За да направите възможно анонимното докладване, ви трябват четири вида документи: процедура за докладване, в която анонимното докладване е явно описано, работна инструкция за лицето, отговорно за обработката, относно начина на работа с анонимни докладвания, документирана регистрация на техническите и организационни гаранции около канала за докладвания, и информация за служителите, която обяснява какво означава анонимното докладване на практика.
Частта, която най-често липсва по този въпрос, е третата: документираното описание на точния начин, по който се гарантира анонимността. Процедура, която казва, че анонимното докладване е възможно, не е същото като процедура, която описва, че IP адресите не се регистрират, че гласовите записи не се съхраняват по начин, чрез който да е възможно установяване на самоличност, и че лицето, отговорно за обработката, не предприема опити да установи идентичност на докладчика. Точно този детайл прави разликата между обещание на хартия и работеща гаранция.
Самата процедура за докладване
Процедурата за докладване е основният документ. В него се указва, че служител може да избере между писмено и устно докладване, и че и двата начина също могат да бъдат напълно анонимни. Обичайно е процедурата да указва също какво се случва, ако докладчик по-късно желае да поделя своята идентичност, и как може да се върне с кодов номер без да се налага да се представи. Без това уточнение остава неясно дали анонимното докладване е право или привилегия.
Работната инструкция за лицето, отговорно за обработката
Лицето, отговорно за обработката, получава своята собствена роля веднага след получаването на докладване, и при анонимно докладване се прилагат различни правила в сравнение с докладване с име. Работна инструкция определя, че лицето, отговорно за обработката, задава въпроси на докладчика единствено чрез самия канал, че не търси активно указания относно това кой е докладчикът, и как може да продължи да комуникира с докладчика относно хода на производството. Тази инструкция не трябва да се предава само устно, а трябва да бъде документирана писмено, макар само защото лицата, отговорни за обработката, се сменят.
Документирана регистрация на техническите гаранции
Това е документът, който прави най-голяма разлика. В него се описва кои данни се регистрират или не се регистрират от канала за докладвания при анонимно докладване: без данни на подателя, без данни за идентичност на метаданните при устно докладване, и ясно уточнение кой има достъп до кои данни. За организации, които използват външна платформа за тази цел, обичайно е тези гаранции да могат също да бъдат намерени в информацията на самия доставчик. По този начин можете да проверите как данните се защитават технически прочетете как това е организирано при разместен канал.
Информацията за служителите
Служителите трябва да знаят, че анонимното докладване е възможно, но също и какво означава то конкретно: че не е необходимо да създават профил, че могат да се върнат с кодов номер, за да отговорят на въпроси, и че могат да поделят своето име в произволен момент, ако желаят. Това обяснение трябва да бъде включено в информационния пакет, който се изпраща на служителите, и често се третира отделно от вътрешната процедура, точно защото служителите имат нужда от различен тон и по-кратък текст от официално уредбата.
Защо този детайл толкова често се проваля
На практика анонимното докладване често се отбелязва само като функция: каналът предлага опцията, следователно е уредено. Въпросът, който остава недостатъчно обсъден, е дали организацията може също да докаже, че анонимността не е случайно нарушена, например защото записано устно докладване все още съдържа разпознаваем глас, или защото вътрешните IT-дневници оставят следи. Това не е юридически въпрос, а организационен, и документирането му трябва да бъде стандартна част от набора от документи, а не второстепенен вопрос.
Искате ли да видите за вашата собствена организация кои документи вече са готови и кои все още липсват? С няколко въпроса виждате веднага в каква позиция се намирате и в знаниевата база ще намерите темите разработени по ситуация. Който желае да знае откъде идва информацията на този платформ, го чита обратно чрез обяснение на методологията.