Norint suteikti galimybę pranešti anoniminiu būdu, jums reikalingos keturios rūšys dokumentų: pranešimo procedūra, kurioje aiškiai aprašomas anoniminis pranešimas, darbuotojo, tvarkantiems anoniminius pranešimus, veiklos instrukcija, techninių ir organizacinių garantijų, susijusių su pranešimų kanalu, užrašymas ir informacija darbuotojams, paaiškinama, ką praktiškai reiškia anoniminis pranešimas.
Dažniausiai šiuo klausimu trūksta trečioji dalį: užrašymas to, kaip būtent garantuojamas anoniminis statusas. Procedūra, kurioje teigiama, kad anoniminis pranešimas yra galimas, nėra tai pati, ką procedūra, kurioje aprašoma, kad IP adresai nėra registruojami, kad garso įrašai nėra saugojami identifikuojamu būdu ir kad darbuotojas, tvarkantis pranešimą, neturi bandyti sužinoti pranešėjo tapatybės. Būtent ta detalė nusako skirtumą tarp žodinio pažado ir veikiančios garantijos.
Pati pranešimo procedūra
Pranešimo procedūra yra bazinis dokumentas. Jame nurodyta, kad darbuotojas gali pasirinkti tarp rašytinio ir žodinio pranešimo, ir kad abu variantai taip pat gali būti visiškai anonimiai. Paprastai procedūroje taip pat nurodoma, kas atsitinka, jei pranešėjas vėliau nori padalinti savo tapatybę, ir kaip jis gali grįžti naudodamas bylos kodą neprisiimdamas savęs identifikuoti. Be šio minėjimo lieka neaišku, ar anoniminis pranešimas yra teisė ar privilegija.
Darbuotojo, tvarkančio pranešimą, veiklos instrukcija
Darbuotojas, tvarkantis pranešimą, gauna savą vaidmenį iš karto, kai gaunamas pranešimas, ir anoniminiu pranešimu atveju galioja kitokios taisyklės nei pranešimo su vardu atveju. Veiklos instrukcija nustato, kad darbuotojas, tvarkantis pranešimą, klausimus pranešėjui keliamą tik per patį kanalą, jis neaktyviai neieško pagal kurios nors informacijos apie tai, kas yra pranešėjas, ir kaip jis gali komunikuoti su pranešėju apie eigą. Šią instrukciją reikia ne tik žodžiu perduoti, bet ir rašytiniais žodžiais užfiksuoti, bent jau todėl, kad darbuotojai keičiasi.
Techninių garantijų užrašymas
Šis dokumentas atlieka didžiausią vaidmenį. Jame aprašoma, kokius duomenis pranešimų kanalas registruoja ir neregistruoja anoniminiu pranešimu atveju: nėra siuntėjo duomenų, nėra identifikuojamų metaduomenų anoniminiu žodiniu pranešimu atveju, ir yra aiški sutartis dėl to, kas turi prieigą prie kokių duomenų. Organizacijoms, kurios tam naudoja išorinę platformą, įprasta, kad šios garantijos taip pat randamos tiekėjo pačios informacijoje. Taip galite patikrinti, kaip duomenys techniškai yra apsaugoti perskaityta, kaip tai sutvarkyta hostinimo kanale.
Informacija darbuotojams
Darbuotojai turi žinoti, kad anoniminis pranešimas yra galimas, bet ir ką tai konkrečiai reiškia: kad jie neturi kurti paskyros, kad jie gali grįžti naudodami bylos kodą, norėdami atsakyti į klausimus, ir kad jie bet kuriuo metu gali pasidalinti savo vardu, jei jie to nori. Šis paaiškrinimas turėtų būti informaciniame pakete, kuris siunčiamas darbuotojams, ir dažnai yra nagrinėjama atskirai nuo vidaus procedūros, būtent todėl, kad darbuotojai turi kito tono ir trumpesnę dalį nei formalus nustatymas.
Kodėl šis detalė tokia dažnai negerai pasitaiko
Praktikoje anoniminis pranešimas dažnai žymimas kaip atlikta funkcija: kanalas siūlo šią galimybę, todėl laikoma, kad tai sutvarkyta. Tačiau lieka neaiški svarbi klausimas: ar organizacija gali įrodyti, kad anonimišumas iš tikrųjų nėra netyčia pažeistas, pavyzdžiui, dėl to, kad įrašytas pranešimas vis dar turi atpažįstamą balsą, arba dėl to, kad vidiniai IT žurnalai vis tiek palieka pėdsakus. Tai nėra teisinė, o organizacinė problema, ir jos dokumentavimas turėtų būti standartinė dokumentų rinkinio dalis, o ne šalutinis dalykas.
Ar norėtumėte savo organizacijoje pamatyti, kurie dokumentai jau parengti ir kurie dar trūksta? Su keliais klausimais iš karto matote, kur esate ir žinių bazėje rasite temas, išsamiai aprašytas pagal situaciją. Kas nori žinoti, iš kur šioje platformoje gauta informacija, gali tai perskaityti darbo metodo paaiškinime.