Za omogućavanje anonimnog prijavljenja trebate četiri vrste dokumenata: postupak prijave u kojem je anonimno prijavljenje eksplicitno opisano, radnu instrukciju za obrađivača o rukovanju anonimnim prijavama, dokumentovane tehničke i organizacijske mjere zaštite vezane uz kanal za prijavu, te informacije za zaposlene koje objašnjavaju što anonimno prijavljenje u praksi znači.
Dio koji se u ovoj temi najčešće nedostaje je treći: dokumentovanje kako se anonimnost točno osigurava. Postupak koji kaže da je anonimno prijavljenje moguće nije isto kao postupak koji opisuje da se IP-adrese ne bilježe, da se govorne poruke ne pohrane na način koji omogućava utvrđivanje identiteta i da obrađivač ne poduzima pokušaje da ipak otkrije identitet prijavitelja. Upravo taj detalj čini razliku između obećanja na papiru i funkcionirajuće zaštite.
Sam postupak prijave
Postupak prijave je temeljni dokument. U njemu se navodi da zaposlenik može odabrati između pisanog i usmenog prijavljenja, te da oba načina mogu biti potpuno anonimni. Uobičajeno je da postupak također navodi što se događa ako prijavitelj kasnije ipak želi podijeliti svoj identitet te kako se može vratiti s kodom predmeta bez potrebe da se predstavi. Bez ove napomene ostaje nejasno je li anonimno prijavljenje pravo ili privilegija.
Radna instrukcija za obrađivača
Obrađivač dobiva vlastitu ulogu čim stigla prijava, a kod anonimne prijave primjenjuju se drugačija pravila nego kod prijave s imenom. Radna instrukcija utvrđuje da obrađivač pitanja prijavitelju postavlja isključivo putem samog kanala, da aktivno ne traži tragove o tome tko je prijavitelj te kako ipak može komunicirati s prijaviteljem o napredovanju. Ova instrukcija ne bi trebala biti samo prenesena usmeno, već pisano dokumentirana, barem zato što se obrađivači mijenjaju.
Dokumentovanje tehničkih mjera zaštite
Ovo je dokument koji čini najveću razliku. U njemu je opisano koje podatke kanal za prijavu bilježi, a koje ne bilježi kod anonimne prijave: nema podataka o pošiljatelju, nema podataka koji mogu otkriti identitet kod govornih poruka, te jasna dogovorena praksa o tome tko ima pristup kojim podacima. Za organizacije koje za to koriste vanjsku platformu, uobičajeno je da se te mjere zaštite mogu pronaći i u informacijama samog pružatelja usluge. Na taj način možete provjeriti kako se podaci tehnički štite pregledati kako je to organizirano na hostiranom kanalu.
Informacije za zaposlene
Zaposleni trebaju znati da je anonimno prijavljenje moguće, ali i što to konkretno znači: da ne trebaju otvoriti račun, da se mogu vratiti s kodom predmeta da odgovore na pitanja te da mogu dijeliti svoje ime u bilo kojem trenutku ako to žele. Ovo objašnjenje trebalo bi biti dio paketa informacija koji ide zaposlenima te se često obrađuje odvojeno od internog postupka, upravo zato što zaposlenima trebaju drugačiji ton i kraći tekst od formalnog propisa.
Zašto se ovaj detalj tako često zanemaruje
U praksi se anonimna prijava često čini kao okvečena funkcija: kanal nudi opciju, pa je time uređeno. Pitanje koje pri tome ostaje nedovoljno razmotreno jest može li organizacija dokazati da ta anonimnost nije slučajno narušena, primjerice jer snimljena prijava ipak sadrži glas koji se može prepoznati, ili jer interni IT-zapisi ipak ostavljaju trag. To nije pravno pitanje nego organizacijsko, a njegova dokumentacija trebala bi biti standardni dio kompleta dokumenata, a ne sporedna stvar.
Želite li za vlastitu organizaciju vidjeti koje dokumente već imate dostupne i koje vam nedostaju? S nekoliko pitanja odmah vidite gdje ste i u bazi znanja pronašli biste teme razrađene prema situaciji. Tko želi znati odakle dolaze informacije na ovoj platformi, može to pročitati putem objašnjenja metodologije.