Για να καταστήσετε δυνατή την ανώνυμη αναφορά, χρειάζεστε τέσσερις κατηγορίες εγγράφων: μια διαδικασία αναφοράς στην οποία περιγράφεται ρητώς η ανώνυμη αναφορά, μια οδηγία εργασίας για τον υπεύθυνο χειρισμού σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης των ανώνυμων αναφορών, μια τεκμηρίωση των τεχνικών και οργανωτικών διασφαλίσεων γύρω από το κανάλι αναφοράς, και πληροφορίες για τους υπαλλήλους που εξηγούν τι σημαίνει πρακτικά η ανώνυμη αναφορά.
Το στοιχείο που συχνότερα λείπει σε αυτό το θέμα είναι το τρίτο: η τεκμηρίωση του ΠΩΣ ακριβώς διασφαλίζεται η ανωνυμία. Μια διαδικασία που λέει ότι η ανώνυμη αναφορά είναι δυνατή, δεν είναι το ίδιο με μια διαδικασία που περιγράφει ότι δεν καταγράφονται διευθύνσεις IP, ότι οι ηχογραφήσεις δεν αποθηκεύονται με ανιχνεύσιμο τρόπο και ότι ο υπεύθυνος χειρισμού δεν κάνει προσπάθειες για να ανακαλύψει ξανά την ταυτότητα του αναφέροντος. Ακριβώς αυτή η λεπτομέρεια κάνει τη διαφορά μεταξύ μιας υπόσχεσης στο χαρτί και μιας πραγματικής διασφάλισης.
Η ίδια η διαδικασία αναφοράς
Η διαδικασία αναφοράς είναι το βασικό έγγραφο. Σε αυτό αναφέρεται ότι ένας υπάλληλος μπορεί να επιλέξει μεταξύ γραπτής και προφορικής αναφοράς, και ότι και οι δύο τρόποι μπορούν να είναι πλήρως ανώνυμοι. Είναι σύνηθες η διαδικασία να αναφέρει επίσης τι συμβαίνει εάν ένας αναφέρων θέλει αργότερα να μοιραστεί την ταυτότητά του, και πώς μπορεί να επιστρέψει με έναν κωδικό υπόθεσης χωρίς να χρειάζεται να ταυτοποιηθεί. Χωρίς αυτή την αναφορά, παραμένει ασαφές αν η ανώνυμη αναφορά είναι δικαίωμα ή προνόμιο.
Η οδηγία εργασίας για τον υπεύθυνο χειρισμού
Ο υπεύθυνος χειρισμού παίρνει δικό του ρόλο μόλις λάβει αναφορά, και σε μια ανώνυμη αναφορά ισχύουν διαφορετικοί κανόνες από ό,τι σε μια αναφορά με όνομα. Μια οδηγία εργασίας ορίζει ότι ο υπεύθυνος χειρισμού θέτει ερωτήματα στον αναφέροντα αποκλειστικά μέσω του ίδιου του καναλιού, ότι δεν αναζητά ενεργά στοιχεία σχετικά με το ποιος είναι ο αναφέρων, και πώς μπορεί ωστόσο να επικοινωνήσει με τον αναφέροντα σχετικά με την πρόοδο. Αυτή η οδηγία δεν πρέπει να μεταδοθεί μόνο προφορικά, αλλά να καταγραφεί γραπτώς, ειδικά και μόνο επειδή οι υπεύθυνοι χειρισμού αλλάζουν.
Η τεκμηρίωση των τεχνικών διασφαλίσεων
Αυτό είναι το έγγραφο που κάνει τη μεγαλύτερη διαφορά. Σε αυτό περιγράφεται ποια δεδομένα καταγράφει και δεν καταγράφει το κανάλι αναφοράς σε μια ανώνυμη αναφορά: κανένα δεδομένο αποστολέα, κανένα ανιχνεύσιμο μεταδεδομένο σε μια ηχογραφημένη αναφορά, και μια σαφή συμφωνία σχετικά με το ποιος έχει πρόσβαση σε ποια δεδομένα. Για οργανισμούς που χρησιμοποιούν για το σκοπό αυτό ένα εξωτερικό σύστημα, είναι σύνηθες αυτές οι διασφαλίσεις να βρίσκονται επίσης στις πληροφορίες του ίδιου του προμηθευτή. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ελέγξετε πώς προστατεύονται τεχνικά τα δεδομένα διαβάσετε πώς είναι διαρρυθμισμένο σε ένα φιλοξενημένο κανάλι.
Οι πληροφορίες για τους υπαλλήλους
Οι υπάλληλοι πρέπει να γνωρίζουν ότι η ανώνυμη αναφορά είναι δυνατή, αλλά και τι σημαίνει αυτό συγκεκριμένα: ότι δεν χρειάζεται να δημιουργήσουν λογαριασμό, ότι μπορούν να επιστρέψουν με έναν κωδικό υπόθεσης για να απαντήσουν σε ερωτήματα, και ότι μπορούν ανά πάσα στιγμή να μοιραστούν ξανά το όνομά τους αν το επιθυμούν. Αυτή η εξήγηση πρέπει να περιλαμβάνεται στο πακέτο πληροφοριών που αποστέλλεται στους υπαλλήλους, και συχνά αντιμετωπίζεται ξεχωριστά από την εσωτερική διαδικασία, ακριβώς επειδή οι υπάλληλοι χρειάζονται διαφορετικό τόνο και ένα συντομότερο κείμενο από το επίσημο κείμενο.
Γιατί αυτή η λεπτομέρεια πολλές φορές παρεξηγείται
Στην πράξη, η ανώνυμη υποβολή αναφοράς συχνά σημειώνεται απλώς ως διαθέσιμη λειτουργία: το κανάλι προσφέρει την επιλογή, επομένως θεωρείται ότι έχει ρυθμιστεί. Ωστόσο, η ερώτηση που μένει απαρατήρητη είναι αν η οργανisation μπορεί πραγματικά να αποδείξει ότι η ανωνυμία δεν διακόπτεται κατά λάθος, για παράδειγμα επειδή μια φωνητική αναφορά περιέχει ακόμη μια αναγνωρίσιμη φωνή, ή επειδή τα εσωτερικά IT-logs αφήνουν ακόμη ένα ίχνος. Δεν είναι νομική ερώτηση αλλά οργανωσιακή, και η τεκμηρίωσή της πρέπει να περιλαμβάνεται κατά κανόνα στο σύνολο των εγγράφων, όχι ως δευτερεύον θέμα.
Θέλετε να δείτε για τη δική σας οργανization ποια έγγραφα είναι ήδη έτοιμα και ποια λείπουν ακόμη; Με μερικές ερωτήσεις θα δείτε αμέσως που βρίσκεστε και στη τράπεζα γνώσης θα βρείτε τα θέματα αναλυμένα ανά περίπτωση. Όποιος θέλει να ξέρει από πού προέρχονται οι πληροφορίες σε αυτήν την πλατφόρμα, μπορεί να το ανακαλύψει μέσω μιας εξήγησης της μεθόδου εργασίας.