Za omogočanje anonimne prijave potrebujete štiri vrste dokumentov: postopek za prijavo, v katerem je anonimna prijava izrecno opisana, delovna navodila za obdelovalca glede ravnanja z anonimnimi prijavami, dokumentirano tehnično in organizacijsko zagotavljanje v zvezi s kanalom za prijavo ter informacije za zaposlence, ki pojasnjujejo, kaj anonimna prijava v praksi pomeni.
Komponenta, ki se pri tej temi najpogosteje opušča, je tretja: dokumentirano zagotavljanje tega, kako se anonimnost natanko zavaruje. Postopek, ki pravi, da je anonimna prijava mogoča, ni isto kot postopek, ki opisuje, da se IP-naslovi ne beležijo, da se zvočni posnetki ne shranjujejo na način, ki je sledljiv, in da obdelovalec ne podejmemo poskusov, da bi prijaviteljev istovetnost razodel. Prav ta podrobnost je tista, ki naredi razliko med obljubo na papirju in dejansko zavarbo.
Postopek za prijavo
Postopek za prijavo je osnovni dokument. V njem je navedeno, da se lahko zaposljenec odloči med pisno in ustno prijavo, in da sta oba načina lahko popolnoma anonimna. Običajno postopek navaja tudi, kaj se zgodi, če prijavitelj kasneje želi deliti svojo istovetnost, in kako se lahko vrne s kodo primera, ne da bi se moral predstaviti. Brez tega navedka ostaja nejasno, ali je anonimna prijava pravica ali ugodnost.
Delovna navodila za obdelovalca
Obdelovalec dobi lastno vlogo, takoj ko pride do prijave, in pri anonimni prijavi veljajo drugačna pravila kot pri prijavi s podatki. Delovna navodila predpisujejo, da obdelovalec vprašanja prijavitelju postavlja izključno prek samega kanala, da se ne naklanja aktivno iskanju namigov o tem, kdo je prijavitelj, in kako kljub temu lahko komunicira s prijaviteljem o napredku. Ta navodila ne smejo biti le ustno posredovana, temveč morajo biti napisana, vsaj že zato, ker se obdelovalci menjajo.
Dokumentacija tehničnih zagotovil
To je dokument, ki naredi največ razlike. V njem je navedeno, kateri podatki se pri anonimni prijavi zbirajo in katerih ne: brez podatkov pošiljaoca, brez sledljive metapodatkov pri ustni prijavi, in jasna dogovorjenost o tem, kdo ima dostop do katerih podatkov. Za organizacije, ki za to uporabljajo zunanjo platformo, je običajno, da se ta zagotovila nahajajo tudi v informacijah samega ponudnika. Tako lahko preverite, kako se podatki tehnično varujejo preberete, kako je to urejeno pri gostovanju kanala.
Informacije za zaposlence
Zaposlenci morajo vedeti, da je anonimna prijava mogoča, vendar tudi kaj to konkretno pomeni: da ni treba ustvariti računa, da se lahko z kodo primera vrnejo, da odgovorijo na vprašanja, in da lahko kadar koli delijo svoje ime, če se za to odločijo. Ta razlaga bi morala biti v informacijskem kompletu, ki gre do zaposlenih, in se pogosto obravnava ločeno od notranjega postopka, prav zato, ker zaposlenci potrebujejo drugačen ton in krajši tekst kot formalna pravila.
Zakaj se ta podrobnost tako pogosto ne izvede pravilno
V praksi se anonimno prijavljanje pogosto le obkljukuje kot funkcija: kanal nudi možnost, torej je urejeno. Vprašanje, ki pri tem ostane premalo osvetljeno, je, ali lahko organizacija tudi dokaže, da se ta anonimnost ne prekine po naključju, na primer zato, ker ima govorjena prijava vseeno prepoznaven glas ali ker notranji IT-dnevniki pustijo sled. To ni pravno vprašanje, ampak organizacijsko, in njegova dokumentacija bi morala biti privzeto del nabora dokumentov, ne kot stranski zadevi.
Želite za svojo organizacijo videti, kateri dokumenti so že pripravljeni in kateri še manjkajo? Z nekaj vprašanji boste takoj videli, kje stojite in v bazi znanja boste našli teme, razčlenjene po situaciji. Kdor želi vedeti, od kje prihajajo informacije na tej platformi, to prebere v razlagi metodologije.