Pentru a permite denunțarea anonimă, aveți nevoie de patru tipuri de documente: o procedură de denunțare în care denunțarea anonimă este descrisă în mod explicit, o instrucțiune de lucru pentru persoana responsabilă de tratare cu privire la modul în care se gestionează denunțările anonime, o înregistrare a garanțiilor tehnice și organizaționale privind canalul de denunțare, și informații pentru angajați care explică ce înseamnă în practică denunțarea anonimă.
Elementul care lipsește cel mai des în acest subiect este al treilea: înregistrarea modului exact în care se asigură anonimitatea. O procedură care spune că denunțarea anonimă este posibilă nu este același lucru cu o procedură care descrie că nu se înregistrează adrese IP, că înregistrările vocale nu sunt stocate într-un mod care să permită identificarea și că persoana responsabilă de tratare nu întreprinde eforturi pentru a afla totuși identitatea denunțătorului. Tocmai acest detaliu face diferența dintre o promisiune pe hârtie și o garanție care funcționează.
Procedura de denunțare în sine
Procedura de denunțare este documentul de bază. În aceasta se specifică faptul că un angajat poate alege între denunțarea în scris și cea orală, și că ambele modalități pot fi, de asemenea, complet anonime. Este obișnuit ca procedura să indice, de asemenea, ce se întâmplă dacă denunțătorul dorește mai târziu să-și dezvăluie identitatea, și cum poate reveni cu un cod de dosar fără a fi obligat să se prezinte. Fără această menționare, rămâne neclar dacă denunțarea anonimă este un drept sau o favoare.
Instrucția de lucru pentru persoana responsabilă de tratare
Persoana responsabilă de tratare primește un rol propriu din momentul în care o denunțare intră în sistem, și în cazul unei denunțări anonime se aplică alte reguli decât în cazul unei denunțări cu nume. O instrucțiune de lucru stabilește faptul că persoana responsabilă de tratare pune întrebări denunțătorului exclusiv prin intermediul canalului însuși, că nu caută în mod activ indicii cu privire la identitatea denunțătorului, și cum poate totuși comunica cu denunțătorul cu privire la progresul anchetei. Această instrucție nu trebuie transmisă doar verbal, ci trebuie să fie înregistrată în scris, dacă nu din alt motiv, cel puțin pentru că persoanele responsabile de tratare se schimbă.
Înregistrarea garanțiilor tehnice
Acesta este documentul care face cea mai mare diferență. În aceasta se descrie ce date înregistrează canalul de denunțare și ce date nu înregistrează în cazul unei denunțări anonime: nicio dată de expeditor, nicio metadate identificabilă la o denunțare orală, și un acord clar cu privire la cine are acces la ce date. Pentru organizațiile care utilizează pentru aceasta o platformă externă, este obișnuit ca aceste garanții să se regăsească, de asemenea, în informațiile furnizorului însuși. Astfel, puteți verifica cum sunt protejate datele din punct de vedere tehnic citi cum este organizat acest lucru în cazul unui canal găzduit.
Informații pentru angajați
Angajații trebuie să știe că denunțarea anonimă este posibilă, dar și ce înseamnă aceasta în mod concret: că nu trebuie să-și creeze un cont, că pot reveni cu un cod de dosar pentru a răspunde la întrebări, și că pot oricând să-și dezvăluie numele dacă doresc acest lucru. Această explicație ar trebui să fie inclusă în kit-ul informațional care se trimite angajaților, și este adesea tratată separat de procedura internă, tocmai pentru că angajații au nevoie de un ton diferit și de o prezentare mai scurtă decât reglementarea formală.
De ce acest detaliu merge prost atât de des
În practică, denunțarea anonimă este adesea bifată ca o funcție: canalul oferă opțiunea, deci este reglementată. Întrebarea care rămâne insuficient analizată este dacă organizația poate demonstra, de asemenea, că anonimitatea nu este accidental compromisă, de exemplu, deoarece o denunțare vorbită conține totuși o voce care este recunoscută, sau deoarece jurnalele IT interne lasă totuși o urmă. Aceasta nu este o întrebare juridică, ci una organizațională, și documentarea acesteia ar trebui să fie standard în setul de documente, nu ca o problemă secundară.
Doriți să vedeți pentru propria dvs. organizație ce documente sunt deja gata și care lipsesc? Cu câteva întrebări vedeți imediat unde vă aflați și în banca de cunoștințe veți găsi subiectele dezvoltate per situație. Cine dorește să știe de unde provin informațiile de pe această platformă, citește asta înapoi prin o explicație a metodei de lucru.