Kõige levinum viga teataja isikutahtlikkuse kaitsmisel on see, et teatisega tutvujate või nõu andvate inimeste ring muutub suuremaks kui vaja. Mitte pahatahtlikkusest, vaid seetõttu, et juhtkond saab teada, HR-i kolleeg vaatleb kaasa või aruanne jagatakse laiemalt kui kavatsetud. Sel hetkel ei ole isikutahtlikkus enam teada ainult käsitlejale, ja just seda peab teataja kaitse vältima.
Lahendus ei seisneta keerulistes tehnoloogiates, vaid distsipliinis: dokumenteerige, kellel on teatisele juurdepääs, ja ärge laiendage seda ringi ilma põhjuseta. Kes selle oma protseduuriga ette näeb, välditakse suure osa allpool loetletud probleemidest.
Kus valesti läheb: osaliste ring
Teatis ei saabu sageli vaakumis. Käsitleja soovib nõu, juhtkond peab mõnikord midagi korraldama ja kolleegilt küsitakse fakti. Iga sammuga muutub teatis veidi vähem konfidentsiaalseks. Risk ei peitune üksikutes otsustes, vaid summas: viis inimest, kes igaüks veidi teavad, võivad koos kogu pildi rekonstrueerida.
Levinud näide on kaasatud töötaja juhtkond, kellele antakse teada, sest midagi tuleb korraldada, näiteks ülesannete ajutine muutmine. See juhtkond saab siis sageli rohkem teada kui vaja, sealhulgas üksikasjad, mis teatanut teevad äratuntavaks.
Kus valesti läheb: jälgitavad üksikasjad dokumendis
Isegi ilma nimeta ei pruugi teatis olla mittejälgitav. Ametikoht, osakond, kellaaeg ja juhtum koos võivad olla piisavad, et teada, kes teataja on, eriti väiksemas meeskonnas. Kes kokkuvõtet jagab kolmanda osapoolega, näiteks nõuandjaga või juhatajaga, ei pea mitte ainult nime välja jätma, vaid mõtlema ka selle üle, mida üksikasjade kombinatsioon paljastab.
Kus valesti läheb: suuline teave "omavahel"
Vigade kolmas allikas on mitteformaalne: keegi jagab midagi "lihtsalt omavahel" kolleegiga, sest vestlus seda nõuab või sest selgitamise surve on suur. See tundub kahjutu, kuid teataja kaitse kehtib niivõrd hästi suulisele teabele kui dokumendile paberil või süsteemis. Üks lahtiolu vestlus võib kahjustada kogu teatiskanali usaldust, isegi kui teatis ise töötletakse edasi õigesti.
Kuidas seda vältida
Tuuma on püsireegel: kes ei mängi käsitlemisel rolli, ei saa teatisele juurdepääsu ega nimesid. See kehtib juhtidele, kolleegidele ja ka juhatusele, välja arvatud juhul, kui on konkreetne põhjus neid kaasata. Kui teavet tuleb siiski jagada, näiteks meetme võtmiseks, eraldatakse see võimalikult palju teataja isikutahtlikkusest.
Käsitlemiskeskkond, mis määrab rolli järgi, kes mida võib näha, aitab seda distsipliini säilitada ilma, et te peaksite sellele iga päev mõtlema. Kellel puudub veel püsiv käsitlemiskeskkond, saab teadmistebaasist lugeda, kuidas teatise protseduuri tavaliselt reguleeritakse. Samuti on hea teada ette, kuidas andmeid tehislikult kaitstakse, näiteks kellel platvormil endal on teatisele juurdepääs; see on kirjeldatud lehel kuidas isikuandmeid ja teatisi kaitstakse.
Mida see tähendab käsitlejale
Kui olete käitleja, on teil sageli ainuke täielik pilt, ja just see on plaanis. Kui teil on kahtlusi, kas keegi teine võib saada teavet, valige siis vähem asemel rohkem ja jagage ainult seda, mis on vajalik sammu tegemiseks. See kehtib ka juhul, kui teade on saabunud anonüümselt: just siis on iga detail, mida te teate, eriti tundlik, sest teataja ise ei saa enam kontrollida, mis sellest teabest saab.
Kas soovite teada, kuidas teie organisatsioon selles osas välja näeb ja kas meldmisprotseduur, mida te praegu kasutate, juba kattab need riskid? Tehke tasuta kontroll mõne küsimuse järgi, või lugege edasi teadmusbaasist muude sammude kohta teatise käitlemisest.