Cea mai frecventă greșeală în protejarea identității unui denunțător este că cercul persoanelor care citesc sau vorbesc despre cazul devine mai mare decât este necesar. Nu din rea voință, ci pentru că un superior trebuie să fie informat, un coleg din HR urmărește, sau un raport este partajat mai larg decât intenționat. În acel moment, identitatea nu mai este cunoscută doar de persoana care tratează cazul, și exact aceasta este ceea ce protecția unui denunțător trebuie să prevină.
Soluția nu constă în tehnică complicată, ci în disciplină: documentarea cine are acces la o denunțare și neutinderea acestui cerc fără motiv. Cine reglementează aceasta ca parte permanentă a procedurii, evită cea mai mare parte a problemelor enumerate mai jos.
Unde se greșește: cercul persoanelor implicate
O denunțare nu vine adesea în gol. Persoana care tratează cazul dorește sfaturi, un superior trebuie uneori să rezolve ceva, și un coleg este întrebat despre un fapt. La fiecare pas, denunțarea devine puțin mai puțin confidențială. Riscul nu se află într-o singură decizie, ci în acumularea deciziilor: cinci persoane care fiecare știu puțin, pot reconstrui împreună întreaga imagine.
Un exemplu frecvent este superiorul angajatului implicat, care este informat pentru că trebuie organizat ceva, de exemplu o ajustare temporară a sarcinilor. Acel superior primește adesea mai multe informații decât este necesar, inclusiv detalii care fac denunțătorul recunoscibil.
Unde se greșește: detalii care permit identificare în dosar
Chiar și fără ca un nume să fie menționat, o denunțare poate fi identificabilă. O funcție, un departament, un moment și un eveniment pot fi suficiente pentru a ști cine este denunțătorul, mai ales într-o echipă mai mică. Cine partajează un rezumat cu o terță parte, de exemplu un consultant sau un administrator, trebuie deci nu doar să omită numele, ci și să se gândească la ceea ce combinația de detalii dezvăluie.
Unde se greșește: informații verbale "în confidență"
O a treia sursă de greșeli este de natură informală: cineva partajează ceva "între noi" cu un coleg, pentru că conversația o cere sau pentru că presiunea de a da explicații este mare. Se simte inofensiv, dar protecția unui denunțător se aplică la fel de bine pentru informații verbale ca și pentru un dosar pe hârtie sau într-un sistem. O singură conversație informală poate dăuna încrederii în întregul canal de raportare, chiar dacă denunțarea în sine este tratată corect.
Cum evitați aceasta
Esența este o regulă fixă: cine nu are rol în tratarea cazului, nu primește acces la denunțare și nici nume. Aceasta se aplică superiorilor, colegilor și, de asemenea, administrației, cu excepția cazului în care există un motiv concret pentru a-i implica. Atunci când informația trebuie totuși partajată, de exemplu pentru a putea lua o măsură, aceasta este decuplată cât mai mult posibil de identitatea denunțătorului.
Un mediu de tratare a cazurilor care documentează pe rol cine poate vedea ce, ajută la menținerea acestei discipline fără ca să trebuiască să reflectați zilnic asupra acesteia. Cine nu are încă un mediu de tratare fix, poate consulta în baza de cunoștințe cum o procedură de raportare reglementează aceasta de obicei. De asemenea, este bine să știți în prealabil cum sunt protejate tehnic datele, de exemplu cine la platforma în sine are acces la o denunțare; aceasta este descrisă pe pagina despre cum sunt asigurate datele cu caracter personal și denunțările.
Ce înseamnă aceasta pentru persoana care tratează cazul
Ca și persoană responsabilă de gestionare, sunteți adesea singurul care are imaginea completă, și aceasta este exact scopul. Dacă vă îndoiți dacă altcineva poate fi informat, alegeți mai puțin în loc de mai mult și partajați doar ceea ce este necesar pentru a face un pas. Aceasta se aplică și atunci când o denunțare a fost depusă anonim: tocmai atunci, fiecare detaliu pe care îl cunoașteți este extra sensibil, deoarece denunțătorul însuși nu mai are control asupra a ceea ce se întâmplă cu aceste informații.
Doriți să știți cum se situează organizația dvs. din acest punct de vedere și dacă procedura de gestionare a denunțărilor pe care o utilizați în prezent acoperi deja aceste riscuri? Efectuați verificarea gratuită în câteva întrebări, sau citiți mai departe în baza de cunoștințe despre ceilalți pași în gestionarea unei denunțări.