Per rendere possibile la segnalazione anonima sono necessari quattro tipi di documenti: una procedura di segnalazione in cui la segnalazione anonima è esplicitamente descritta, un'istruzione operativa per il responsabile del trattamento su come affrontare le segnalazioni anonime, una documentazione delle garanzie tecniche e organizzative relative al canale di segnalazione, e informazioni per i dipendenti che spieghino cosa significhi in pratica la segnalazione anonima.
La parte che più frequentemente manca su questo argomento è la terza: la documentazione di come esattamente l'anonimato è garantito. Una procedura che afferma che la segnalazione anonima è possibile non è la stessa di una procedura che descrive che non vengono registrati indirizzi IP, che le registrazioni vocali non vengono archiviate in modo rintracciabile e che il responsabile del trattamento non tenta di identificare il segnalatore. È proprio questo dettaglio che fa la differenza tra una promessa sulla carta e una garanzia che funziona.
La procedura di segnalazione stessa
La procedura di segnalazione è il documento di base. Contiene l'indicazione che un dipendente può scegliere tra segnalazione scritta e orale, e che entrambi i metodi possono essere completamente anonimi. È consueto che la procedura indichi anche cosa accade se un segnalatore decide successivamente di condividere la propria identità, e come può tornare utilizzando un codice caso senza doversi identificare. Senza questa precisazione rimane poco chiaro se la segnalazione anonima è un diritto o un privilegio.
L'istruzione operativa per il responsabile del trattamento
Il responsabile del trattamento assume un ruolo proprio quando arriva una segnalazione, e nel caso di una segnalazione anonima si applicano regole diverse rispetto a una segnalazione firmata. Un'istruzione operativa stabilisce che il responsabile del trattamento rivolga domande al segnalatore esclusivamente attraverso il canale stesso, che non cerchi attivamente indizi su chi sia il segnalatore, e come possa comunque comunicare con il segnalatore sui progressi. Questa istruzione non deve essere comunicata solo oralmente, ma deve essere documentata per iscritto, se non altro perché i responsabili del trattamento si avvicendano.
La documentazione delle garanzie tecniche
Questo è il documento che fa la maggiore differenza. Contiene una descrizione dei dati che il canale di segnalazione registra o non registra in caso di segnalazione anonima: nessun dato del mittente, nessun metadato rintracciabile in caso di segnalazione vocale, e un accordo chiaro su chi ha accesso a quali dati. Per le organizzazioni che utilizzano una piattaforma esterna per questo, è consueto che queste garanzie si trovino anche nelle informazioni del fornitore stesso. In questo modo potete verificare come i dati sono protetti tecnicamente consultare come è configurato in un canale ospitato.
L'informazione per i dipendenti
I dipendenti devono sapere che la segnalazione anonima è possibile, ma anche cosa significa concretamente: che non devono creare un account, che possono tornare utilizzando un codice caso per rispondere a domande, e che possono condividere il loro nome in qualsiasi momento se lo desiderano. Questa spiegazione deve far parte del kit informativo che viene inviato ai dipendenti, e viene spesso trattata separatamente dalla procedura interna, proprio perché i dipendenti hanno bisogno di un tono diverso e di un testo più breve rispetto alla regolamentazione formale.
Perché questo dettaglio così spesso va male
In pratica, la segnalazione anonima viene spesso considerata semplicemente come una casella da spuntare: il canale offre l'opzione, quindi è regolata. La domanda che rimane spesso sottovalutata è se l'organizzazione può anche dimostrare che l'anonimato non viene accidentalmente compromesso, ad esempio perché una segnalazione registrata contiene comunque una voce riconoscibile, o perché i registri IT interni lasciano comunque tracce. Non è una questione legale ma organizzativa, e la sua documentazione dovrebbe far parte di diritto dell'insieme dei documenti, non come aspetto secondario.
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