen is.
Wie nog moet uitzoeken of deze verplichtingen voor de eigen organisatie gelden, vindt dat terug in een korte check die aangeeft waar u staat. Voor wie de procedure zelf nog moet opstellen of aanscherpen, staat er een uitgewerkt overzicht in de kennisbank met de verplichtingen en de bijbehorende termijnen.
In de praktijk werkt het prettiger als de termijnen niet handmatig worden bijgehouden in een agenda, maar automatisch meelopen zodra een melding binnenkomt. Op signalo.eu gebeurt dat vanaf het moment van melden, en is in de werking van het platform te zien hoe dat is ingericht. Praktische vragen over de behandeling, zoals wat er gebeurt als een termijn dreigt te verlopen, zijn verzameld in de veelgestelde vragen over de behandeling van meldingen.
Deze uitleg is algemeen en beschrijft de wettelijke termijnen zoals die gelden voor het meldkanaal; voor de beoordeling van een specifieke melding of situatie is juridisch advies raadzaam. Wilt u eerst zien of uw organisatie onder de meldplicht valt en wat er dan concreet moet liggen? Doe de gratis check of blader door de onderwerpen in de kennisbank.