El error más común al proteger la identidad de quien presenta una denuncia es que el círculo de personas que lee o participa se vuelve más grande de lo necesario. No por mala intención, sino porque se informa a un responsable, un colega de Recursos Humanos participa, o un informe se comparte más ampliamente de lo previsto. En ese momento, la identidad ya no es conocida solo por quien trata la denuncia, y eso es precisamente lo que la protección de quien presenta una denuncia debe evitar.
La solución no está en técnicas complicadas, sino en disciplina: documentar quién tiene acceso a una denuncia y no ampliar ese círculo sin razón. Quien establece esto como parte fija del procedimiento evita la mayoría de los problemas que se describen a continuación.
Dónde van mal las cosas: el círculo de personas implicadas
Una denuncia a menudo no llega en el vacío. Quien la trata desea consejo, un responsable a veces debe organizar algo, y se pide a un colega un dato. En cada paso, la denuncia se vuelve un poco menos confidencial. El riesgo no está en una decisión, sino en la suma: cinco personas que cada una saben un poco, juntas pueden reconstruir el cuadro completo.
Un ejemplo frecuente es el responsable del empleado afectado que es informado porque algo debe organizarse, por ejemplo una adaptación temporal de tareas. Ese responsable a menudo recibe más información de la necesaria, incluidos detalles que hacen identificable a quien presenta la denuncia.
Dónde van mal las cosas: detalles identificables en el expediente
Incluso sin que se mencione un nombre, una denuncia puede ser identificable. Una función, un departamento, una hora y un evento juntos pueden ser suficientes para saber quién presenta la denuncia, especialmente en un equipo más pequeño. Quien comparte un resumen con un tercero, por ejemplo un asesor o un directivo, no debe solo omitir el nombre sino también pensar en lo que la combinación de detalles revela.
Dónde van mal las cosas: información oral "en confianza"
Una tercera fuente de errores es informal: alguien comparte algo "entre nosotros" con un colega, porque la conversación lo requiere o porque la presión de dar explicaciones es grande. Parece inofensivo, pero la protección de quien presenta una denuncia se aplica tanto a la información oral como a un expediente en papel o en un sistema. Una conversación suelta puede dañar la confianza en todo el canal de denuncia, incluso si la denuncia en sí se trata correctamente.
Cómo evitarlo
Lo esencial es una regla fija: quien no tenga un papel en el tratamiento no obtiene acceso a la denuncia ni a nombres. Esto aplica a responsables, colegas y también a la junta directiva, a menos que haya una razón concreta para implicarlos. Donde la información debe compartirse, por ejemplo para poder tomar una medida, se desvincula tanto como sea posible de la identidad de quien presenta la denuncia.
Un entorno de tratamiento que establece por rol quién puede ver qué ayuda a mantener esta disciplina sin que tenga que reflexionar sobre ella diariamente. Quien aún no tiene un entorno de tratamiento fijo puede consultar en la base de conocimientos cómo un procedimiento de denuncia normalmente lo regula. También es bueno saber de antemano cómo se protegen técnicamente los datos, por ejemplo quién en la plataforma misma tiene acceso a una denuncia; esto se describe en la página sobre cómo se protegen los datos personales y las denuncias.
Lo que esto significa para quien trata la denuncia
Como responsable del tratamiento, a menudo es usted el único que tiene la imagen completa, y es exactamente la intención. Si duda sobre si alguien más debe ser informado, opte por menos en lugar de más, y comparta solo lo necesario para dar un paso. Esto también se aplica cuando una denuncia ha llegado de forma anónima: precisamente entonces cada detalle que usted conoce es especialmente sensible, porque el denunciante ya no tiene control sobre qué ocurre con esa información.
¿Desea saber en qué situación se encuentra su organización en este aspecto, y si el procedimiento de denuncias que actualmente utiliza ya cubre estos riesgos? Realice la comprobación gratuita en unas pocas preguntas, o continúe leyendo en la base de conocimientos sobre los demás pasos en el tratamiento de una denuncia.