Als u de meldregeling invoert zonder dat de ondernemingsraad heeft ingestemd, terwijl die instemming wel nodig was, kan de ondernemingsraad naar de kantonrechter stappen. Die kan het besluit dan ongeldig verklaren. Dat betekent dat u opnieuw moet beginnen: de regeling opnieuw voorleggen, opnieuw bespreken en opnieuw vaststellen. De verplichting om een meldkanaal te hebben verdwijnt daarmee niet, maar de regeling zelf staat dan juridisch op losse schroeven.
Het gaat hier niet om een boete van een toezichthouder. Het is een kwestie tussen u als werkgever en de ondernemingsraad, binnen de medezeggenschap. Maar de praktische gevolgen zijn wel voelbaar: vertraging, onduidelijkheid over wat er tot dat moment gold, en mogelijk een moeizamere verhouding met de OR op een onderwerp dat juist om vertrouwen vraagt.
Waarom instemming vaak verplicht is
Een meldregeling raakt onderwerpen die onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad kunnen vallen, zoals arbeidsomstandigheden en personeelsbeleid. Of instemming in uw geval nodig is, hangt af van hoe uw organisatie is ingericht en of er een ondernemingsraad is. Bedrijven die onder de meldplicht vallen, hebben vaak ook een OR, simpelweg omdat beide drempels bij een vergelijkbaar aantal medewerkers beginnen. Dat is echter geen vaste regel, en de situatie kan per organisatie verschillen.
In de kennisbank met de stappen voor instemming op een rij vindt u een overzicht van wat er precies instemmingsplichtig is en wat niet. Dat overzicht is bedoeld om een eerste beeld te geven, niet om een individuele situatie te beoordelen.
Wat een ontbrekende instemming concreet betekent
Zolang instemming ontbreekt terwijl die wel nodig was, blijft onzeker of de regeling rechtsgeldig is. Voor medewerkers die intussen een melding hebben gedaan, kan dat vervelende vragen oproepen: gold de procedure die op de meldpagina stond eigenlijk wel? Voor u als werkgever betekent het dat u het proces opnieuw moet doorlopen, inclusief het opnieuw informeren van medewerkers zodra de regeling definitief is vastgesteld.
Daarnaast kost herstel tijd die u liever ergens anders aan besteedt. Een regeling opnieuw voorleggen aan de OR, wachten op een reactie, eventuele aanpassingen doorvoeren: dat loopt al snel op tot enkele weken. In die periode is niet altijd duidelijk welke termijnen precies gelden voor lopende meldingen, wat de behandeling niet eenvoudiger maakt.
Wat dit niet vervangt
Het ontbreken van instemming is een ander onderwerp dan het ontbreken van een meldkanaal zelf. Ook als de instemming rond is, blijft de kwaliteit van het kanaal en de behandeling ervan van belang: is er een duidelijke procedure, weten medewerkers hoe ze kunnen melden, en lopen de termijnen voor ontvangstbevestiging en terugkoppeling automatisch mee. Instemming is een noodzakelijke stap, geen doel op zich.
Hoe u dit in de praktijk voorkomt
De meeste problemen ontstaan niet doordat een werkgever instemming bewust overslaat, maar doordat de regeling al is gecommuniceerd voordat de OR formeel heeft ingestemd. Het helpt om de OR vroeg in het proces te betrekken, de conceptregeling schriftelijk voor te leggen, en pas na een schriftelijke reactie de regeling definitief vast te stellen en aan medewerkers bekend te maken.
Leg de instemming ook vast, bijvoorbeeld in de notulen van de OR-vergadering of in een ondertekend document. Dat voorkomt discussie achteraf over de vraag of, en wanneer, instemming precies is gegeven. Met een paar vragen ziet u meteen een indicatie van uw situatie, en de antwoorden op veelgestelde vragen over de meldregeling gaan verder in op hoe het instemmingstraject er in de praktijk uitziet.
Dit artikel is beschrijvend en geen juridisch advies. Voor de precieze situatie in uw organisatie, en voor de vraag of en hoe instemming bij u geregeld moet zijn, raadpleegt u een jurist of een adviseur medezeggenschap.
Wilt u eerst een breder beeld voordat u met de OR om tafel gaat? Bekijk hoe de vaststelling van een meldregeling stap voor stap verloopt of doe de gratis quick-scan om te zien waar uw organisatie op dit moment staat.