Um anonyme Meldungen zu ermöglichen, benötigen Sie vier Arten von Unterlagen: ein Verfahren für die Meldung von Missstanden, in dem anonyme Meldungen ausdrücklich beschrieben sind, eine Arbeitsanweisung für den Bearbeiter zur Behandlung anonymer Meldungen, eine Aufzeichnung der technischen und organisatorischen Garantien rund um den Kanal zur Meldung von Missstanden, und Informationen für Mitarbeiter, die erklären, was anonyme Meldungen in der Praxis bedeuten.
Der Aspekt, der bei diesem Thema am häufigsten fehlt, ist der dritte: die Aufzeichnung, WIE Anonymität genau gewährleistet wird. Ein Verfahren, das besagt, dass anonyme Meldungen möglich sind, ist nicht dasselbe wie ein Verfahren, das beschreibt, dass keine IP-Adressen protokolliert werden, dass Sprachaufnahmen nicht auf nachverfolgbare Weise gespeichert werden, und dass der Bearbeiter keine Versuche unternimmt, die Identität des Melders nachträglich herauszufinden. Genau dieses Detail macht den Unterschied zwischen einem leeren Versprechen und einer funktionierenden Garantie.
Das Verfahren zur Meldung von Missstanden selbst
Das Verfahren zur Meldung von Missstanden ist das Grundlagendokument. Darin wird festgehalten, dass ein Mitarbeiter zwischen schriftlicher und mündlicher Meldung wählen kann, und dass beide Arten auch vollständig anonym sein können. Es ist üblich, dass das Verfahren auch angibt, was geschieht, wenn ein Melder später seine Identität dennoch teilen möchte, und wie er mit einem Fallcode zurückkehren kann, ohne sich zu erkennen geben zu müssen. Ohne diese Angabe bleibt unklar, ob anonyme Meldungen ein Recht oder eine Gunst sind.
Die Arbeitsanweisung für den Bearbeiter
Der Bearbeiter erhält eine eigene Rolle, sobald eine Meldung eingeht, und bei einer anonymen Meldung gelten dabei andere Spielregeln als bei einer Meldung mit Namen. Eine Arbeitsanweisung legt fest, dass der Bearbeiter Fragen an den Melder ausschließlich über den Kanal selbst stellt, dass er nicht aktiv nach Hinweisen auf die Identität des Melders sucht, und wie er dennoch mit dem Melder über den Fortschritt kommunizieren kann. Diese Anweisung sollte nicht nur mündlich weitergegeben, sondern auch schriftlich festgehalten werden, wenn nur deshalb, weil Bearbeiter wechseln.
Die Aufzeichnung der technischen Garantien
Dies ist das Dokument, das den größten Unterschied macht. Darin wird beschrieben, welche Daten der Kanal zur Meldung von Missstanden bei einer anonymen Meldung erfasst und welche nicht: keine Absenderdaten, keine nachverfolgbaren Metadaten bei einer Sprachmeldung, und eine klare Absprache darüber, wer Zugriff auf welche Daten hat. Für Organisationen, die hierfür eine externe Plattform nutzen, ist es üblich, dass diese Garantien auch in den Informationen des Anbieters selbst zu finden sind. Auf diese Weise können Sie überprüfen, wie Daten technisch geschützt werden nachlesen, wie das bei einem gehosteten Kanal eingerichtet ist.
Die Informationen für Mitarbeiter
Mitarbeiter müssen wissen, dass anonyme Meldungen möglich sind, aber auch, was das konkret bedeutet: dass sie kein Konto erstellen müssen, dass sie mit einem Fallcode zurückkehren können, um Fragen zu beantworten, und dass sie jederzeit ihren Namen teilen können, wenn sie das möchten. Diese Erklärung gehört in die Informationen-Kit, die an Mitarbeiter geht, und wird oft getrennt von der internen Regelung behandelt, gerade weil Mitarbeiter einen anderen Ton und einen kürzeren Text benötigen als die formale Regelung.
Warum dieses Detail so oft schiefgeht
In der Praxis wird die Anonym-Meldungsfunktion oft nur abgehakt: Der Kanal bietet die Möglichkeit, also ist sie geregelt. Was dabei häufig übersehen wird: Kann die Organisation nachweisen, dass diese Anonymität nicht versehentlich gefährdet wird – beispielsweise weil eine eingesprochene Mitteilung dennoch eine erkennbare Stimme enthält oder interne IT-Protokolle Spuren hinterlassen? Das ist keine Rechtsfrage, sondern eine organisatorische, und ihre Dokumentation sollte standardmäßig zum Dokumentensatz gehören, nicht als Nebensache.
Möchten Sie für Ihre eigene Organisation sehen, welche Unterlagen bereits vorliegen und welche noch fehlen? Mit einigen wenigen Fragen sehen Sie direkt, wo Sie stehen und in der Wissensdatenbank finden Sie die Themen je nach Situation ausgearbeitet. Wer wissen möchte, woher die Informationen auf dieser Plattform stammen, kann das nachlesen unter einer Erläuterung der Arbeitsweise.