Ако самоличността на докладчика не бъде должно защитена, възникват множество рискове едновременно. Други служители не будат осмелени да докладват за нарушения, докладчикът може да се почувства небезопасно на работното място, а организацията може да бъде подложена на въпроси от Органа по защита на данните, тъй като самоличността на докладчика е персонален данък, който трябва да се третира с особено внимание.
Същината е проста: процедура за докладване работи само ако служителите имат доверие, че техните имена няма случайно или косвено да бъдат разкрити на колеги или ръководители. Когато това доверие изчезне, изчезва и готиката за докладване — и с нея целта на цялата процедура.
Защо това е повече от въпрос на приличие
Защитата на самоличността на докладчика не е допълнителна услуга, която можете да добавите, ако има време. Европейската директива за защита на докладчиците и законодателството, произтичащо от нея, исходят от предположението, че поверителност е предусловие, а не второстепенна материя. Това, който позволи тази защита да отпадне, подкопава основата на самата процедура за докладване.
Освен това се касае персоналните данни по смисъла на GDPR. Име, длъжност, имейл адрес или дори комбинация от детайли, които могат да бъдат свързани с лице, попадат в тази категория. Небрежното отношение с тези данни може да бъде причина Органът по защита на данните да поставя въпроси. Какво конкретно означава това в един случай, решава органът по надзор; ние не давам становище по този въпрос.
Какво се случва в практиката
Рядко е намерено. Обикновено проблемът е в това, че лицето, отговорно за третиране, препраща докладване по имейл на колега за консултация, че име остава в бележка, която се разпространява по-широко, или че твърде много хора имат достъп до файла без причина. Устно докладване, което се обсъжда в коридорите, без някой да го счита за нарушение, също попада в тази категория.
Следствието е, че докладчикът се чувства небезопасно, може да спре да сътрудничи на разследването, или да се обърне към външен орган, тъй като вътрешният канал не изглежда надежден. Последното е точно това, което добре функциониращ вътрешен канал трябва да предотврати.
Връзката с останалата част на процедурата за докладване
Защитата на самоличността не стои отделно. Тя е свързана с това кой има достъп до средата за третиране, как се записва докладване, и дали лицето, отговорно за третиране, може да работи безпристрастно без надзор на околицата. Организация, която урежда тези въпроси отделно, рискува най-слабото звено да подкопае останалото.
Полезно е да се определи предварително кой през време на третирането на докладване може да вижда каква информация и да се фиксира това независимо от дневните колебания. консултирайте базата знания за предпоставките по всяка тема дава добра начална точка за вижане на какви стъпки трябва да бъдат направени.
Какво можете да запишете без да разкриете самоличността
Докладване може и често трябва да бъде записано, дори ако самоличността на докладчика остане защитена. Това касае съдържанието на докладването, предприетите стъпки и спазени срокове. Името на докладчика не трябва да бъде широко разпространявано; остава достъпно за тези, които действително третират докладването.
Как данните се защитават технически — кой има достъп, колко дълго се запазват данните и където стоят — е нещо, за което платформа може да даде отчет. На страницата за сигурност и защита на данните е показано как това работи на практика.
Как да го избегнете
Всичко започва с ясна договореност: кой може да види съобщението, и кога този кръг се разширява? Освен това е полезно да се отдели обработката от ежедневната линия, така че ръководител да не случайно наблюдава дело, в което сам е замесен. Също така редовен начин на работа за записване на стъпките, отделно от насипни имейли и разговори, прави голямо разлика.
Дали вашата организация вече е добре уредила това, и кои стъпки все още липсват, често е възможно да се види в няколко минути. в няколко въпроса видете къде стоите дава първо указание за това, прочетете откъде идва информацията на тази платформа показва как възниква това указание.
За точното обяснение на вашата ситуация, например ако вече е станало нещо неправилно, юрист или Управата за защита на личните данни са подходящата страна. Ако първо искате да получите представа за това, което се случва във вашата организация, направете безплатния бърз преглед или прелистайте темите в хранилището на знания.