L'errore più frequente nella protezione dell'identità del segnalante è che il cerchio di persone che leggono o discutono la segnalazione diventa più ampio del necessario. Non per cattiva volontà, ma perché un superiore viene informato, un collega delle risorse umane dà un'occhiata, o un rapporto viene condiviso più ampiamente del previsto. A quel punto, l'identità non è più nota solo al responsabile del trattamento, ed è esattamente quello che la protezione del segnalante deve evitare.
La soluzione non sta in tecniche complicate, ma nella disciplina: documentare chi ha accesso a una segnalazione e non allargare quel cerchio senza motivo. Chi lo organizza come parte fissa della procedura, evita la maggior parte dei problemi elencati di seguito.
Dove va storto: il cerchio delle persone coinvolte
Una segnalazione spesso non arriva nel vuoto. Il responsabile del trattamento vuole un consiglio, un superiore a volte deve organizzare qualcosa, e un collega viene chiesto di verificare un fatto. Ad ogni passo la segnalazione diventa un po' meno riservata. Il rischio non sta in una decisione, ma nella somma: cinque persone che ognuna sa un piccolo pezzo, insieme possono ricostruire l'intero quadro.
Un esempio frequente è il superiore del dipendente coinvolto che viene informato perché deve organizzare qualcosa, ad esempio un adattamento temporaneo delle mansioni. Quel superiore riceve spesso più informazioni del necessario, inclusi dettagli che rendono riconoscibile il segnalante.
Dove va storto: dettagli identificabili nel fascicolo
Anche senza che venga fatto un nome, una segnalazione può essere identificabile. Una qualifica, un reparto, un orario e un evento insieme possono essere sufficienti per sapere chi è il segnalante, specialmente in un team più piccolo. Chi condivide un riassunto con una terza parte, ad esempio un consulente o un dirigente, quindi non deve solo omettere il nome ma anche riflettere su ciò che la combinazione di dettagli rivela.
Dove va storto: informazioni verbali "in confidenza"
Una terza fonte di errori è informale: qualcuno condivide qualcosa "fra noi" con un collega, perché la conversazione lo richiede o perché la pressione di dare spiegazioni è forte. Sembra innocuo, ma la protezione del segnalante si applica altrettanto alle informazioni verbali quanto a un fascicolo su carta o in un sistema. Una conversazione isolata può danneggiare la fiducia nell'intero canale di segnalazione, anche se la segnalazione stessa viene altrimenti trattata correttamente.
Come evitarlo
Il nocciolo è una regola fissa: chi non ha un ruolo nel trattamento, non ha accesso alla segnalazione e nessun nome. Questo vale per i superiori, per i colleghi, e anche per la dirigenza, a meno che non ci sia un motivo concreto per coinvolgerli. Quando le informazioni devono essere condivise, ad esempio per poter adottare una misura, vengono separate il più possibile dall'identità del segnalante.
Un ambiente di trattamento che documenti per ruolo chi può vedere cosa, aiuta a mantenere questa disciplina senza dover riflettere su questo quotidianamente. Chi non ha ancora un ambiente di trattamento fisso, può consultare la banca dati per leggere come una procedura di segnalazione di solito lo regola. È anche bene sapere in anticipo come i dati vengono protetti tecnicamente, ad esempio chi ha accesso a una segnalazione presso la piattaforma stessa; questo è descritto nella pagina su come i dati personali e le segnalazioni sono protetti.
Cosa significa questo per il responsabile del trattamento
In qualità di responsabile del procedimento, spesso siete l'unica persona che ha il quadro completo, e questo è esattamente lo scopo. Se duitate se qualcun altro debba essere informato, scegliete di comunicare meno piuttosto che più, e condividete solo ciò che è necessario per compiere un passo avanti. Lo stesso vale quando una segnalazione è pervenuta in forma anonima: proprio in questo caso ogni dettaglio che conoscete è particolarmente sensibile, perché il segnalatore non ha più alcun controllo su ciò che accade a queste informazioni.
Volete sapere in che situazione si trova la vostra organizzazione su questo punto, e se la procedura per la gestione delle segnalazioni che attualmente utilizzate copre già questi rischi? Fate il controllo gratuito in poche domande, oppure continuate a leggere nella knowledge base sugli altri step della gestione di una segnalazione.