Aby umożliwić anonimowe zgłoszenia, potrzebujesz czterech rodzajów dokumentów: procedury zgłaszania, w której anonimowe zgłoszenia są wyraźnie opisane, instrukcji roboczej dla osoby obsługującej dotyczącej sposobu postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi, dokumentacji zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych wokół kanału zgłoszeń oraz informacji dla pracowników wyjaśniającej, co w praktyce oznacza anonimowe zgłoszenie.
Część, która najczęściej brakuje w tym obszarze, to trzecia: dokumentacja dotycząca tego, w jaki sposób dokładnie zapewniana jest anonimowość. Procedura stwierdzająca, że anonimowe zgłoszenia są możliwe, to nie to samo co procedura opisująca, że adresy IP nie są rejestrowane, że nagrania głosu nie są przechowywane w sposób, który można powiązać ze zgłaszającym, i że osoba obsługująca nie podejmuje prób ustalenia tożsamości zgłaszającego. To właśnie ten szczegół stanowi różnicę między obietnicą na papierze a rzeczywistą gwarancją.
Sama procedura zgłaszania
Procedura zgłaszania jest dokumentem podstawowym. Zawiera informację, że pracownik może wybrać między zgłoszeniem pisemnym i ustnym, i że oba sposoby mogą być całkowicie anonimowe. Zazwyczaj procedura zawiera również informacje o tym, co się dzieje, jeśli zgłaszający chce później ujawnić swoją tożsamość, i jak może wrócić za pomocą kodu sprawy bez konieczności się ujawniania. Bez tego zastrzeżenia pozostaje niejasne, czy anonimowe zgłoszenie jest prawem czy przywilejem.
Instrukcja robocza dla osoby obsługującej
Osoba obsługująca przejmuje szczególną rolę, gdy tylko zgłoszenie wpłynie, a w przypadku zgłoszenia anonimowego obowiązują inne zasady niż w przypadku zgłoszenia ze wskazaniem nazwiska. Instrukcja robocza określa, że osoba obsługująca zadaje pytania zgłaszającemu wyłącznie za pośrednictwem samego kanału, że nie aktywnie szuka wskazówek dotyczących tożsamości zgłaszającego, i jak mimo to może komunikować się ze zgłaszającym na temat postępu. Instrukcja ta nie powinna być jedynie przekazywana ustnie, ale powinna być udokumentowana na piśmie, choćby dlatego, że pracownicy się zmieniają.
Dokumentacja zabezpieczeń technicznych
To jest dokument, który robi największą różnicę. Zawiera opis tego, które dane kanał zgłoszeń rejestruje, a które nie rejestruje w przypadku zgłoszenia anonimowego: brak danych nadawcy, brak możliwości identyfikacji metadanych w nagraniu ustnym, i jasne porozumienie dotyczące tego, kto ma dostęp do jakich danych. W przypadku organizacji korzystających z zewnętrznej platformy, zwyczajowo te zabezpieczenia można również znaleźć w informacjach dostarczonych przez samego dostawcę. W ten sposób możesz sprawdzić, w jaki sposób dane są technicznie chronione przeczytać, jak jest to zorganizowane w kanale hostowanym.
Informacje dla pracowników
Pracownicy powinni wiedzieć, że anonimowe zgłoszenia są możliwe, ale także co to konkretnie oznacza: że nie muszą tworzyć konta, że mogą wrócić za pomocą kodu sprawy, aby odpowiedzieć na pytania, i że mogą w każdej chwili zdecydować się na ujawnienie swojego nazwiska, jeśli będą tego chcieć. To wyjaśnienie powinno znaleźć się w pakiecie informacji trafiającym do pracowników i często jest rozpatrywane oddzielnie od procedury wewnętrznej, właśnie dlatego, że pracownicy potrzebują innego tonu i krótszego dokumentu niż regulacja formalna.
Dlaczego ten szczegół tak często nie powiada się
W praktyce anonimowe zgłaszanie jest często traktowane jako funkcja do zaznaczenia: kanał oferuje tę opcję, więc sprawa jest rozwiązana. Pytanie, które pozostaje niedostatecznie uwzględniane, dotyczy tego, czy organizacja może wykazać, że ta anonimowość nie zostaje przypadkowo naruszona, na przykład dlatego, że nagrane zgłoszenie zawiera rozpoznawalny głos, lub dlatego że wewnętrzne dzienniki IT pozostawiają ślad. To nie jest pytanie prawne, ale organizacyjne, i jego udokumentowanie powinno standardowo wchodzić w skład zestawu dokumentów, a nie być sprawą drugorzędną.
Chcielibyście zobaczyć dla własnej organizacji, które dokumenty są już gotowe, a które jeszcze brakuje? Za pomocą kilku pytań od razu widać, gdzie się znajdujecie a w bazie wiedzy znajdziecie opracowane tematy dla każdej sytuacji. Kto chce wiedzieć, skąd pochodzi informacja na tej platformie, przeczyta to tutaj poprzez wyjaśnienie metodyki pracy.