Biežākā kļūda, aizsardzot ziņotāja identitāti, ir tā, ka cilvēku loks, kas līdzseko vai piedalās sarunā, kļūst lielāks nekā nepieciešams. Ne no ļauna, bet tāpēc, ka vadītājs tiek iepazīstināts, HR kolēģis pieņem vienu, vai pārskats tiek dalīts plašāk nekā paredzēts. Šajā brīdī identitāte vairs nav zināma tikai apstrādes personai, un tas ir tieši tas, ko ziņotāja aizsardzība ir jānovērš.
Risinājums nav sarežģītā tehnikā, bet disciplīnā: noteikt, kam ir piekļuve ziņojumam, un nepaplašināt šo loku bez iemesla. Ja to iestata kā neatņemamu procedūras daļu, tiek novērstas lielākās problēmas, kas uzskaitītas turpmāk.
Kur tas nomirst: iesaistīto personu loks
Ziņojums bieži vien nenonāk vakuumā. Apstrādes persona vēlas konsultāciju, vadītājam dažkārt kaut kas jāsakārto, un kolēģim tiek jautāts par faktu. Katrā posmā ziņojums kļūst mazāk konfidenciāls. Risks neslēpjas vienā lēmumā, bet summā: pieci cilvēki, kas katrs kaut ko maz zina, kopā var pārbūvēt veselu attēlu.
Bieži sastopams piemērs ir iesaistītā darbinieka vadītājs, kuram tiek informēts, jo kaut kas jāorganizē, piemēram, īslaicīga uzdevumu pārrīkošana. Šis vadītājs tad bieži saņem vairāk informācijas nekā nepieciešams, ieskaitant detaļas, kas padara ziņotāju atpazīstamu.
Kur tas nomirt: identificējami detaļi failā
Pat bez vārda norādīšanas ziņojums var būt identificējams. Funkcija, departaments, laiks un notikums kopā var būt pietiekami, lai uzzinātu, kurš ir ziņotājs, īpaši mazākā komandā. Tas, kurš dalās kopsavilkumā ar trešo pusi, piemēram, konsultantu vai vadību, ne tikai nedrīkst izlaist vārdu, bet arī jādomā par to, ko detaļu kombinācija atklāj.
Kur tas nomirt: mutvārdu informācija "uzticībā"
Trešais kļūdu avots ir neformāls: kāds dalās kaut ko "vienkārši starp mums" ar kolēģi, jo saruna to prasa vai jo spiediens izskaidrojumam ir liels. Tas jūtas nevainas, bet ziņotāja aizsardzība attiecas tikpat labi uz mutvārdu informāciju kā uz failu uz papīra vai sistēmā. Viena atsevišķa saruna var kaitēt uzticībai visam paziņošanas kanālam, pat ja pats ziņojums tiek turpmāk pareizi apstrādāts.
Kā to novērst
Būtība ir pastāvīgs noteikums: tas, kurš nav iesaistīts apstrādē, neiegūst piekļuvi ziņojumam un vārdam. Tas attiecas uz vadītājiem, uz kolēģiem un arī uz padomi, ja vien nav konkrēta iemesla viņus iesaistīt. Ja informācija joprojām jādalās, piemēram, lai varētu veikt pasākumu, tā tiek pēc iespējas atdalīta no ziņotāja identitātes.
Apstrādes vide, kas pa lomai nosaka, kas drīkst redzēt, palīdz šo disciplīnu saglabāt, nedomājot par to katru dienu. Tiem, kam vēl nav noturīgas apstrādes vides, var zinātnē izlasīt, kā paziņošanas procedūra to parasti regulē. Ir arī labi uzzināt iepriekš, kā dati ir tehniski aizsargāti, piemēram, kurš platformas līmenī piekļūst ziņojumam; tas ir aprakstīts lapā par kā personas dati un ziņojumi tiek aizsargāti.
Ko tas nozīmē apstrādes personai
Kā darbinieka sūdzību apstrādātājs, jūs bieži esat vienīgais, kuram ir pilnīgs priekšstats, un tieši tas ir paredzēts. Ja jums ir šaubas par to, vai kādu citu personu drīkst informēt, tad dodieties ar mazāku informācijas apjomu un kopīgojiet tikai to, kas nepieciešams, lai veiktu nākamo soli. Tas attiecas arī uz gadījumiem, kad sūdzība ir saņemta anonīmi: tieši tad katra jūsu zināmā detaļa ir īpaši sensitīva, jo sūdzības iesniedzējam vairs nav kontroles pār to, kas ar šo informāciju notiek.
Vai vēlaties uzzināt, kā jūsu organizācija šajā jautājumā ir situēta un vai jūsu pašreizējā sūdzību iesniegšanas procedūra jau sedz šos riskus? Veiciet bezmaksas pārbaudi, uzdodot dažus jautājumus, vai turpinājiet lasīt tīmekļa bāzes rakstus par citiem sūdzības apstrādes etapiem.