Εάν η ταυτότητα ενός καταγγέλλοντος δεν αποκρύπτεται σωστά, δημιουργούνται πολλαπλοί κίνδυνοι ταυτόχρονα. Άλλοι υπάλληλοι δεν θα τολμούν να καταγγείλουν παραβάσεις, ο καταγγέλλων μπορεί να νιώσει ανασφαλής στον χώρο εργασίας, και ο οργανισμός μπορεί να αντιμετωπίσει ερωτήματα από την Αρχή Προστασίας Δεδομένων, επειδή η ταυτότητα ενός καταγγέλλοντος είναι προσωπικό δεδομένο που πρέπει να αντιμετωπίζεται με ιδιαίτερη προσοχή.
Το κύριο σημείο είναι απλό: ένας μηχανισμός καταγγελιών λειτουργεί μόνο αν οι υπάλληλοι έχουν εμπιστοσύνη ότι το όνομά τους δεν θα γίνει γνωστό κατά λάθος ή έμμεσα σε συναδέλφους ή προϊστάμενους. Αν εξαφανιστεί η εμπιστοσύνη, εξαφανίζεται και η προθυμία να καταγγείλει κάποιος — και μαζί της ο σκοπός ολόκληρης της ρύθμισης.
Γιατί αυτό είναι περισσότερο από ζήτημα ευπρέπειας
Η προστασία της ταυτότητας ενός καταγγέλλοντος δεν είναι επιπλέον υπηρεσία που μπορείτε να προσθέσετε αν υπάρχει χρόνος. Η Ευρωπαϊκή Οδηγία για τους καταγγέλλοντες και η νομοθεσία που προκύπτει από αυτήν υποθέτουν ότι η εμπιστευτικότητα είναι προϋπόθεση, όχι δευτερευούσα υπόθεση. Όποιος αφήνει αυτή την προστασία να χαθεί, υπονομεύει τη βάση της ίδιας της ρύθμισης καταγγελιών.
Επιπλέον, πρόκειται για προσωπικά δεδομένα σύμφωνα με τον GDPR. Ένα όνομα, μια θέση, μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ακόμη και ένας συνδυασμός λεπτομερειών που μπορούν να ταυτοποιήσουν ένα άτομο, εμπίπτουν σε αυτό. Η απρόσεκτη διαχείριση αυτών των δεδομένων μπορεί να δώσει λόγο στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων να θέσει ερωτήματα. Τι σημαίνει αυτό σε μια συγκεκριμένη περίπτωση είναι στην κρίση του ελεγκτικού φορέα· εμείς δεν εκφράζουμε κάποια άποψη γι' αυτό.
Τι συμβαίνει στην πράξη
Σπάνια υπάρχει σκόπιμη παραβίαση. Συνήθως τα πράγματα φτάνουν στη διαχείριση όταν ο υπεύθυνος για τη διαδικασία προωθεί μια καταγγελία ηλεκτρονικά σε έναν συνάδελφο για διαβούλευση, όταν ένα όνομα παραμένει σε μια σημείωση που μοιράζεται ευρύτερα, ή όταν πάρα πολλοί άνθρωποι έχουν πρόσβαση στο φάκελο χωρίς να υπάρχει λόγος. Μια προφορική καταγγελία που συζητιέται στους διαδρόμους, χωρίς κανείς να το θεωρεί παραβίαση, εμπίπτει επίσης σε αυτή την κατηγορία.
Το αποτέλεσμα είναι ότι ο καταγγέλλων νιώθει ανασφάλεια, ενδεχομένως σταματά να συνεργάζεται στην έρευνα, ή απευθύνεται σε ένα εξωτερικό όργανο επειδή το εσωτερικό κανάλι δεν φαίνεται αξιόπιστο. Το τελευταίο είναι ακριβώς αυτό που ένας καλά λειτουργών εσωτερικός μηχανισμός θα πρέπει να αποτρέψει.
Η σχέση με το υπόλοιπο μέρος της ρύθμισης καταγγελιών
Η προστασία της ταυτότητας δεν είναι ανεξάρτητη. Συνδέεται με το ποια άτομα έχουν πρόσβαση στο περιβάλλον διαχείρισης, με τον τρόπο που καταγράφεται μια καταγγελία, και με το ερώτημα αν ο υπεύθυνος για τη διαδικασία μπορεί να εργαστεί αμερόληπτα χωρίς το περιβάλλον του να παρακολουθεί. Ένας οργανισμός που ρυθμίζει αυτά τα ζητήματα ξεχωριστά ο ένας από τον άλλον, διατρέχει το ρίσκο ότι η ασθενέστερη σύνδεσμος θα υπονομεύσει το υπόλοιπο.
Βοηθά να προσδιοριστεί εκ των προτέρων ποιος κατά τη διαδικασία εξέτασης μιας καταγγελίας μπορεί να δει ποιες πληροφορίες, και να το τεκμηριώσει ανεξάρτητα από τις περίστασες της κάθε ημέρας. να συμβουλευτείτε την γνωσιακή βάση για τα σχετικά υπόβαθρα ανά θέμα παρέχει ένα καλό σημείο εκκίνησης για να δείτε ποια βήματα σχετίζονται με αυτό.
Τι μπορείτε να τεκμηριώσετε χωρίς να αποκαλύψετε την ταυτότητα
Μια καταγγελία μπορεί και συχνά πρέπει να καταγραφεί, ακόμη και αν η ταυτότητα του καταγγέλλοντος παραμένει αποκρυμμένη. Πρόκειται για το περιεχόμενο της καταγγελίας, τα παρθέντα μέτρα και τις ημερομηνίες που τηρήθηκαν. Το όνομα του καταγγέλλοντος δεν χρειάζεται να μοιραστεί ευρέως· παραμένει προσβάσιμο σε όσους χειρίζονται τη καταγγελία.
Ο τρόπος με τον οποίο τα δεδομένα προστατεύονται τεχνικά — ποιος έχει πρόσβαση, πόσο καιρό τα δεδομένα διατηρούνται και πού βρίσκονται — είναι κάτι που μια πλατφόρμα μπορεί να αποδώσει λογαριασμό. Στην σελίδα σχετικά με την ασφάλεια και την προστασία δεδομένων υπάρχουν λεπτομέρειες για τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί στην πράξη.
Πώς το αποτρέπετε
Ξεκινάει με μια σαφή συμφωνία: ποιος επιτρέπεται να δει μια αναφορά, και πότε επεκτείνεται αυτός ο κύκλος; Επιπλέον, βοηθάει να χωρίσετε τη διαδικασία ελέγχου από την καθημερινή γραμμή, έτσι ώστε ένας προϊστάμενος να μην περνά τυχαία από μια υπόθεση στην οποία συμμετέχει ο ίδιος. Επίσης, μια σταθερή μεθοδολογία για την καταγραφή των βημάτων, χωρίς χαλαρές συζητήσεις ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, κάνει μεγάλη διαφορά.
Εάν η οργάνωσή σας έχει ήδη ρυθμίσει καλά τα πράγματα και ποια βήματα λείπουν ακόμη, συχνά φαίνεται σε λίγα λεπτά. σε μερικές ερωτήσεις δείτε που βρίσκεστε παρέχει μια πρώτη ένδειξη για το σκοπό αυτό, και διαβάστε από πού προέρχονται οι πληροφορίες σε αυτήν την πλατφόρμα δείχνει πώς δημιουργήθηκε αυτή η ένδειξη.
Για την ακριβή εξήγηση της κατάστασής σας, για παράδειγμα εάν έχει ήδη συμβεί κάτι λάθος, ένας δικηγόρος ή η Αρχή Προστασίας Δεδομένων είναι το κατάλληλο μέρος. Εάν θέλετε πρώτα να αποκτήσετε μια εικόνα του τι συμβαίνει στην οργάνωσή σας, κάντε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση ή φυλλομετρήστε τα θέματα στη βάση γνώσης.