Najczęstszy błąd w ochronie tożsamości zgłaszającego polega na tym, że liczba osób, które przeczytują zgłoszenie lub je omawiają, staje się większa niż to konieczne. Nie z złej woli, ale dlatego, że przełożony jest informowany, pracownik działu zasobów ludzkich przygląda się sprawie, lub raport zostaje udostępniony szerzej niż zamierzono. W tym momencie tożsamość zgłaszającego nie jest już znana tylko osobie odpowiadającej za rozpatrzenie sprawy, a to jest dokładnie to, czemu ma zapobiec ochrona zgłaszającego.
Rozwiązanie nie leży w skomplikowanej technice, ale w dyscyplinie: określenie, kto ma dostęp do zgłoszenia, i nierozszerzanie tego kręgu bez powodu. Jeśli ktoś ustanowi to jako stały element procedury, zapobiegnie większości problemów wymienionych poniżej.
Gdzie dochodzi do problemów: kręg zaangażowanych osób
Zgłoszenie często nie trafia do próżni. Osoba odpowiadająca za rozpatrzenie sprawy chce porady, przełożony czasami musi coś zorganizować, a pracownik zostaje poproszony o faktyczne informacje. Z każdym krokiem zgłoszenie staje się mniej poufne. Ryzyko nie leży w jednej decyzji, ale w sumie: pięć osób, które każda wie trochę, może razem zrekonstruować całą sytuację.
Częstym przykładem jest przełożony pracownika, którego to dotyczy, który zostaje poinformowany, ponieważ trzeba coś zorganizować, na przykład czasowe zmianę zadań. Ten przełożony otrzymuje wówczas często więcej informacji niż to konieczne, w tym szczegóły, które czynią zgłaszającego rozpoznawalnym.
Gdzie dochodzi do problemów: szczegóły, które mogą prowadzić do ustalenia tożsamości w aktach
Nawet bez podania nazwiska zgłoszenie może być identyfikowalne. Stanowisko, dział, czas i zdarzenie razem mogą być wystarczające, aby wiedzieć, kim jest zgłaszający, zwłaszcza w mniejszym zespole. Ktoś, kto udostępnia streszczenie stronie trzeciej, na przykład doradcy lub kierownictwu, musi więc nie tylko pominąć nazwisko, ale także zastanowić się, co ujawnia kombinacja szczegółów.
Gdzie dochodzi do problemów: informacje ustne "w zaufaniu"
Trzecie źródło błędów to charakter nieformalny: ktoś dzieli coś "między nami" z kolegą, ponieważ rozmowa na to pozwala lub ponieważ nacisk na wyjaśnienia jest duży. To wydaje się niewinnne, ale ochrona zgłaszającego ma zastosowanie zarówno do informacji ustnych, jak i do akt na papierze lub w systemie. Jedna niezawiązana rozmowa może uszkodzić zaufanie do całego kanału zgłaszania, nawet jeśli sama sprawa jest później obsługiwana prawidłowo.
Jak temu zapobiec
Jądrem jest stała reguła: kto nie ma roli w rozpatrzeniu sprawy, nie ma dostępu do zgłoszenia i nie dowiaduje się o nazwiskach. Dotyczy to przełożonych, kolegów z pracy i także kierownictwa, chyba że istnieje konkretny powód, aby ich zaangażować. Tam, gdzie informacje muszą być udostępniane, na przykład aby móc podjąć środek, informacje te są w możliwie największym stopniu oddzielone od tożsamości zgłaszającego.
Środowisko obsługi, które na podstawie roli określa, kto co może widzieć, pomaga utrzymać tę dyscyplinę bez konieczności codziennego myślenia o tym. Osoby, które nie mają jeszcze stałego środowiska obsługi, mogą w bazie wiedzy przeczytać, jak procedura zgłaszania zazwyczaj to reguluje. Dobrze jest również wcześniej wiedzieć, jak dane są chronione technicznie, na przykład kto na samej platformie ma dostęp do zgłoszenia; opisane jest to na stronie poświęconej sposobowi zabezpieczenia danych osobowych i zgłoszeń.
Co to oznacza dla osoby odpowiadającej za rozpatrzenie sprawy
Jako osoba zajmująca się obsługą zgłoszenia, często tylko Pan/Pani posiada pełny obraz sytuacji, a to jest dokładnie zamierzone. Jeśli wątpi Pan/Pani, czy można poinformować kogoś innego, wybierz mniej zamiast więcej i udostępnij tylko to, co jest niezbędne, aby podjąć następny krok. Dotyczy to również sytuacji, gdy zgłoszenie wpłynęło anonimowo: właśnie wtedy każdy szczegół, który Pan/Pani zna, jest szczególnie wrażliwy, ponieważ zgłaszający nie ma już kontroli nad tym, co będzie się dziać z tymi informacjami.
Chce Pan/Pani wiedzieć, jak sytuacja wygląda w Pana/Pani organizacji w tej kwestii, czy procedura obsługi zgłoszeń, którą Pan/Pani stosuje, już obejmuje te zagrożenia? Wykonaj bezpłatne sprawdzenie w kilka pytań, lub czytaj dalej w bazie wiedzy na temat innych kroków związanych z obsługą zgłoszenia.