Lai iespējotu anonīmu ziņošanu, jums nepieciešami četru veidu dokumenti: ziņošanas procedūra, kurā skaidri aprakstīta anonīmā ziņošana, darbinieka instrukcija par to, kā iztikt ar anonīmām ziņojumiem, dokumentēšana par tehniskajiem un organizatoriskajiem aizsardzības līdzekļiem ziņošanas kanāla ietvaros, un informācija darbiniekiem, kas izskaidro, ko anonīmā ziņošana nozīmē praksē.
Aspekts, kas šajā jautājumā visbiežāk trūkst, ir trešais: dokumentēšana par to, kā tieši tiek nodrošināts anonīmums. Procedūra, kas saka, ka anonīmā ziņošana ir iespējama, nav tas pats, kas procedūra, kas apraksta, ka IP adreses netiek reģistrētas, ka balss ieraksti netiek glabāti identificējami un ka apstrādes vadītājs neveic mēģinājumus, lai joprojām noskaidrotu ziņotāja identitāti. Tieši šis detaļa veido atšķirību starp solījumu uz papīra un darbojoša aizsardzības līdzekļa.
Pati ziņošanas procedūra
Ziņošanas procedūra ir pamata dokuments. Tajā teikts, ka darbinieks var izvēlēties starp rakstisku un mutlisku ziņošanu, un abas formas var būt pilnīgi anonīmas. Ir parastais, ka procedūra norāda arī to, kas notiek, ja ziņotājs vēlāk vēlas dalīties savu identitāti, un kā viņš var atgriezties, izmantojot gadījuma kodu, neatklājoties. Bez šī minējuma paliek neskaidrs, vai anonīmā ziņošana ir tiesības vai milestība.
Apstrādes vadītāja darba instrukcija
Apstrādes vadītājam ir sava loma tiklīdz ziņojums tiek saņemts, un anonīmam ziņojumam piemēro citus noteikumus nekā ziņojumam ar vārdu. Darba instrukcija paredz, ka apstrādes vadītājs ziņotājam uzdod jautājumus tikai caur pašu kanālu, ka viņš aktīvi nemeklē norādes uz to, kurš ir ziņotājs, un kā viņš joprojām var sazināties ar ziņotāju par gaitu. Šī instrukcija būtu jādokumentē ne tikai mutiski, bet arī rakstiski, vismaz tāpēc, ka apstrādes vadītāji mainās.
Tehniskie aizsardzības līdzekļi dokumentējošs dokuments
Šis ir dokuments, kas veido lielāko atšķirību. Tajā aprakstīts, kādus datus ziņošanas kanāls reģistrē un kādus nē anonīmā ziņojuma gadījumā: nav sūtītāja dati, nav identificējama metadati runātā ziņojuma gadījumā, un skaidra vienošanās par to, kam ir piekļuve kādiem datiem. Organizācijām, kas šim mērķim izmanto ārējās platformas, ir parastais, ka šie aizsardzības līdzekļi ir atrodami arī piegādātāja informācijā. Tā varat pārbaudīt, kā dati tiek tehniski aizsargāti izlasīt, kā tas ir sakārtots viesotā kanālā.
Informācija darbiniekiem
Darbiniekiem jāzina, ka anonīmā ziņošana ir iespējama, bet arī tas, ko tas konkrēti nozīmē: ka viņiem nav jāizveido konts, ka viņi var atgriezties, izmantojot gadījuma kodu, lai atbildētu uz jautājumiem, un ka viņi jebkurā laikā var dalīties savu vārdu, ja vēlas. Šis skaidrojums būtu jāiekļauj informācijas komplektā, kas tiek nosūtīts darbiniekiem, un to bieži apstrādā atsevišķi no iekšējās procedūras tieši tāpēc, ka darbiniekiem nepieciešams cits tonis un īsāks teksts nekā formālajai regulējumam.
Kāpēc šis detaļa tik bieži mēdz neizdoties
Praksē anonīmi ziņot bieži tiek atzīmēts kā izpildīta funkcija: kanāls piedāvā šo iespēju, tātad tas ir sakārtots. Tomēr paliek nepamanīts jautājums, vai organizācija var arī pierādīt, ka šī anonimitāte tiek saglabāta, piemēram, ierunātajā ziņojumā neatklājas balss, kuru iespējams atpazīt, vai iekšējās IT žurnālu datnēs neatstājas pēdas. Tas nav juridisks, bet organisatorisks jautājums, un tā dokumentēšana standarta kārtībā ietilpst dokumentu kopumā, nevis kā sekundārs aspekts.
Vai vēlētos redzēt, kuri dokumenti jau ir sagatavoti jūsu organizācijai un kuri vēl trūkst? Izmantojot dažus jautājumus, jūs uzreiz redzēsit savu stāvokli un zināšanu bāzē atradīsit šos tēmas izstrādātus katrai situācijai. Lai uzzinātu, no kurienes šajā platformā sniegtā informācija nāk, lasiet darba metodes paskaidrojumu.