Anoniimse teatamise võimaldamiseks on teil vaja nelja liiki dokumente: teatamiskord, milles anoniimne teataamine on selgesõnaliselt kirjeldatud, tööjuhis käsitlejale anoniimse teatamise käsitlemise kohta, tehnilist ja organisatsioonilisi garantiisid teatamiskanali ümber fikseeriv dokument ning teave töötajatele, mis seletab, mida anoniimne teataamine praktikas tähendab.
Osa, mis selles valdkonnas kõige sagedamini puudub, on kolmas: dokumentatsioon sellest, kuidas anonüümsust täpselt tagatakse. Kord, mis ütleb, et anoniimne teataamine on võimalik, ei ole sama, mis kord, mis kirjeldab, et IP-aadresse ei logita, helisalvestusi ei salvestata jälgitaval viisil ja käsitleja ei tee üritusi teataja identiteedi väljaselgitamiseks. Just see detail teeb vahe lubaduse ja tegeliku garantii vahel.
Teatamiskord ise
Teatamiskord on alusdokument. Selles kirjeldatakse, et töötaja saab valida kirjaliku ja suulise teatamise vahel ning et mõlemad viisid võivad olla täielikult anoniimsed. Tavaliselt märgib kord ka ära, mis juhtub, kui teataja soovib hiljem siiski oma identiteeti avaldada, ja kuidas ta koodi abil naasta saab ilma end tutvustamata. Ilma selle märkuseta jääb unkski, kas anoniimne teataamine on õigus või eriõigus.
Käsitlejale mõeldud tööjuhis
Käsitleja saab eraldiseisva rolli kohe, kui teade saabub, ja anoniimse teatamise puhul kehtivad teised reeglid kui nimetatud teatamise puhul. Tööjuhis sätestab, et käsitleja esitab küsimusi teatajale ainult kanali kaudu, et ta ei otsita aktiivselt vihjeid teataja isikust ja kuidas ta siiski teatajaga progressist saab suhelda. See juhis ei tohiks olla ainult suuliselt edastatud, vaid kirjalikult fikseeritud, vähemalt seetõttu, et käsitlejad vahetuvad.
Tehnilistest garantiidest kinnipidamise dokumentatsioon
See on dokument, mis teeb kõige suurema erinevuse. Siin kirjeldatakse, millised andmed teatamiskanal anoniimse teatamise puhul salvestab ja ei salvesta: puuduvad saatja andmed, jälgitav metaandmed helisalvestuse puhul puuduvad, ja selge kokkulepe selle kohta, kellel on juurdepääs millisele andmetele. Organisatsioonide jaoks, kes kasutavad selleks välist platvormi, on tavapäraselt need garantiid leitavad ka pakkuja enda teabest. Nii saate kontrollida, kuidas andmeid tehniliselt kaitstakse lugeda, kuidas see majutatud kanali puhul on korrastatud.
Teave töötajatele
Töötajad peavad teadma, et anoniimne teataamine on võimalik, kuid ka seda, mida see praktikas tähendab: et neil pole vaja kontot luua, et nad saavad koodi abil naasta küsimustele vastamiseks ja et nad saavad igal ajal oma nime jagada, kui soovivad. See seletus peaks olema teabepakis, mis töötajatele läheb, ja sageli käsitletakse seda eraldi sisemisest korrast, just sellepärast, et töötajad vajavad teistsugust tüüpi ja lühematest selgitustest kui ametlik korraldus.
Miks see detail nii tihti valesti läheb
Praktikas märgitakse anonüümset teatamist sageli lihtsalt funktsioonina välja: kanal pakub võimalust, seega on asi korraldatud. Kuid küsimus, mis jääb tähelepanuta, on see, kas organisatsioon saab ka tõendada, et seda anonüümsust ei murreta juhuslikult – näiteks seetõttu, et helina salvestusse jäänud teatamine sisaldab ikkagi äratuntavat häält, või seetõttu, et sisemised IT-logid jätavad siiski jälgi. See ei ole juriidiline küsimus, vaid organisatsiooniga seotud küsimus, ja selle dokumenteerimine peaks kuuluma standardselt dokumentidesse, mitte kõrvalküsimusena.
Kas soovite näha, millised dokumendid on teie organisatsioonile juba valmis ja millised veel puuduvad? Paar küsimusega näete kohe, kus te seisate ja teadmusbaasis leiate teemad iga olukorra jaoks välja töötatud. Kes soovib teada, kust selle platvormi teave pärit on, loeb selle tagasi kaudu töötamise selgitus.