Dažniausiai pasitaikanti klaida saugant pranešėjo tapatybę yra ta, kad žmonių, kurie skaito ar dalyvauja nagrinėjant pranešimą, ratas tampa didesnis nei reikalinga. Ne iš blogos valios, bet todėl, kad vadovas informuojamas, žmogiškųjų išteklių kolegė stebi, arba ataskaitą gauna platesnis ratai nei buvo numatyta. Tuo metu tapatybė žinoma jau ne tik tvarkymo specialistui, o tai yra tiksliai tai, ką turėtų numatyti pranešėjo apsauga.
Sprendimas nėra sudėtingoje technologijoje, o disciplinoje: nustatyti, kas turi prieigą prie pranešimo, ir neplatinti šio rato be pagrindo. Kas tai įtraukia kaip nuolatinę procedūros dalį, išvengia didžiausios dalies žemiau išvardytų problemų.
Kur nuklydstama: suinteresuotų asmenų ratas
Pranešimas dažnai nepasiekia vakuume. Tvarkantis specialistas nori gauti patarimą, vadovas kartais turi ką nors suorganizuoti, ir kolegai klausimas pateikiamas dėl fakto patikrinimo. Kiekviename etape pranešimas tampa šiek tiek mažiau konfidencialus. Rizika slypi ne vienoje sprendime, o sumoje: penki žmonės, kurie kiekvienas žino tik šiek tiek, kartu gali atkonstruoti visą vaizdą.
Dažnas pavyzdys yra susijusio darbuotojo vadovas, kuris informuojamas todėl, kad reikia ką nors suorganizuoti, pavyzdžiui, laikinai iš dalies pakeisti darbo užduotis. Tas vadovas tada dažnai sužino daugiau nei reikalinga, įskaitant detales, kurios daro pranešėją atpažįstamą.
Kur nuklydstama: bylose nurodomi atpažįstamieji duomenys
Net ir nepaminėjus vardo, pranešimas gali būti atpažįstamas. Pareigos, padalinys, laikas ir įvykis kartu gali būti pakankami žinoti, kas yra pranešėjas, ypač mažesnėje grupėje. Kas dalija santrauką su trečiąja šalimi, pavyzdžiui, patarėju arba vadovu, turi ne tik praleisti vardą, bet ir apgalvoti, ką pasakys duomenų kombinacija.
Kur išdažna klaidai: žodinė informacija "pasitikėjimo pagrindu"
Trečias klaidų šaltinis yra neformalus: kas nors pasidalija kažkuo "tarp mūsų" su kolega, nes pokalbis to reikalauja arba nes spaudimas suteikti paaiškinimą yra didelis. Tai atrodo nekalta, bet paskelbėjo apsauga galioja žodinei informacijai taip pat, kaip failui ant popieriaus ar sistemoje. Vienas atskiras pokalbis gali pakenkti pasitikėjimui į visą jūsų vidinį skundų kanalą, net jei pats pranešimas toliau yra tvarkingai nagrinėjamas.
Kaip to išvengti
Pagrindinis principas yra paprasta taisyklė: kas neturi jokio vaidmens nagrinėjant skundą, negauna prieigos prie skundinimo ir vardų. Tai taikoma vadovams, kolegoms ir taip pat valdybai, nebent yra konkretus pagrindas juos įtraukti. Kai informacija vis dėlto turi būti bendrinama, pavyzdžiui, kad būtų galima imtis priemonės, ji yra atsiejama nuo skundžiusiojo tapatybės, kiek tik įmanoma.
Nagrinėjimo aplinka, kurioje pagal vaidmenį nustatoma, kas gali matyti ką, padeda išlaikyti šią drausmę nenaudojantis jūsų kasdieninei pagalvai. Jei dar neturite nuolatinės nagrinėjimo aplinkos, galite žinių bazėje rasite, kaip pranešimo procedūra paprastai tai reguliuoja. Taip pat naudinga iš anksto žinoti, kaip duomenys techniškai apsaugomi, pavyzdžiui, kas pačioje platformoje turi prieigą prie pranešimo; tai aprašyta puslapyje apie kaip asmeniniai duomenys ir pranešimai yra apsaugoti.
Ką tai reiškia apdorojančiajam
Kaip tvarkydamas pranešimus, dažnai jūs esate vienintelis, turintis pilną informacijos vaizdą, ir tai būtent ir yra skirta. Jei abejojate, ar kitą asmenį turėtumėte informuoti, rinktis mažiau nei daugiau ir dalintis tik tuo, kas būtina žingsniui žengti. Tai galioja ir tada, kai pranešimas gauta anonimiškai: būtent tada kiekvienas jums žinomas detalė yra ypač jautri, nes pranešėjas pats nebegali kontroliuoti, ką su ta informacija darys.
Ar norite sužinoti, kaip jūsų organizacija šiuo atžvilgiu stovi ir ar pranešimų tvarka, kurią šiuo metu naudojate, jau sumaž šias rizikas? Atlikite nemokamą patikrą per kelis klausimus, arba toliau skaitykite žinių bazę apie kitus žingsnius tvarkymo procese.