A jelzésadó személyazonosságának védelme során leggyakoribb hiba az, hogy az adott bejelentéshez hozzáféréssel rendelkező emberek köre nagyobbá válik, mint szükséges. Nem gonosz szándékból, hanem azért, mert egy vezető tájékoztatást kap, a HR egy munkatársa követ, vagy egy jelentés tágabban kerül megosztásra, mint szándékoztak. Ebben a pillanatban a személyazonosság már nem csak a kezelő számára ismeretes, és ez pontosan az, amit a jelzésadó személyazonosságának védelme meg kell, hogy előzzön.
A megoldás nem bonyolult technikában van, hanem a fegyelmezettségben: rögzítse, hogy ki férkőzhet hozzá egy bejelentéshez, és ne bővítse ezt a kört indok nélkül. Aki ezt az eljárás állandó részeként szervezi meg, elkerüli a problémák nagyobb részét, amelyeket alább felsorolunk.
Hol romlik el: az érintett személyek köre
Egy bejelentés gyakran nem vakuumban érkezik be. A kezelő tanácsot szeretne, egy vezetőnek néha valamit intéznie kell, és egy munkatárstól egy tény után kutatnak. Minden lépésnél a bejelentés egy kissé kevésbé válik bizalmasnak. A kockázat nem egy döntésben van, hanem az összegzésben: öt ember, akik mindegyike egy kicsit tudnak, együtt az egész képet rekonstruálhatják.
Egy gyakori eset az érintett munkavállaló vezetője, akit azért tájékoztatnak, mert valamit meg kell szervezni, például feladatok ideiglenes módosítása. Ez a vezető gyakran többet hall a szükségesnél, beleértve azokat a részleteket, amelyek a jelzésadót felismerhetővé teszik.
Hol romlik el: visszavezethető részletek az aktában
Még akkor is, ha egy nevet nem említenek meg, egy bejelentés visszavezethető lehet. Egy pozíció, egy osztály, egy időpont és egy esemény együtt elegendő lehet ahhoz, hogy tudjuk, ki a jelzésadó, különösen egy kisebb csapatban. Aki egy összefoglalót oszt meg egy harmadik féllel, például egy tanácsadóval vagy egy vezérigazgatóval, nem csak a nevet kell, hogy elhagyja, hanem azt is meg kell gondolnia, hogy a részletek kombinációja mit árul el.
Ahol hiba történik: szóbeli információ "bizalmasan"
A harmadik hibaforrás az informális kommunikáció: valaki "csak közöttünk maradjon" megosztja egy kollégájával valamit, mert a beszélgetés ezt igényli, vagy nagy a nyomás a magyarázat megadására. Ez ártalmatlannak tűnik, de a bejelentő védelme ugyanúgy vonatkozik a szóbeli információra, mint egy papíralapú vagy rendszerbeli dosszié esetén. Egyetlen beszélgetés is károsíthatja az egész bejelentési csatorna iránti bizalmat, még akkor is, ha maga a bejelentést továbbá helyesen kezelik.
Hogyan kerülheti el
Az alapelv egy rögzített szabály: aki nincs szerepe a kezelésben, nem kap hozzáférést a bejelentéshez és a nevekhez sem. Ez vonatkozik a vezetőkre, a kollégákra, és a vezetőségre is, hacsak nincsen konkrét oka bevonásuknak. Ahol az információt meg kell osztani, például egy intézkedés meghozatalához, azt amennyire csak lehetséges leválasztják a bejelentő személyazonosságáról.
Az a kezelési környezet, amely szerepenkénti alapon rögzíti, hogy ki mit láthat, segít ennek a fegyelemnek az fenntartásában anélkül, hogy naponta erre kellene gondolnia. Akinek még nincs rögzített kezelési környezete, tájékozódhat a tudásbázisban arról, hogy egy bejelentési eljárás ezt általában hogyan szabályozza. Jó az is, ha előzetesen tudja, hogy az adatok technikailag hogyan vannak védve, például ki férhet hozzá az adott bejelentéshez a platform szintjén; ezt az az adatvédelem és a bejelentések biztosításával kapcsolatos lapon.
írják le. Mi ez jelentése a kezelő szempontjából
Kezelőként gyakran Ön az egyetlen, aki teljes képet lát, és ez pontosan a cél. Ha kétségei vannak abban, hogy valakit tájékoztatni szabad-e, akkor válasszon kevesebbet a helyett, hogy többet adjon meg, és csak annyit ossza meg, amennyi szükséges egy lépés megtételéhez. Ez akkor is vonatkozik, amikor egy bejelentés név nélkül érkezik: ebben az esetben minden olyan részlet, amelyet Ön ismer, különösen érzékeny, mivel a bejelentő maga már nem rendelkezik kontrollon azon, hogy mit történik az információval.
Szeretné megtudni, hogy szervezete ezen a ponton milyen helyzetben van, és hogy az Ön által jelenleg alkalmazott bejelentési eljárás már lefedi ezeket a kockázatokat? Végezze el az ingyenes ellenőrzést néhány kérdésben, vagy olvasson tovább a tudástárban a bejelentés kezeléséhez szükséges egyéb lépésekről.