Kui teavitaja isikut ei ole korralikult kaitstud, tekivad mitmed riskid korraga. Teised töötajad ei julge siis enam kuritegusid teada anda, teavitaja võib tunda end töökohal ohutumatult ja organisatsioon võib saada päringuid andmekaitseinspektsioonilt, sest teavitaja isikuandmed on andmed, mida tuleb eriti hoolikalt käsitleda.
Oluline on lihtne: teadete andmise süsteem toimib vaid siis, kui töötajad usaldavad, et nende nimi ei saa juhuslikult või kaudselt teada kolleegidele või juhtidele. Kui see usk kaob, kaob ka tahe teada anda — ja seega ka kogu süsteemi eesmärk.
Miks see on rohkem kui hea käitumise küsimus
Teavitaja isikukaitse ei ole lisateenust, mida saab lisada, kui aega jätkub. Euroopa vihjeandjate direktiiv ja sellest tulenevad seadused lähtuvad sellest, et konfidentsiaalsus on tingimus, mitte kõrvaline asi. Kes seda kaitset jätab, nõrgestab sellega teadete andmise süsteemi aluseid.
Lisaks käib see isikuandmete käsitlemine GDPR mõttes. Nimi, ametinimetus, e-posti aadress või isegi detailide kombinatsioon, mille abil saab inimest tuvastada, kuulub selle alla. Hoolematu käitumine nende andmetega võib olla põhjus, miks andmekaitseinspektsioon küsimusi esitab. Mis see konkreetses juhtumis tähendab, otsustab järelevalveasutus; me ei anna selles osas arvamust.
Mis praktikas valesti läheb
Tavaliselt pole see tahtlik. Enamasti juhtub viga siis, kui käsitleja saadab teadete kaudu e-kirja kolleegile nõu pidamiseks, kui nimi jääb märkusele, mida laiem ring jagab, või kui liiga palju inimestel on juurdepääs dosseele ilma selget põhjuseta. Ka suuline teade, mida käiakse arutamas, ilma et keegi seda rikkumisena näeks, kuulub siia kategooriasse.
Tagajärg on see, et teavitaja tunneb end ohutumatult, võib-olla lakkab uurimises osalust andmast või pöördub välise asutuse poole, sest sisekanal ei tundu usaldusväärne. Just viimane on see, mida heasti toimiv sisekanal peab vältima.
Seos teadete andmise süsteemi ülejäänud osaga
Isikukaitse ei saa eraldiseisva asjana olla. See on seotud sellega, kellel on juurdepääs käsitleja keskkonnale, kuidas teadet dokumenteeritakse, ja kas käsitleja saab erapooletult tööd teha ilma et tema ümbrus jälgiks. Organisatsioon, mis need asjad eraldi lahendab, riskib, et kõige nõrgem lüli teised nõrgestab.
Aitab, kui eelnevalt kirja panna, kes teadete käsitlemise ajal milliseid andmeid näha saab, ja see panna kirja päeva meelevalast eraldi. tutvuda teadete andmise süsteemi teadusbaasiga taustainfo saamiseks teema kohta annab hea alguspunkti, et näha, millised sammud seal kaasas käivad.
Mida saab dokumenteerida ilma isikut avaldamata
Teadet saab ja tuleb sageli dokumenteerida ka siis, kui teavitaja isikut on kaitstud. Siis käib see teadete sisu, võetud sammud ja täitmatud tähtajad. Teavitaja nime ei pea laias ringis jagama; see jääb juurdepääsetavaks neile, kes teadet tegelikult käsitlevad.
Kuidas andmeid tehniliselt kaitstakse — kellel on juurdepääs, kui kaua andmeid säilitatakse ja kus need asuvad — on asi, mille üle platvorm saab aru anda. Lehel turvalisuse ja andmekaitse kohta on kirjeldatud, kuidas see praktikas toimib.
Kuidas te seda ära hoida
Alustab selge kokkuleppega: kes võib avalduse näha ja millal seda ringi laiendatakse? Samuti aitab arusaamine lahendamise eraldamisest igapäevasest tegevusest, nii et juht ei satu juhuslikult kaasasse, kus ta ise osaleb. Samuti aitab kindel töökord sammude dokumenteerimiseks, mis on eraldi juhuslikkudest e-maildest ja vestlustest, palju kaasa aidata.
Kas teie organisatsioon on selle juba hästi korraldanud ja millised sammud veel puuduvad, on sageli näha paari minutiga. paari küsimusega näete, kus te seisate annab selle jaoks esmase näitajad ja lugege, kust selle platvormi teave pärineb näitab, kuidas see näitaja kujuneb.
Teie olukorra täpse selgituse saamiseks, näiteks kui miski on juba valesti läinud, on jurist või Andmekaitse Amet sobiv osapool. Kui soovite esmalt ise saada ettekujutust, mis teie organisatsioonis toimub, tehke tasuta kiirskann või sirvige teadmusbaasi teemasid.