Το πιο συνηθισμένο λάθος κατά την προστασία της ταυτότητας ενός καταγγέλλοντος είναι ότι ο κύκλος των ατόμων που έχουν πρόσβαση ή συμμετέχουν γίνεται μεγαλύτερος από ό,τι χρειάζεται. Όχι με κακή πρόθεση, αλλά επειδή ένας διευθυντής ενημερώνεται, ένας συνάδελφος από τις Ανθρώπινες Σχέσεις παρακολουθεί, ή μια αναφορά διαδίδεται ευρύτερα από ό,τι προορίστηκε. Σε εκείνο το σημείο, η ταυτότητα δεν είναι πλέον γνωστή μόνο στον υπεύθυνο χειρισμού, και αυτό είναι ακριβώς αυτό που η προστασία ενός καταγγέλλοντος πρέπει να αποτρέψει.
Η λύση δεν είναι πολύπλοκη τεχνολογία, αλλά πειθαρχία: καταγραφή του ποιος έχει πρόσβαση σε μια καταγγελία και μη επέκταση αυτού του κύκλου χωρίς λόγο. Όποιος το θεσπίσει ως σταθερό μέρος της διαδικασίας, αποτρέπει το μεγαλύτερο μέρος των προβλημάτων που αναφέρονται παρακάτω.
Πού πάει στραβά: ο κύκλος των εμπλεκόμενων
Μια καταγγελία συχνά δεν φτάνει σε κενό. Ο υπεύθυνος χειρισμού θέλει συμβουλή, ένας διευθυντής πρέπει μερικές φορές να οργανώσει κάτι, και ένας συνάδελφος ερωτάται για ένα γεγονός. Σε κάθε βήμα η καταγγελία γίνεται ελαφρώς λιγότερο εμπιστευτική. Ο κίνδυνος δεν είναι σε μια απόφαση, αλλά στο σύνολο: πέντε άτομα που το καθένα γνωρίζει ένα μικρό μέρος, μπορούν να ανακατασκευάσουν την ολόκληρη εικόνα.
Ένα συνηθισμένο παράδειγμα είναι ο διευθυντής του εμπλεκόμενου υπαλλήλου ο οποίος ενημερώνεται επειδή πρέπει να οργανωθεί κάτι, για παράδειγμα μια προσωρινή προσαρμογή των καθηκόντων. Ο διευθυντής έχει συχνά υπερβολικές πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων λεπτομερειών που καθιστούν τον καταγγέλλοντα αναγνωρίσιμο.
Πού πάει στραβά: ανιχνεύσιμες λεπτομέρειες στο δοσιέ
Ακόμη και χωρίς να αναφέρεται ένα όνομα, μια καταγγελία μπορεί να είναι ανιχνεύσιμη. Μια θέση, ένας τομέας, μια ώρα και ένα γεγονός μαζί μπορούν να είναι αρκετά για να γνωρίσετε ποιος είναι ο καταγγέλλων, ειδικά σε μια μικρότερη ομάδα. Όποιος μοιράζεται μια περίληψη με τρίτο, για παράδειγμα ένας σύμβουλος ή ένας διακυβερνήτης, πρέπει επομένως όχι μόνο να παραλείψει το όνομα αλλά και να σκεφτεί τι αποκαλύπτει ο συνδυασμός των λεπτομερειών.
Πού πάει στραβά: προφορική πληροφόρηση "εν στερεάω"
Μια τρίτη πηγή σφαλμάτων είναι άτυπη: κάποιος μοιράζεται κάτι "απλώς ανάμεσά μας" με έναν συνάδελφο, επειδή το συζήτηση το ζητά ή επειδή η πίεση να δοθεί εξήγηση είναι μεγάλη. Αυτό φαίνεται αθώο, αλλά η προστασία ενός καταγγέλλοντος ισχύει εξίσου για την προφορική πληροφόρηση όπως και για ένα δοσιέ σε χαρτί ή σε ένα σύστημα. Μια απομονωμένη συζήτηση μπορεί να καταστρέψει την εμπιστοσύνη στο ολόκληρο κανάλι καταγγελίας, ακόμη και αν η ίδια η καταγγελία αντιμετωπίζεται περαιτέρω σωστά.
Πώς να το αποφύγετε
Το κλειδί είναι ένας σταθερός κανόνας: όποιος δεν έχει ρόλο στη χειρισμό, δεν έχει πρόσβαση στη καταγγελία και δεν γνωρίζει ονόματα. Αυτό ισχύει για διευθυντές, για συναδέλφους και επίσης για το διοικητικό συμβούλιο, εκτός αν υπάρχει συγκεκριμένος λόγος να τους εμπλέξετε. Όπου πληροφορίες πρέπει πράγματι να κοινοποιηθούν, για παράδειγμα για να λαμβάνεται ένα μέτρο, αυτές διαχωρίζονται όσο το δυνατόν περισσότερο από την ταυτότητα του καταγγέλλοντος.
Ένα περιβάλλον χειρισμού που καθορίζει ανά ρόλο ποιος μπορεί να δει τι, βοηθάει στη διατήρηση αυτής της πειθαρχίας χωρίς να χρειάζεται να σκέφτεστε γι' αυτό καθημερινά. Όποιος δεν έχει ακόμη ένα σταθερό περιβάλλον χειρισμού, μπορεί να διαβάσει στη βάση γνώσης πώς μια διαδικασία καταγγελίας συνήθως το ρυθμίζει. Είναι επίσης καλό να γνωρίζετε εκ των προτέρων πώς τα δεδομένα προστατεύονται τεχνικά, για παράδειγμα ποιος στην ίδια την πλατφόρμα έχει πρόσβαση σε μια καταγγελία· αυτό περιγράφεται στη σελίδα σχετικά με τον τρόπο προστασίας των προσωπικών δεδομένων και των καταγγελιών.
Τι σημαίνει αυτό για τον υπεύθυνο χειρισμού
Ως υπεύθυνος διαχείρισης, συχνά είστε ο μόνος που έχει την πλήρη εικόνα, και αυτό είναι ακριβώς το ζητούμενο. Εάν έχετε αμφιβολίες για το εάν κάποιος άλλος θα πρέπει να ενημερωθεί, επιλέξτε λιγότερα παρά περισσότερα, και κοινοποιήστε μόνο όσα είναι απαραίτητα για να κάνετε ένα βήμα. Αυτό ισχύει επίσης όταν μια καταγγελία έχει ληφθεί ανώνυμα: ακριβώς τότε κάθε λεπτομέρεια που γνωρίζετε είναι εξαιρετικά ευαίσθητη, επειδή ο καταγγέλλων δεν έχει πλέον έλεγχο σχετικά με το τι θα συμβεί με αυτές τις πληροφορίες.
Θέλετε να μάθετε πώς βρίσκεται η οργάνωσή σας σε αυτό το σημείο και εάν η διαδικασία αναφοράς που ακολουθείτε σήμερα καλύπτει ήδη αυτούς τους κινδύνους; Κάντε τον δωρεάν έλεγχο σε μερικές ερωτήσεις, ή συνεχίστε στη βάση γνώσης για τα άλλα βήματα στη διαχείριση μιας καταγγελίας.